档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 档案管理工作就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作，它记录了机关事业单位的各个活动，体现了机关事业单位的发展过程，对今后的发展提供了借鉴和方向。档案管理的目的就是为了服务，为本单位服务，为领导决策服务，为人民大众服务。由于机关事业单位的档案内容关系到国家的政治和经济利益，对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
现阶段，随着改革的不断深化，机关事业单位的档案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在着与其它工作发展不协调的状况。作为档案管理工作者，我们要弄清楚工作中存在的问题和不足，并研究和探索相应的应对措施，以便促进单位管理工作更好发展。
一、机关事业单位n案管理的现状
（一）对档案管理工作认识不深
主要表现在三个方面。一是不少机关事业学位的领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有意识到做好档案管理工作对单位发展的作用和影响。甚至一些领导撤销档案管理机构，更不用指望档案能够发挥它应有的凭证和参考的作用了。二是单位的档案工作人员在主观意识上就没有形成一个严谨的对档案进行合理规范管理的思想态度，加之领导不重视，缺乏工作的动力，管理意识和保密意识薄弱，工作懈怠，导致单位内部档案管理混乱，对档案的管理措施实施不到位，造成部分档案的丢失和不完善，在某种程度上，严重影响了单位的发展。三是单位内部各部门的员工对档案工作没有清晰的认识。认为档案工作是档案人员的事情，在工作中缺乏文件归档保存的意识，办理完毕的文件不注重保存，直接导致档案工作人员在收集整理文件时不齐全和不完整，使得收集到的档案资源无法有效地提供利用。
（二）档案专业人才匮乏
社会发展离不开人才，尤其是专业优秀的人才更是不可或缺的。档案管理作为一项专业的、复杂的工作，必须要有专业的人才才能够胜任。档案工作者的业务水平，直接决定了单位档案管理的质量和效率。由于机关事业单位是定编定岗，编制紧张，使得配备兼职档案员成了一个普遍的现象。兼职档案员在单位中身兼数职，事务繁多，有的档案员感觉进了档案室就像被打入了“冷宫”，不会有再大的发展。有的是单位新入职员工，不能马上担当重任，被领导派到档案室去熟悉单位工作环境，也有的单位通过招聘临时整档人员的方式来应对档案管理工作的需要。极少有档案员是专业科班出身，笔者并非强调只有专业科班出身就能做好档案工作，而是说很多档案员在进档案室之前，对于档案的了解和认识是“0”基础，只能靠前一任档案员口头简单介绍。这就导致档案人员流动太过频繁，档案工作交接不及时，不到位，不全面，档案业务知识和业务技能无法得到有效传承。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出。同时，即使有配备专职档案员的单位，也有因档案员工作态度不好而影响了档案工作的实效。
（三）档案经费投入少，软硬件设备落后
机关事业单位的档案管理工作是一项复杂的涉及多个部门的工作。健全的基础设施、充足的资金投入是做好这项工作必不可少的条件。而当前，很多单位暂且不说高大上的现代化管理的软硬件设施投入，就连最基本的档案库房也是为了应对档案行政管理部门的检查临时腾挪出来的。有的单位有档案库房，不仅面积小，还在空地上堆放其它物品，档案库房已然成了杂物库房。档案基础设施不完善，库房建设不规范，档案保管条件差，对温湿度不能有效控制，使得纸质档案材料发生霉变、损毁现象，威胁着档案的安全。
（四）缺乏规范有效的档案管理和利用制度
规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。我们做任何事、任何工作都要遵循一定的道德规范或规章制度，然而目前部分机关事业单位档案管理制度还不健全，甚至漏洞百出，缺乏相应的权力制约机制。也有的单位规章制度不少，看起来也很全面，但是缺乏足够的执行力，再好的规章制度，没有了严格的执行力，也就成了一句空话。
（五）基础环节工作薄弱
纵观档案管理工作，一般我们将其划为8个环节，即档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。这8个环节，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用。对档案管理的基础工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有价值的材料没能进入到档案室保管而造成遗失；档案价值鉴定不到位，使得很多没有保存价值的材料进入了档案室，增加了库房压力，加大了工作人员的工作量，到了保管期限可以销毁的材料，由于种种原因，不销毁，也使得保管矛盾越来越突出，等等。档案管理的基础环节工作薄弱是影响档案管理工作质量的一个重要因素。
（六）信息化水平低
随着科学技术的发展，各级政府开始使用信息化办公系统，大大提高了工作效率，而且无纸化办公也不再是一个梦。虽然目前也有不少机关事业单位的档案管理工作转向了信息化，但是也仅仅是实现利用软件来进行档案的录入、排序和检索，还未能实现资源共享，导致档案资料的利用率低，没有完全发挥出应的功能。
