关于建设西北地方文献数据库的构想 关于建设西北地方文献数据库的构想 地方文献论文 更新：2006-4-8 阅读： 关于建设西北地方文献数据库的构想
随着信息技术的高速发展，我国许多大中型图书馆都已实现了业务管理自动化，即采访、编目、流通、期刊管理、联机检索等计算机管理。为了适应信息时代的要求，在1nternt网上占有一席之地，我馆自1994年开始，根据丰富的馆藏资源和专业人员优势，自动化工程陆续展开，而建立“西北地方文献数据库”将是我馆今明两年自动化建设的重点项目之一。
1 甘肃省图书馆西北地方文献藏书建设源流
1．1馆藏西北地方文献资源状况
1．2西北地方文献的收录范围
1．3西北地方文献的文献源
广泛征集西北地方文献资料，保证西北地方文献数据库有充足的文献源，是建立西北地方文献数据库的另一重要环节。地方文献搜集的主要途径是通过各出版、发行机构的征订单获取，此外，还有大量的地方文献是不通过正规售书途径的内部资料，这类文献印刷数量一般较少，且多为一次刊印，编辑出版的标准不一，不便进行书号控制，但其中包含了许多十分有价值的原始情报信息，鉴于这些特点，这类文献不为人们重视而极易流失，必须及时掌握信息，追踪征集。近年来，我馆多次派专人到西北五省（区）各新闻出版部门搜集到内部报刊目录1500余种，其中符合西北地方文献收藏标准的有500余种，采取信函征订。另外，我们还与各文献编纂机构建立关系，掌握文献出版信息，近年来我们从甘肃省、兰州市及各机关的志书编纂机构，搜集到大量的各类志书的送审稿、工厂志和原始资料档案。我们还积极参加省内外有关西北问题研究的学会、协会，如“中国敦煌吐鲁番学会”、“丝绸之路研究会”、“省地方志学会”等，及时掌握学术研究动态，搜集会议专集、论文汇编等。对那些零散的、过时的文献资料，我们还亲自登门访求。从80年代以来我馆多次向有关部门宣传地方文献工作的重要性，通过政府行为建立地方文献呈缴制，1996年甘肃省人民政府办公厅、中共甘肃省委宣传部颁发了《关于征集省内出版的图书杂志、音像制品及内部资料样本的通知》，以保证文献资源的系统收藏。经过几十年的努力，丰富的藏书资源为建立西北地方文献数据库奠定了良好的基础。
1．4西北地方文献的深层次开发
馆藏资源的开发，同时也是一种资源的再建设，为了提高西北地方文献的馆藏质量和广泛的利用率，我馆多年来一直把二次文献和三次文献的开发，作为西北地方文献工作的一项重要任务，有意识、有目的地责成有专业特长的人员广览群书、选择专题、摘录资料、汇编成册，已刊印出版的资料有《西北地区经济建设资料书目索引》、《黄河书目索引》、《西北民族宗教史料文摘》（分为甘肃、新疆、青海、宁夏四部分）、《甘肃地区物产资源资料汇编》（包括河西地区、中部干旱地区、陇南地区暨天水市三部分）、《丝绸之路文献叙录》，《西北稀见方志》、《西北地方文献报刊索引》、《西北研究通讯》等30余种。自1988年以来，我馆作为全国文献缩微中心的15个工作点之一，开始拍摄西北五省（区）的方志，古籍善本和解放前出版的报纸、期刊，另外还拍摄了《西北少数民族资料专辑》和《西北历史地理资料专辑》等。通过这种挖掘、研究、提炼、归纳己有的馆藏各类文献中的西北地方文献信息，使之方便有序的一系列工作，为西北地方文献数据库建设提供了充足的资源基础。
2 建立多种类型的馆藏西北地方文献数据库
鉴于西北地方文献学科覆盖面广、内容繁杂、载体形式多样的特点，所以在建立西北地方文献数据库时，理应选择利用率高，有一定学术和史料价值的文献，逐步建立类型齐全的数据库，如书目数据库、专题数据库、报刊索引数据库、文摘数据库、全文数据库、照片数据库、拓片数据库等等，以便向用户提供多样化的服务。但因目前我馆西北地方文献数据库还处于起步阶段，许多问题还有待于进一步探讨研究，不宜全面铺开，应总体规划，分步实施，根据我馆西北地方文献的藏书重点和特点，以及以往传统书目工作的基础，可先从建立馆藏西北地方文献书目数据库、报刊索引数据库和专题数据库着手为宜。
2．1硬件环境
