【摘 要】在要求信息公开呼声愈来愈强烈的当今社会,在数字化技术应用愈来愈广的如今,干部人事档案面临着机遇与挑战。要适应干部人事制度改革,改进干部人事档案管理。加大信息资源开发,加快档案工作信息化建设。狠抓管理,进一步完善各项制度。
【关键词】新时期;干部人事;档案工作
在科技飞速发展的今天,在要求信息公开呼声愈来愈强烈的当今社会,在数字化技术应用愈来愈广的如今,干部人事档案面临着机遇与挑战。档案工作如何与时俱进,加快发展,充分发挥职能作用,更好地为干部人事工作服务,需要各级组织人事部门认真研究。
一、适应干部人事制度改革,改进干部人事档案管理
近年来,随着干部人事制度改革的不断深入,公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现,干部的竞争择优和正常流动机制正在形成。适应这一发展,干部人事档案工作也必须形成与之配套的管理模式。
(一)必须理顺管理体制
现行的干部人事档案,主要按管理权限和隶属关系进行管理,根据《干部档案工作条例》有关规定,在强调按隶属关系管理的基础上,突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总,负责档案工作的管理督查和业务指导,同时,具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案;人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理;人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理;劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。
(二)健全档案管理制度
适应不断发展的新形势,对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善,同时,针对体制改革、人员流动等新情况、新问题,制定一些新的制度。如:针对下岗及再就业人员,建立下岗和再就业人员档案管理制度、分流人员档案管理制度等;针对回归待业大中专毕业生和退伍军人,建立回归待业人员档案管理制度等,通过这些制度的完善,不断提高档案管理水平。
(三) 完善档案管理内容
要紧紧围绕干部工作大局,提高干部档案的利用价值,在收集干部基本情况的基础上,一是建立干部工作业绩档案,及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案,为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案,重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料。三是建立干部认可档案,本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则,分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容,把档案建设成为反映干部面貌的镜子,记录干部成长的录像,以便于组织对干部进行全面了解,使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。
二、加大信息资源开发,加快档案工作信息化建设
档案工作的信息化、自动化是机关办公自动化的重要组成部分,是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。当前,推进干部人事档案工作的信息化可从以下三个方面着手考虑。
(一) 建立干部人事档案数据库系统,实施干部人事档案动态管理
利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将干部档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,使干部档案数据化、信息化,在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时,档案的数据系统建成后,不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息,而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息,一旦干部基本情况发生变化时,可以随时准确地将最新信息录入微机,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。
(二)建立干部个人电子档案系统,实施干部人事档案自动化管理
适应人才柔性流动的需求,为便于档案的查阅流转,可以将干部个人中能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式,制成电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改,由个人持有,用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立,可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象,同时,还可以减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。
(三) 转变观念,提高认识,切实加强组织领导
领导重视是做好干部人事档案工作的保证。公司领导都十分重视干部人事档案工作,一是从人员配置上保证专职专用,并落实政治经济待遇,保证管档人员安心工作,尽职尽责;二是从经费上保证投入,凡是工作需要的经费,都给予支持,保证硬件设施符合达标要求;三是定期或不定期的过问和研究干部人事档案工作,切实帮助解决工作中遇到的困难和问题,为干部人事档案目标管理工作的顺利开展提供了有力的保证。
三、狠抓管理,进一步完善各项制度
档案工作既要靠管理人员的素质,又要靠制度。因为制度建设更具有全局性、稳定性和长期性。实践证明,许多工作出现问题大都源于管理松懈所致。内部管理不严,制度不健全,本该可以发现的问题没能及时发现,本该可以堵塞的漏洞没能及时堵塞,给造假者及非真实的归档材料的流入造成可乘之机,严重影响了干部工作的管理。因此,档案工作与其他干部工作一样,同样需要严格要求、严格管理,建立、健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度,并严格按照《干部档案工作条例》、《档案法》等各项规章制度执行,使档案管理有章可循,有法可依,才能使干部档案管理工作自觉地置身于党的干部管理工作之中。
要建立组织核实认定制度。为了弥补部分干部档案填写不实的弊端,档案管理部门可依据原有档案及有关资料,采取组织核实、认定的办法,对干部的简况重新登记造册,建立干部档案卡片,并在干部档案注明中予以说明,以此作为组织掌握的档案的补充资料,为干部管理工作提供真实、可信的依据。同时,还应对归入档案的材料实行组织合适认定制度,比如,在职取得的学籍材料、外出培训材料、奖惩任免材料等应由主管部门对其真实性、合法性进行鉴别、审查,确认无误后再归入个人档案,从根本上解决档案材料的有效性问题。
总之,干部档案工作是干部管理工作的重要组成部分,管好干部档案是直接关系到管好干部的重要环节。只要按照科学的依据为指导,坚持科学的、先进的方法,加之过硬的物质条件作后盾,利用现代管理方法和手段,借助现代科学技术进行计算机管理,相信在数字化时代,加强和改进干部档案管理工作,干部人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化,继而就能更好地为干部管理工作和经济建设服务,促进经济和社会的发展。
参考文献:
[2]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民出版社,2006.2.