（七）对现有档案资源的开发和利用程度不够。
档案的收集、整理、保管是手段，档案信息资源的开发利用才是最终的目的。鉴于前面笔者所罗列的一些现状，使得档案信息资源的开发缺少必要的条件，如人员素质水平、经费投入等等，那当然是不能够做好的。影响档案信息资源开发还有一个重要的因素，那就是单位内部的档案管理人员对档案没有一个全面的认识，他们只单纯地认为档案管理就是保证档案不被遗失，在需要时能够很容易地找到就可以了，其实不然，档案对单位内部进行决策时有着非常重要的指导作用，能够让领导层对单位过去的发展进行分析总结，然后对未来提出一些有建设性的意见，所以，对档案资源的开发和利用有着十分重大的现实意义。目前，许多事业单位的内部管理人员还没有意识到这一点，对现有档案资源的开发和利用程度不够，严重制约了单位的未来发展。 二、提高机关事业单位档案管理工作的对策
（一）提高对档案管理工作的认识
机关事业单位档案管理工作要想取得较高的水平，就需要单位领导和档案管理人员对这项工作提起足够的重视，改变那种把档案管理工作当做可有可无的辅助性工作的认识。一是档案工作者自身要通过学习、参加培训等等方式，改变自身对于档案管理工作的偏见，如果连档案管理者自身都不重视档案管理工作，又怎能期望得到领导的认同和支持呢？二是档案工作者要多多向领导宣传档案管理工作的重要性。因为很多时候，并非领导不重视档案管理工作，而是领导不了解情况。档案工作者多向领导汇报有关档案的内容、案例、工作，让领导意识到原来档案管理工作是这样一种专业性的工作，重要性的工作，慢慢地就会提高对档案工作的重视程度。三是领导应明确档案管理在单位整体工作中的重要性，把档案管理工作列入到单位发展规划中，列入到日常工作计划中，并制订相应的考核奖惩制度。
（二）提高档案管理人员专业素质
要想让档案管理做得越来越好，档案管理工作人员的专业素质必须有所提升。要保障档案管理工作人员有较高的专业能力，笔者认为可以从以下两个方面入手：
一是在档案管理工作人员的招聘上，设置相应的任职条件，包括专业的档案管理知识以及强烈的职业认同感和责任心，也就是相应提高任职的门槛。档案管理工作是一项专业性很强的工作，并不是无任何基础条件的人员就能够胜任的。
二是在部T工作开展的过程中，要加强并有针对性地对档案管理工作人员进行培训。包括综合运用计算机的能力，文件分类以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够的能力来完成自己的工作。
三是促进档案管理工作人员基本职业道德的养成。档案管理工作不仅是一项专业性的工作，还是一项保密性的、政治性的工作。良好的职业道德操守，于公于私都是很必要的。要认识到档案管理工作对一个单位发展的影响，在工作中做到公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析数据，力求把自己的工作越做越好。
（三）加强资金投入，完善基础设施
落实档案管理工作，不仅要有思想上的重视，也要有物质上的保障，即资金支持。要不断完善基础设施建设，保障档案资源存放科学，安全、有序。首先，要设置专门的档案室，使档案资源有地方放置；其次要有必要的档案管理现代化的设施设备，使档案资源安全保管，减少档案丢失、损毁的风险
（四）建立和完善档案管理制度
“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要实现有效的管理，必须首先建章立制。
对于档案管理人员来说，就是要建立合理的档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导负责人，明确档案管理人员的的岗位职责和范围，建立有效的信息沟通渠道，同时建立完善的工作监督制度，以及时有效地堵住档案管理工作漏洞。最后还要建立档案人员合理的激励机制，提高档案管理工作人员的工作积极性和对档案事业的职业认同感。
对于档案信息资源来说，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明确档案保管期限的划分和归档制度。同时要建立起清楚明晰的档案借阅、登记、统计制度，详细记录档案的使用情况，及时查找遗失缺漏。
（五）加强信息化在档案管理中的应用
现代社会，信息化和互联网技术对我们的工作、生活影响越来越大。在这样一个信息大爆炸的时代，档案管理工作要跟上时代的步伐，将先进的计算机技术和互联网技术应到到现代档案管理工作中。一是通过配备信息设备和技术手段，对已有的档案资源进行整理，以提高查全率和查准率，提高工作效率；二是通过对档案信息资源的数字化，实现提高档案资源利用频率，更好应对档案实体的自然损坏和自然灾害；三是通过对档案信息资源管理的网络化，实现网络借阅、异地借阅和信息共享。
（六）加强档案信息资源的开发利用
档案工作的最终目的就是为了开发利用。一是要丰富并改善档案信息资源结构，建立档案信息资源保障体系。加强档案接收和征集工作，扩大档案接收范围和征集门类，加强检索工具体系建设；二是转变观念，拓宽档案信息资源开发利用的服务范围，树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念；三是灵活多样，借助新媒体做好档案宣传工作，由被动借阅查询向主动推送服务转变；四是完善档案的政策法规建设，修改与时代不适应的利用限制，扩大档案利用开放范围，改善档案利用环境，为档案开发利用工作提供强有力的法律保障。
