随着社会经济和信息技术的发展,尤其是文化产业的兴起,地方性特色文献数据库需求迅速增长,因而构建地方性特色数据库,促使地方文献信息资源得到充分开发利用势在必行。目前,大规模、标准化、开放型的高校图书馆地方性特色文献数据库较少或缺乏系统性,滞后于其它文献数据库的建设,严重制约着社会经济的发展和文化产业的发展,已引起高校图书情报界的重视。
1 地方性特色文献数据库的含义及意义
地方性特色文献数据库是通过计算机实现对本校地方性特色文献信息资源的收集整理、标引著录、检索输出的自动化检索系统。高校图书馆建设地方性特色文献数据库对于开发地方文献资源有着十分重要的意义:可以保护地方文化遗产,为中华民族文化资源实现可持续发展和利用奠定基础。地方文化表现当地的社会历史发展的轨迹,是一个地方社会发展进程的具体体现。了解地方文化将会使各级各部门制定工作计划、方针措施能更加有的放矢、因地制宜,也为外来投资商提供了令人信服、明了的政治和人文环境资料,这对加速一个地方的经济建设、文化教育、科学研究无疑会起到推动作用。例如,咸阳是中国历史上周、秦、汉、唐等13个王朝的建都之地,文物荟萃,形成了罕见的人文景观,咸阳也因之成为国家甲级对外开放城市。因此开发咸阳的文物旅游资源,研究咸阳城市历史,对于扩大咸阳对外开放,振兴咸阳经济,推动咸阳社会的全面进步无疑具有重大意义。咸阳师范学院咸阳地方史课程的开设,以及围绕这个中心举行的系列研究,近年来取得许多阶段性成果,诸如《咸阳地方史》教材的编写、专题教学片《秦都咸阳》的摄制、参与咸阳历史文化名城、咸阳火车站秦汉雄风壁画论证、塔尔坡秦人墓地考古成果论证等,这些历史研究文献成果紧紧与当地经济、文化研究紧密结合,使历史研究的功能在市场经济建设中发挥了重要作用。咸阳地方史的研究还将以旅游业作为突破口,深入研究咸阳古代交通、环境保护、绿化美化、人文活动等,为咸阳的经济建设和配合西部开发提供更具体可行的模式和依据。]
咸阳仅是其中之一例,全国各地自有各自的特色文献,如果各地都能建立各自的特色文献,将分散于各学科中,分布于各种载体上,包含于其他文献内,出现于网上文献信息资源系统中的分散的地方性文献通过建库得以集中,将会为地方文化研究工作者提供很大的方便,为加速地方经济建设做出贡献。
2 高校图书馆具备创建地方性文献数据库的条件
随着高校图书馆现代化建设的不断深入,各具特色的文献信息量迅速增长,丰富的源源不断的文献信息将会以各种形式提供给高校图书馆,高校图书馆地方性特色文献类型也会随之多样化。按不同标准可将特色文献划分为不同类型,诸如:印刷型、视听型和网络型;图书、报刊和论文资料;公开出版物、内部交流资料和密级文献等等。特色文献多种类型并存,为建库提供了丰富的数据内容,尤其是重要的灰色文献给高校图书馆文献数据库增添了特色。
2.2 高校图书馆具有信息处理的专业人才及设备 相对于公共图书馆或其他信息部门来说,高校图书馆一般都拥有一批高质量的专业人才,具有信息服务的丰富经验,具有对信息的收集整理、分析加工的能力。所以,高校图书馆在文献信息的搜集、文献的加工整理、文献检索、信息研究、信息传递等方面都是比系统的、先进的、科学的。
目前,各高校在图书馆现代化建设方面投入较多,硬件设施较为齐全,软件选择也较为科学,且高校图书馆数据源充足、有建库专业人员、拥有先进设备、能多渠道筹集资金等等有利条件。加之高校大都有一批高素质的热衷于地方文化研究的专业教师,可以借助他们知识丰富且又多彩的头脑来解决文鉴定等一些科学性强的、复杂的难题。如咸阳师范学院历史雷依群教授就是这方面的专家学者,他在咸阳地下、地面出文物、文献鉴定方面成绩斐然。
3 图书馆创建地方性文献数据库的方法及措施
3.1 做好现有馆藏的整理、清点、归类工作 高校图书馆然文献收集系统、全面,但是对建一个专门的地方文献数据来说,要从浩繁的书山刊海中提取特定性质的数据,并非易事因为,地方文献及特色文献分布广泛,内容庞杂,这就要求高图书馆首先要对其馆藏进行全面的整理、理顺,然后个别归类例如,我馆在计划构建地方文献数据库时,首先制定了咸阳范学院地方文献数据库的数据收集原则,其原则如下:
