我国档案管理体制改革的重点、难点探析  档案管理工作是对社会发展的重视记录,是宝贵的文化财富,对于人类文明的进步和社会经济的发展有至关重要的作用。特别进入21世纪后,国民经济的发展驱动由资源转变为知识,作为对知识进行科学管理的档案管理工作,其地位和作用与日俱增,受到社会各界的广泛关注,对档案管理的内容、方法和模式都提出极高的要求,这给予现行的档案管理体制极大的压力,成为我国档案管理体制改革的主要动力。

1 档案管理概念综述

1.1 档案管理

简单来说,档案管理就是选取带有标注性的资料进行存储,进而借助资料进行某项社会活动的历史再现,是对事物发展历程和阶段的忠实记录,具有极高的借鉴和参考价值。其管理的对象是与社会活动相关的信息,包括文字、图片、影像等。

1.2 档案管理体制

从档案管理的概念来看,档案管理工作具有宽泛性特征,该特征表现在两个方面,一是档案管理的工作内容极为宽泛,涉及到社会各领域,是对社会活动的微观浓缩;二是档案管理的时间跨度极为宽泛,档案的形成和利用时间往往间隔数年,乃至数十上百年。这种内容和时间上的宽泛性要求档案管理工作必须建立完善的体制,对其档案的搜集、管理和利用进行严格的限定,实现档案管理工作的规范化,从而便于档案管理。

2 国内现行的档案管理体制类型分析

从管理架构分析,国内现行的档案管理体制分为两类,一是分散式档案管理体制,二是集中式档案管理体制。

2.1 分散式档案管理体制

所谓分散式档案管理体制是指对档案进行分级管理。具体来说,首先,对档案管理的内容进行整体汇总,形成基本大类;其次,按照大类进行档案管理工作的区域分配,实现分级管理。当然,分级管理并不等同于各自为政,其管理条例和管理规范都是统一的,仅仅管理的空间区域存在差异。

2.2 集中式管理体制

顾名思义,集中式管理体制就是对资料进行统一汇总和统一管理,以此实现档案的统一化管理,能够提高管理的集中化程度,发挥知识的规模优势,对于档案管理机构的发展有较为积极的促进作用。

3 我国档案管理体制改革的难点问题分析

3.1 档案信息总量庞大

档案信息的数量与国土面积,社会活动活跃程度和档案存在历史呈正相关。中国作为历史悠久、国土面积幅员辽阔,社会高速发展的国家,档案信息长期保持高速增长态势,导致档案信息总量极为庞大,这对档案管理工作提出极高的要求,一旦管理机制出现问题将导致庞大的档案信息陷入混乱状态,造成整理和利用的难度,其后果是不堪设想的。

3.2 档案类别复杂

纵观中国的近现代史,社会经历巨大变革,各种意识形态和思维方式层出不穷,导致社会活动呈现复杂化、多元化态势,而且大多存在时间较短,更迭迅速,这造成中国的档案资料类别复杂,如果没有科学的管理体制作为支撑,极易出现档案的无序管理,造成资料丢失、颠倒等,无法发挥档案真实记录历史的作用。

3.3 档案区分不明确

长期以来,受到档案管理人员的能力限制和档案管理体制的缺失影响,档案资料的分类和归档工作存在一定程度的缺失,许多档案资料被错误的划归入其他类别当中,当中档案的错误归档,影响档案信息的明了性。

4 我国档案管理体制改革的重点工作分析

4.1 档案管理的认识提升工作

当前,许多单位和个人对档案管理工作缺乏足够的认识,将档案管理工作局限于信息的收集工作,忽略了檔案的管理和利用服务工作,导致档案管理工作得不到应有的重视,缺乏强有力的支撑,造成档案管理缺乏开展基础。针对此问题,应该加强档案管理工作的宣传,采取宣传普及、政策推广和标准限定等方式对档案管理工作的内容进行明确,将其视为管理工作的重要构成,以此提升档案管理工作的地位,提高单位和人员对档案管理的认识。

4.2 档案管理的机制创新工作

近些年,档案管理的环境发生巨大的变化,这是社会发展和时代进步的结果,导致档案管理的机制与社会现状出现一定的脱节,影响档案管理工作的顺利开展和功用发挥。所以,应该加强档案管理的机制建设工作,对现有的档案管理体系进行制度、组织架构和管理流程的创新,构建高效的档案管理机制,为档案管理工作的顺利开展提供科学的组织、制度和流程基础。

4.3 档案管理的信息化建设工作

21世纪是信息化时代,信息技术在社会各领域引发深刻的变革,作为对社会发展进行记录的档案管理工作,更应该进行档案管理的信息化建设,借助先进的信息系统实现管理效率和质量的提升。此外,进行信息化建设也是档案管理工作的发展需要,信息化社会的发展导致档案的总量更为庞大,类型日趋丰富,要想实现科学管理就必须进行信息化建设,以信息化系统实现对信息化时代的信息管理。

5 结束语

综上所述,档案管理体制是档案管理工作顺利进行的保障,其体制的革新应该以顺应社会的发展变迁为目标,分析档案管理体制改革中存在的难点问题,确立档案管理体制的重点工作,进行针对性改革,推动档案管理体制的快速革新。