建立西北地方文献数据库的目的就是收录和存贮反映西北历史和现状的地方文献资料，编辑出版综合性的西北地方文献通报书目和各种专题的西北地方文献目录，为广大读者提供文献检索服务，并通过联机网络同其他兄弟馆联网，逐步实现西北地方文献的联机编目和检索，从而促进地区性的资源共享。为实现这一目标，选择具有良好汉字处理功能和远程通讯能力的微型电脑作为数据录入工作站和脱机检索系统，是必不可少的。
目前，我馆采用的网络系统如图所示：
2．2软件环境
报刊索引数据库和以图书为主要内容的专题数据库建设，除了外部特征检索外，对某些特定文献还应作二次文献检索，即文摘或全文检索。这些在项目编制、著录格式等方面目前的ILAS系统是否能满足我们的要求，还有待于调研。
2．3西北地方文献书目数据库的建设
传统的西北地方文献书目是通过手工方法编制的，根据不同的检索需要，分为地区目录、书名目录、分类目录和著者目录4套卡片，工作量浩繁，工作进展缓慢，读者查找一种书只能通过单片检索，要花很多时间，计算机处理西北地方文献书目，只要一次输入，就可多次受用，通过一定程序下的指定式命令，可以随心所欲地编制、打印各种用途的不同线性排列的索引，不仅可以帮助读者快速查找所需的书目，还为馆际间的联机检索、网络化打下基础。
目前，我馆的书目数据库建设己全面展开，分为新书书目数据库和回溯书目数据库两步走，新书建库依采访、编目、流通顺序，引用国内现有的标准的《中国国家书目数据库》套录，对没命中的图书本馆自行详录，完全按照CNMARC格式著录，工作顺序是标引人员填制工作单—>专业录入人员录入—>标引人员进行校对—>修改—>再校对—>修改—>总检查。回溯建库也是首先套录北图发行的《中国国家书目数据库》，对没套录上的数据，为了尽快流通，采用简单录入，即只包括书名、责任者、ISBN号、索书号、价格等。以后在时间充裕的情况下，再详细录入。西北地方文献书目数据库，其实是我馆书目数据库的一部分，多年来我馆的西北地方文献一直是由采编部统一采购、分类、编目的。所以它的新书建库和回溯建库都与馆内普通书目数据库建库一同进行，我们就不再另行建立专门的西北地方文献书目数据库。
2．4馆藏西北地方文献专题数据库的建设
如前所述西北地方文献书目数据库建设同馆内普通书目数据库建设一同进行，不另行建库。那么，西北地方文献数据库建设就可考虑从专题着手，根据西北地方文献藏书的重点和特点，以及我们多年来对西北地方文献深层次开发的经验，第一步可以设立以下几个专题：西北民族宗教史料、西北历史地理、西北方志、敦煌学、丝绸之路、西域研究、现代西北经济建设等专题数据库。对专题数据库的著录，要求不但要把图书的外部特征、主题、分类等详细著录外，还要进行深层次的挖掘，对某些专题进行文摘或提要式录入，对比较重要的文献在条件许可的情况下还应进行全文录入。这就使得西北地方文献数据库在上网之后，国内外的用户都可随时随地检索到自己所需要的资料内容，最大限度地满足读者的需求。
我馆的西北地方文献中，还包含有大量的古籍文献，这类文献的文字形态、编排体例、载体形态和装帧形式都与普通图书有很大的区别，在著录过程中，应对古籍进行描述性编目，除了要反映古籍与普通图书具有共性的部分外（如书名、著者等），还要把每部古籍文献的特点和价值反映出来，即图文并茂。许多专家学者提出采用多媒体技术解决古籍的建库问题。多媒体技术集声、文、图、影像、动画信息形式为一体，不仅可以用键盘和鼠标操纵计算机，而且可以用笔、语言、触摸屏幕来与计算机对话，使人们与计算机的交流达到自然会话的境界。我馆在古籍善本自动化管理过程中，可以借鉴其他兄弟馆建立古籍地方文献的经验，寻求一种切实可行的途径和方法。
2. 5西北地方文献报刊索引数据库的建设
地方文献报刊是地方文献资源中不可缺少的、非常重要的信息源，在我馆的西北地方文献中，报刊文献占11．8％，其中解放前期刊389种、报纸65种，解放后期刊857种、报纸441种。这些文献非常准确地反映着各个历史时期的社会生活动态，并对西北地区的历史进行着回顾和总结研究，内容丰富，涉及面极广。我馆建有卡片式地区期刊、报纸目录各一套、并自1956年开始编制《西北地方文献索引（报刊）》，至今已40余年，从未间断过。已编制印行的书本式目录有《西北地方文献索引》“1905年-1949年部分”共收录450余种报刊资料7000余条，“1950年-1965年部分”共收录报刊资料14000余条，1966年-1977年的西北文献索引已有油印本印行，1978年至今的索引卡片已积累了数万条之多。这一传统的报刊索引系统的建成，为我们今天建立西北地方文献报刊索引数据库奠定了良好的资源基础。
