摘 要：随着科学技术不断向前发展，文书档案管理工作的重要性越来越被人们所重视起来。文书档案管理工作是一个企业和部门重要的构成部分，而且是衡量和评估一个单位是工作效率和工作质量的重要指标和标准。档案管理工作随着社会主义的发展而不断更新换代，现代化的信息技术应用到文书档案管理中，使得档案管理更加的科学和合理，但是在实际的工作过程中，文书档案管理依然存在较多的问题，需要我们及时的对问题进行分析和研究，并及时的找出解决的对策，更好的服务企业和单位档案管理工作。
关键词：文书档案；管理；存在问题；解决对策
文书档案记载一个单位重大事件发生的全过程，记录一个部门和单位的发展历史，其主要是以纸质记载为主，一般情况下，企业和单位的文书档案的内容主要包括了重要手稿、人事任命档案、行政档案、活动方案以及单位和其他部门之间签订多种协议。随着科学技术不断发展和进步，单位和企业的文书档案记载方式发生了巨大的变化，由纸质的记载向着电子信息化方向记载。文书档案管理人员在开展工作过程中必须具备专业的知识技能和高尚的职业道德素养，需要我们不断改进工作的方法，不断改进工作出现的问题，以便更好的服务企业和单位的发展。
1、文书档案管理存在的问题
1.1档案管理人员的培训工作不重视
在一些单位中，很多文书档案的管理人员在没有经过档案专业培训就直接开始工作，这些档案管理人员对于档案的分类，立卷等专业管理工作不能做到全面了解，工作不能深入，其专业素质和现代化档案管理额要求相差甚远。同时在有些单位中，虽然文书档案管理人员都是经过专业学习，但是这些工作人员很少会有机参加到培训过程中，不能继续深造，导致了这些档案管理人员的专业知识落后，不能及时的更新自己的专业知识，反应到实际的工作中去，只是对基本的档案管理知识有所认识，而在工作过程中队存在的新问题和新理念不能及时的更新和改进，导致了文书档案管理效率低下，严重影响到整个单位的管理档案管理效率。尤其是最近几年，随着计算机技术和信息技术的普及和应用，我国很多的单位和部门都开始利用计算机办公，而在文书档案管理过程中，以电子媒介为基础的档案管理工作是未来档案管理的发展趋势，而在很多单位中档案管理人员对计算机技术的应用还不是很熟练，需要进一步的开展专业知识培训，使得单位的档案管理工作更加的规范化和科学化。
在进行档案管理过程中，企业的文书工作和档案工作有着密切的联系，两者之间即存在某种共同点，又存在很多的差异性，在实际的文书档案管理工作看开展过程中，文书工作和档案工作需要密切的进行配合，并建立一个合适的管理体系，这种管理体系应该是分块的管理体系，这样才能有效地、科学的开展档案管理工作。但是在实际的工作过程中，这种管理模式在一定程度上分化了文书管理和档案管理之间的关系，拉长两者之间的距离。文书工作人员和档案管理人员在开展工作过程中只是注重自身的本职工作，而忽视了对方工作对自身工作带来的促进作用，这就导致了两者之间在工作工程中存在明显的衔接不足的现象，当前在文书和档案衔接的主体文书格式和档案处理方法上存在很多的差别，两者不能很好的统一，存在不规范和不科学的现象。
2、当前解决文书档案管理存在问题的对策
2.1规范文书和档案工作的衔接
文书是开展档案管理的基础，文书的质量直接决定了档案管理的质量。没有高质量的文书，档案的质量自然不会有多高。由此可以看出，档案管理水平的高低是由文书的质量而决定的，因此，文书工作人员在开展工作过程中一定要提高自身的档案管理意识，切实做好文书材料额立卷和归档工作。在对实际的文件进行处理过程中，文书工作人员要始终想到并意识到这一点，为档案管理工作奠定良好的基础。真正要做好这一点，需要文书人员在工作过程中重视文件材料的质量，对材料格式、字数都需要有一个严格的标准，特别是对于电子材料，一定要要求材料的格式，保证与档案管理需要的格式一致。对于纸质的文件材料，严谨使用圆珠笔、铅笔，应该统一使用黑色和蓝色的钢笔或者碳素笔。还有，在工作过程中要保证文件处理的及时和准确，收到文件后要及时确认、登记和记录。在登记过程中一旦发现存在文件缺少的情况，应该及时的通知递交材料的部门要求其将备份的文件传送过来。对于领导人员的重要讲话和重大会议的内容要及时的进行整理和归档，保证文件材料的完整性。
2.2密切部门合作，做好档案收集工作
文书档案的管理人员要主动积极的了解各个业务部门之间正常开展的主要业务和存在的新情况，经常性的到各个部门之间走动，与部门的工作人员多交流，及时的获取相应的信息，主动积极地思考档案管理过程中存在的新问题，探寻搜索档案材料的新思路。此外，还应该加强档案管理部门和各个部门之间的沟通和交流，保证各档案材料收集的顺利行。在收集档案材料过程中要重点做好重要档案材料的收集，保证重要档案材料的权威和科学，着重收集哪些能够全面体现本单位历史变化和新时期新面貌的档案材料，这样能够有效地促进本单位的未来档案管理的发展，为实际的研究和服务提供必要信息材料。
2.3建立有效地管理机制，严格管理程序
在进行文书档案管理过程中，要尽量的对制度和程序的每一个细节和流程进行详细的分析，尽量细化每一个环节，简洁明了，并且要要保证制定的细则具有可操作性。文书档案工作人员在开展工作工程中要严格执行公文中的相关规定和细则，严格对档案进行审核和签发，杜绝随意发文或者发表无效文件的现行。在文件正式印刷之前，都应该对文件中的内容进行最后的详细的检查，并要认真审核签发文件的手续是否完整，附件内容是否完善、科学和合理。对于文件中存在的不当的地方如果必须进行修改的话，一定要严格按照相应的程序开展工作，修改完毕后要对其进行认真的审核。此外，在公文印刷过程中，对于纸张、字体大小以及排版方式都需要严格按照相应的规范开展，充分利用好各种工具，发挥其应有的作用。同时，在公文上简明扼要的填写清楚文件的单位、名称和用途，明确文件的使用范围，控制好文件的数量，禁止随意抄送现象的出现。
2.4加强继续教育，提高文书档案管理人员的素质
文书档案管理人员的专业素质直接影响到档案管理工作的质量，为了使文书档案管理工作人员更好的适应现代档案管理的要求，我们应该加强对文书档案管理人员的专业技能培训，首先，要充分发扬档案工作人员的主动性和进行，努力提高档案管理人员的知识文化水平；其次，还需要加强对信息技术额培训教育工作，使每一位文书档案管理人员都很好的适应现代化办公的要求，提高档案管理人员采用计算机办公工作效率。
【结语】
随着科学技术不断的发展，文书档案管理的作用发挥的越来越明显，受到了单位的广泛重视，在开展工作过程中我们需要不断完善档案管理制度，加强各个部门之间的合作和交流，是档案管理工作更好的发挥其应有的作用。
参考文献
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