ａ.确定文献收录范围,收集从古至今的有关咸阳的政治、军事、历史、经济、教育、文化等方面的文献。
ｂ.建立确定文献收录范围的程序,其程序应是首先组织馆内学有专长、知识水平较高的人员,对现有馆藏进行分析、研究和筛选;其次对筛选出来的符合地方文献数据库建库要求的文献,请有关专家学者进行鉴定,最终确定收录文献。
ｃ.确定分类标准,按照《中国图书分类法》第四版进行分类,精确到三级。
ｄ.确定标引准则。严格按照《中国分类主题词表》进行标引,并配备图书情报专业人员,专门负责标引这项工作。
ｅ.确定著录标准。数据的标准化、规范化、一致性是数据库质量的关键,我们严格按照《中国机读规范格式》进行数据著录。
3.2 做好相关文献的搜集、整理工作 要建好地方文献数据库,仅从馆藏文献中提取是远远不够的,地方文献主要靠在地方有关部门和地方人士中搜集。有了前面细致的整理、清点、归类、核对及数据录入的工作基础,就确定了文献搜集的方向和范围,其具体的搜集办法有:
ａ.派人现购。现购有两种途径,其一是采购人员多跑书店、古旧书市;其二是请教师、科研人员尤其是历史系、中文系、地理系及那些学有专长的教学科研人员代购。
ｂ.和有关部门联系。地方院校图书馆应密切和地方的有关部门加强联系,沟通互补。如和当地的公共图书馆,各地、县方志办、文化馆、档案馆联系,经常到这些部门去互通有无,这些部门一般都收集着很多反映地方文化、社会生活、风土人情、旅游等方面的文献。
ｃ.拜访地方名人和高校的专家学者。这些人大都收藏有大量的珍贵的文献资料,其中不乏有关当地的、独具特色的文献资料。对这些难以买到的文献资料,我们可以征得主人的同意,进行复制。
ｄ.分配科研阅览室(前教师阅览室)工作人员做好有关期刊文献的搜集工作。
ｅ.做好网上搜寻工作。派专门工作人员定期在网上搜寻相关文献,其期限应为一周最好,这样就能及时、没有遗漏地做好搜集工作。
ｆ.和当地政府联手,多方争取资金,开发和抢救民间的未被重视、未被开发的处于有可能会流失、毁灭的古籍文献。
ｇ.做好数据录入前的查重工作,避免数据重复,占据库容,影响用户使用。
3.3 做好数据录入工作 在选好软件的前提下,首先要制定明确的标引规则。数据录入要严格按照标引细则进行标引,搞好标引质量。这就要求数据录入人员必须掌握标引的基本知识,熟悉主题词表,能够灵活运用相适应的标引方法和规则。数据录入工作是一项长久的、艰苦细致的、繁杂、费时费力且十分枯燥的工作,所以必须配有专人负责,所配备人员不仅要具备专业的图书情报知识和认真负责、兢兢业业的工作态度,而且还必须会熟练操作计算机、扫描仪等现代化办公工具。
3.4 做好文献的梳理工作 数据录入后,依据相关内涵类别,创建机内数据梳理设置。其设置可按:
ａ.按照学科门类进行梳理。例如,对所收集的有关咸阳的地方文献,严格按照《中国图书分类法》第四版进行类目划分。如此,梳理后的学科类目如表1所示。需要哪一类的文献,直接点击即可。
表1 地方文献数据库学科类目表
类别 名 称 数据 纪录备注
Ｇ 文化、科学、教育 668 当前收录数据
Ｊ 艺术 229 当前收录数据
Ｋ 历史、地理、考古、文物 1000 当前收录数据
ｂ.按照地域属性进行梳理。对所收集文献依据所辖行政区划进行梳理,将有关某一县区的政治、历史、人、事、风俗等文献全部归入,例如,只要点击某县,就可查到这一县的一切。
ｃ.按照历史沿革进行梳理。年代查询可设置成随意型,用户可按自己意愿,输入年代范围,直接查询。综上所述,高校图书馆创建地方文献数据库是必要的,可行的。但是,数据库建设是一项投入大、技术强、周期长、见效慢的工作,建库会遇到各种各样的困难,需要通过多方面努力,解决困难和问题,创造良好的条件,使建库工作顺利开展。
〔出处〕 高校图书情报2003(9)
