民生档案是人民群众在生产生活等社会事务活动过程中涉及民生所形成的具有查考利用价值的材料、资料，是社会管理活动的历史记录和维护群众权益的原始凭证。近年来，民生档案在调解民生关系、化解矛盾、服务民生等方面发挥了不可替代的作用，地位越来越重要。但民生档案的管理利用与经济社会发展和民生需求还有不小差距，在一定程度上制约了民生档案资政惠民作用发挥。本文就有关问题进行探讨，以期不断提高民生档案管理利用水平。
一、民生档案的主要特点
民生档案与其他类别档案相比，具有鲜明的特点。一是民本性。民生档案工作的根本目的是做好“人”的档案，尤其是涉及普通人的档案，记载的全部是与人民生活、学习、工作、健康等息息相关的内容，对于保障民生、服务民生具有重要史料价值，是以人为本的理念在档案工作中的集中体现。二是广泛性。民生档案内容涵盖丰富广泛，主要概括为：人事档案、家庭档案、居民健康档案、劳动力转移档案、最低生活保障档案、数字乡村信息档案、非公企业职工档案以及与人民群众利益相关的婚姻、兵役、公证、独生子女、职工、人口普查、住房、突发性公共卫生事件、二轮土地承包、林权、征地拆迁等关系民生的档案。可以说，涵盖了最普通、最基层民众的生活的方方面面。三是社会性。民生档案是个人在社会生活和社会实践中形成的，记载的是人与人、人与学校、人与单位、人与组织等发生关系的情况，反映了人在社会中的活动轨迹，因此具有鲜明的社会属性。四是客观性。民生档案的形成一般都是以原始凭证、数据、资料为依据，能够反映本来面貌和真实情况，是一种客观存在，能够作为证据来使用，发挥不可替代的作用。
公民通过查阅与自身直接相关的民生档案，可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益。通过建立各类民生档案，可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手，为妥善处理突发性、群体性事件，努力把矛盾和纠纷解决在基层，消灭在萌芽状态，为经济社会发展和社会稳定创造条件。
二、民生档案工作中存在的问题
近年来，不少单位在推进民生档案工作方面有许多好的做法，创造了不少成功的经验，取得了显著成效，发挥了很好的效益，但在工作中也存在一些不容忽视的问题，主要表现在：
一是部分单位对民生档案工作重视不够，制度落实不到位。一些部门对民生档案工作的重要性认识不足，重视不够，档案意识淡薄，致使档案工作处于无序管理状态；一些部门在处理民生问题时，只考虑眼前工作需要，没有从长远利益出发，将档案工作列入议事工作日程，建立档案管理长效机制，加强民生档案的管理。有的职能部门把档案看作垄断资源，既不依法向国家档案馆移交，也不向社会提供利用。
二是民生档案保护经费不足、设施设备滞后。部分单位对档案的保护经费投入不足，O施设备老化、配套不齐，档案柜也五花八门不统一，比较零乱；少数单位档案室设防意识不强，档案室变成了杂物室，档案和其它杂物混放一起，虫蛀和霉变现象时有发生，完全达不到库房“八防”要求，档案实体的安全、完整得不到保障。
三是民生档案工作干部队伍不稳定、业务素质相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。由于各种因素制约，有的单位档案人员一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档等情况时有发生。
四是民生档案的社会共享度不高，开发利用不够。社会保险、社会救助、最低保障、再就业等民生档案与群众日常生产生活密切相关，利用比较频繁，然而这些领域的档案工作才刚刚起步，部分档案分散保存于相关部门，档案管理和利用服务手段比较落后，社会共享度不高，难以集中统一向公众开放，对公民查阅利用档案造成了极大不便。有的民生档案开发利用工作没有很好地开展起来，档案只起到保管、查阅的作用，档案信息的研究开发工作、服务经济、服务社会工作效果还不明显。
三、做好民生档案工作的途径
1.凝聚部门共识，形成齐抓共管局面。民生档案是众多政府部门和企业、事业单位等涉民单位从事社会管理和内部管理活动的产物，离开相关单位和部门的支持配合，规范民生档案管理就没有基础，民生档案服务工作就做不好。因此，要借助相关职能部门力量，齐抓共管，形成整体合力。一是联合部署。档案部门要紧紧依靠党委和政府，争取把民生档案工作列入党委和政府的议事日程，加强统筹协调，召开与民生密切相关的民政、教育、社会保障、劳动就业、农村信用合作社、房产管理等单位参加的民生档案工作会议，提出要求，强化责任，研究推进工作的思路和措施。二是联合执法。定期组织相关单位人员组成执法检查小组，对涉及民生档案的单位进行联合执法检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用及库房建设等。对发现的问题发放改进意见通知书，要求涉及单位认真整改、逐项解决问题。三是共建共享。加大与相关部门的资源整合力度，将存放于各部门的民生档案，通过移交档案馆或采取在部门档案馆加挂综合档案馆专业分馆牌子的办法，促进民生档案的共建共享，使档案馆真正成为既保存政府公务信息又保存社会公众信息的中心，实现从“档案馆有什么，群众查什么”向“群众查什么，档案馆有什么”转变。
