高校财务档案是高校在会计核算过程中形成的具有一定保存价值的财务文件，是高校制定财务预算的重要数据源，是反映高校经济业务发展情况的信息源，是高校维护正常财务工作秩序的法律依据。随着教育事业的不断发展，高校财务工作也已逐渐由满足单一的报销、记账、结算，转向为以预算、计划、控制、分析、决策为主的统筹管理型财务体系。如何利用现代化管理方式，加快档案信息化建设进程，发挥财务档案作用，是本文探讨的主要目的。
一、提高管理水平、加快财务档案信息化建设进程势在必行
(一)高校财务档案内容。高校档案按十大分类，可分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目。其中，财务会计档案是高校档案门类的重要部分，有其特殊的重要地位。高校财务档案主要包括凭证、账簿、工资、报表、校园一卡通、预算决算分析、纳税申报、财会类相关文件资料等。其记载反映的内容是学校财务计划、经营、收支、管理等系列经济事务，是学校经济活动的主要历史载体，更是反映学校整体建设、教学科研过程中经济事务的重要载体。
(二)高校财务档案信息化建设主要内容。高校财务档案信息化建设是指在原有纸质财务档案管理的基础上，结合财务专业知识及数字化新型技术，以纸质档案为载体，对档案内容进行数字化处理，以达到存储、输入输出、管理、统筹、利用、研究等全方位档案数字化。财务档案通过数字化处理，不仅能更好地适应高校财务档案管理工作的开展需求，更能提升高校财务档案管理工作水平。
二、加快信息化建设进程、发挥财务档案作用策略
(一)软、硬件设备完备。做好财务档案信息化建设，软硬件基础设施必须完备。由于财务档案具有其特殊性，所以进行财务档案信息化管理的软硬件设备必须具备保密性，它不仅决定了档案信息化建设的水平和价值，更是保证学校正常发展的必要条件。硬件设施包括计算机、存储器、服务器、路由器、交换机、数据库管理系统、安全系统等。档案信息化设施包括网络平台与硬件平台。软件建设包括系统软件和应用软件，系统软件是用计算机本身的逻辑功能，方便操作者管理和使用计算机系统中各项资源的程序，包括计算机监控管理程序、调试程序、语言、数据库管理程序、存储与安全管理、操作系统等。系统软件是信息化建设成功的关键。在档案信息化基础设施中，更好地使硬件设施与软件设施形成平衡，是财务档案信息化建设工作稳步、高效地向前推进的重要环节。
存储财务档案的库房，应安装电子监控，保证馆内设施防火、防潮、防盗、防虫、防尘、防光、防霉等七防，保证财务档案存储条件。
(二)完善制度制约，严格执行工作流程。建立完善的管理制度是开展一切工作的前提，工作中以制度为守则，严格执行管理程序，才能保证工作顺利有序开展。档案数字化管理，也应有完善的制度制约，财务管理部门和档案管理部门应在相关职能部门的支持下，以实际情况为基本点，本着分组建设、分层建设、分类建设的基本政策，对政策的执行、人员的制约，制定出行之有效的档案制度，如《高校财务档案工作人员职责》《高校财务档案保管制度》《财务档案移交制度》《财务档案销毁制度》《财务档案保密制度》《财务档案数字化管理规定》等，进一步规范财务档案收集、整理、归档、保管、利用等各项制度制约，为档案数字化建设打好基础。
在工作流程上，力求清晰明了、符合实际。严格按照制定好的财务档案管理各环节的时间、程序要求来推进工作的顺利开展，按统一分类标准，统一管理要求的原则，及时整理、移交档案，做好数字化管理。
(三)提高认识，加强领导。做好高校财务档案信息化建设，离不开学校领导的高度重视。学校领导应重视财务档案信息化管理工作的重要性与必要性，将财务档案管理工作纳入到学校总体工作中，积极构建、完善财务档案管理体系，根据学校实际情况进行资金投入及专业人员配备，大力宣传财务档案信息化建设成果，使学校上下了解对财务档案管理工作的重要意义。
(四)做好安全防范。在高校财务档案信息化进程中，做好安全防范，是保证财务档案信息化建设的关键。在网络运行中，要运用有效手段，防范各类计算机病毒、网上黑客的入侵和干扰。
在全球信息化进程日趋完善的今天，财务档案信息化建设已成为高校管理工作的必然方向。为了适应新形势下的发展，高校财务管理部门应不断提高管理水平，使财务档案能够更好地为高校发展服务，增强高校发展的原动力。