一个实用的、可行的报刊索引数据库应是外部特征检索、主题检索、分类检索、全文检索的综合应用。但是我馆目前的ILAS系统建立的报刊数据库只有外部特征检索，即刊名、作者、受控的数个索引词，这仅仅实现了图书馆业务工作的自动化，对读者检索效果不明显，也就是说，只有用户在事先知道查找的资料所在的刊名和期号的条件下，才能快速简便地查到所需的资料，否则，用户要想扩大或缩小检索范围，查全查准资料就十分困难。我们要建立的西北地方文献报刊索引数据库，就我馆现行的ILAS系统的连续出版物管理子系统，还不能完全满足建库要求。在正常的报刊外部特征检索之外，更重要的是二次文献的著录，这就要求著录至少详细到报刊的篇目，对某些重要篇目还应作文摘或全文录入，所以，还要调研其它能适合此要求的软件，借鉴兄弟馆的经验，利用先进的现代化信息处理技术，把分散于各报刊中的有价值的各类文献信息进行系统的选择、收集、整理、加工，达到可以按类目、专题形式检索报刊资料的目的，充分满足读者的不同需求。
2．6西北地方文献数据著录的标准化、规范化控制
我们建立数据库的最终目的是实现文献信息传递和资源共享，只有建立相应的通用型、标准化的数据库才能达到这一目的，所以，西北地方文献数据著录的标准化、规范化工作非常重要，并且，与中文普通图书书目数据库相比，西北地方文献数据库建设存在着许多困难。一般中文图书的建库大多引用国内现有的标准书目数据库套录，如图书采用北图发行的《中国国家书目数据库》套录，期刊可套录中国信息研究所重庆分所的《中文科技期刊数据库》、上海图书馆发行的《中文社会科学报刊篇名数据库》和《中文自然科学报刊篇名数据库》等。然而西北地方文献的套录命中率很低，大量的数据需要我们自行建立。目前，还没有关于地方文献的标引细则，这就要求我们首先要做好以下工作：
①西北地方文献收录范围的标准化
建立高质量的文献数据库，首要条件是尽量把属于西北地方文献的资料收集全，但由于地方文献类型涉及领域广，数量多而分散，内部出版物和零碎资料所占比重大等特点，所以要把西北地方文献毫无遗漏地收集全，似乎是不可能的，这就要求我们把西北地方文献确定一个标准的收录范围，特别是报刊索引的收录范围不应受政治气候、个人好恶、人员素质的影响，而应把“全国报刊索引”和“馆藏报刊索引”结合起来，认真研究总结，有主题、有重点地制定出一个比较客观的收录标准，确保文献的收藏与索引的质量。
②确立西北地方文献分类表
在《中国图书分类法》的基础上，根据西北地方文献的文献内容和特点，确立西北地方文献的分类表。如果直接采用《中图法》，由于类目的概念泛指，造成大量文献资料过于集中，所以应根据西北地区的自然与人文环境和各项事业的特点，以及研究者多年使用习惯，将类目细分。如首都图书馆将类目设置为：自然环境、人文环境、地方经济、地方事业4大部类、17大类。我们可以作为参考。
③编制《西北地方文献主题词表》
主题词是机检的主要检索点之一，主题标引的好坏，直接关系到数据质量的优劣。图书馆界通用的《汉语主题词表》是一部综合性的文献标引工具，收词多而广泛，但用其标引西北地方文献，会存在一定的局限性，因为它不可能收录众多的带有西北地方特点的词汇。为了建立有特点的、实用的文献标引词表，应选拔一批专业基础深厚、学科知识渊博、业务技术精湛的图书管理员，对西北地方文献进行全面考察、科学分折、权衡利弊，以《汉语主题词表》为基础，根据西北地方文献的特点，编制出满足适度标引，质量较高的《西北地方文献主题词表》。
④制定《西北地方文献标引员手册》
该手册应对西北地方文献数据库的收录范围、文献著录标引工作细则等作出详细规定，为西北地方文献著录和标引工作的标准化、规范化奠定基础。
随着我国图书馆现代化事业的蓬勃发展，地方文献工作的现代化已是历史发展的必然趋势。我馆西北地方文献数据库的建设还刚刚起步，我们今天撰写此文