2.建立健全制度，构筑务实长效机制。档案管理工作是专业性、基础性、保障性较强的工作，涉及点多、线长、面广，没有规范的管理体系和操作规程，就难以发挥其应有的作用。因此，必须结合实际，建立长效机制。一是成立日常机构。在政府层面成立由相关领导任组长的领导机构，在涉及民生档案的单位、部门成立档案工作领导小组，明确分管领导，指定专人负责，搞好指导、协调、推进，形成齐抓共管、各司其职、层层落实、合力推动的民生档案工作机制。二是建立健全民生档案规章制度体系。完善档案整理归档制度、档案保密制度、档案登记统计报目制度、档案保管制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度等六项工作制度。同时，通过目标管理考评、农村档案乡镇代管、建立规范化民生档案体系等措施，形成一整套适应经济社会发展和人民群众需求的档案工作机制，确保民生档案及时建档，有效管理，不流失、不散失，保证各个单位和部门形成的民生档案的齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。三是强化监管指导。档案部门定期选派专业人员深入各单位按照不同专业档案的业务标准，分类进行指导和监督检查，协助有关部门抓好档案整理归档工作，为档案资源整合工作提供有力技术保障。如：对档案内容和性质相同或相近的进行集中指导；对内容特殊的档案进行个别指导，提出明确具体要求；对新形成的民生档案加强建档指导，确保各种新单位、新领域、新形式的民生档案及时建档。此外，通过集中开展“民生档案建设年”活动等各种方式，调动各方面积极性，推进政策的贯彻落实，巩固政策的执行效果。 3.应用信息技术，强化资源整合。一是整合拓展民生资源。坚持以民生需求为导向，以丰富民生档案资源为手段，不断整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系。集中时间、集中力量，抽调专门人员，对本区域内所有单位逐一调查，彻底摸清民生档案资源数量、分布情况、保管现状和重要程度，做到底数清、情况明。与此同时，从实际出发，因地制宜地进行各种形式的有效整合。如：把本行政区内的民生专业档案列入综合档案馆接收范围，并按接收规定予以接收；对群众迫切需要的民生档案与有关部门协商，采取提前接收的方式及时接收进馆；对尚未明确归属的民生档案，采取为有关部门开辟民生档案专用库房或寄存的方式接收进馆；对一些确实暂时不好接收进馆的民生档案，把档案目录、电子文件、数字化电子数据等接收进馆。二是实施动态管理。每年指导各单位做好档案整理工作，特别是对于农村档案，采取“由乡镇代管，各乡镇和市直单位每年上报移交电子归档目录”的方式，既盘活了资源，又强化了管理。三是全面应用信息技术。根据利用需求分析，对确定优先数字化的档案，有计划地进行数字化加工，扫描后上网待用；对尚未数字化档案的批量利用需求，建立快速反应机制，以最快的速度组织力量突击扫描加工，提供利用。不同的数字化方式，满足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服务，又可有效地保护档案原件。
4.完善查阅利用体系，发挥服务民生作用。一是推进数字化进程。建立涵盖全部馆藏档案的文件及目录数据库、图像数据库，对文书档案、实物档案、声像档案进行扫描，实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，建立信息目录共享平台，实现计算机快速检索，使接待能力m应查阅需求的增长。二是不断丰富民生档案服务方式和手段。以多样化、人性化的服务为依托，采取现场接待、电话查询、网上预约、在线查阅、举办讲座、定期回访、跟踪服务等途径，服务基层，服务百姓。三是开放档案，强化利用。馆藏的婚姻、土地、房产、招工用工等民生档案，在解决人民群众生产、生活中的实际问题，维护社会稳定、促进社会和谐方面往往能够发挥突出作用。如：石家庄市鹿泉区南故邑村为河北省广播电视厅补办征地手续时，与元氏县北龙池、窑上村产生了土地所有权争议，此争议一拖13年，虽经各方协调，未能妥善解决，后来南故邑村到档案馆找到了当年“交纳公粮底薄”和“农业税分户登记清册”等有力证据，使问题得以彻底解决。
5.注重学习培训，提高干部队伍素质。要利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制；要结合新时期民生档案工作的发展趋势，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，既可请专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习，相互借鉴，共同提高。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。要在一定时期，保持档案队伍的稳定，使档案工作专门人才留得住、用得好，提高民生档案管理水平。
6.加大经费投入，确保档案管护到位。档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命，因此，一定要加大对档案管理工作的资金投入，引进先进的设备和技术。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。要定期对档案实体进行安全检查，检查是否存在水浸、霉变、粘连、字迹退色等现象，做好记录，及时发现问题，及时汇报处理，保证档案实体的安全。软件方面，要加强档案信息化建设，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，实现全文数字化检索并管理，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，有效提高档案利用效率，方便档案的调阅。
总的来说，民生档案管理工作是一门学问，一门科学，只有加强现代化的意识，掌握一定的管理档案规律，以科学精神做事，才可以使民生档案管理工作走向现代化，更好地为人民群众服务。
