摘要：干部人事档案是进行干部人事工作的重要材料，具有一定社会影响力，本文结合中组部对人事干部的专项审核，为完善档案功能提出相关建议。
关键词：专项审核 档案 完善
干部人事档案是记载干部经历、作风、实绩等内容的材料，是历史、全面地考察干部、正确选拔干部的重要依据。但干部人事档案也是一把双刃剑，如果其内容不能真实完整地反应干部的基本情况，它同样会给干部人事工作带来负面影响。近年来，各地干部人事档案中年龄越填越小、工龄越填越早、学历越填越高的现象屡被曝光，严重削弱了选人用人公信力，造成了不良的社会影响。中组部为此出台了一系列相关文件，各级组织人事部门也都分级分批展开人事档案专项审核，审核范围之广、力度之大，前所未有。
1.专项审核直指问题档案
1.1 “三龄两历”问题较突出
“三龄两历”信息是干部人事档案构成的主线，是使用率和出现率最高的内容，也是此次专项审核的重点。从审核结果看，问题具体表现在：一是年龄记载前后不一致。有的是公历和农历的区别；有的是填写随意，造成笔误；也有的干部是刻意错填，如遇到升学、入党、入伍等年龄不足时，就将年龄填大；当遇上提干、退休等年龄超过相关要求时，就将年龄改小，时间跨度前后相差少则几个月，多则一年甚至几年。二是党龄记载前后不一致。主要是记忆有误或入党起算时间标准不一而造成。三是工龄、工作经历记载不一致。有的是因记忆有误；也有一些干部为了满足某些选拔要求，而在档案中虚构工龄和工作经历。四是学历学位材料不全或造假。有些干部缺乏归档意识，未将相应学习或学历材料及时上交归档；也有一些干部为了让自身学历学位满足某职位晋升的要求，而在档案中提供假文凭、假学历。“骗官书记”王亚丽，档案中除性别是真的外，姓名、年龄、履历、学历全都是假的。
1.2 档案材料陈旧、空洞，利用价值低
人事档案犹如人的“说明书”，能起到“档若其人”或“阅卷如见人”的作用。但是有些干部档案中旧材料多，新材料少，不能真正完整反映个人的现实面貌。同时，档案质量普遍不高，空洞的、形式的多，个性的、实质的少；定性结论多，定量描述少。如个别干部的年度考核，每年的总结都没什么修改，语言表述干人一面，而在领导意见一栏中，往往也是千篇一律的“同意”“同意上述意见”等套话，甚至出现同一批晋升的不同干部的考察材料除了姓名不同外，其他填写内容也都是完全雷同的现象，根本体现不出个性特色，失去了真正意义上的参考依据作用。
1.3 档案数字化滞后，管理效率低
目前人事档案记录更多局限于传统纸质材料，但在信息时代，传统而单一的纸质档案显然已不能满足档案工作的需求。纸质档案载体容量非常有限，成本偏高，只能描述二维的历史记录，无法描述录音、录像等三维甚至多维历史记录，且一旦遭到破坏，就很难得以恢复。同时，纸质档案要想修改或作伪较为简单。因此，档案数字化是大势所趋。但目前我国干部人事档案数字化还很滞后，仅仅是在计算机中输入个人的一些基本信息，并没有运用先进数字技术建立上下互联的档案信息数据库，管理和利用效率低下。
2.干部人事档案功能必须完善
2.1 从严管档，确保档案材料真实性
真实性是干部人事档案的生命，人事档案若失去了真实性，也就失去了生命，失去了利用价值。那么，如何保证人事档案的真实性呢？一是集中开展专项审核认定工作。对个别记载失误的问题给予更正，对“三龄两历”记载不一致的依照有关政策规定重新认定。二是建立完善的追责机制和“一案多查”制度。干部档案造假的一个重要原因是被发现的可能性不大，即使被发现，处分也相对较轻。因此要建立完善的追责机制和“一案多查”制度，既要追究造假者的责任，也要追究档案管理者以及授意或参与篡改、造假的相关人员的责任。三是建立事前防范的长效机制。专项审核工作，属于事后补充和管理的工作方式，只起到了一定的治标作用。治本之策是建立事前防范的长效机制，加强对《档案法》、《干部档案条例》等有关法律法规的宣贯，增强各主体的档案意识和依法治档的观念，从源头上确保干部档案材料的真实性。
2.2 动态管档，确保档案材料充实性
要保持干部人事档案的充实性，就必须保证干部人事档案内容时刻处于动态的更新当中，档案管理人员应做到“手勤、嘴勤、脚勤”，尽快将所形成的、新发现的人事档案材料归档。同时，必须要保证某些补充更新的人事档案材料的个性辨识度要高，材料内容建设上应更加注重补充能力素质和心理素质等能反映个人全面素质及个性特点的材料。如对管理型领导干部，重点是及时将他们的管理风格、工作业绩、群众认可情况、考核考察材料等归档；对技术型干部，要重点收集他们的学术研究和技术推广成果材料等。
2.3 数字管档，确保档案工作高效性
档案数字化是指利用先进数字技术，将传统纸质档案和近期形成的影像、声音、文件等电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。其内容信息分两个层面：一是档案目录的数字化，这通过建立档案目录数据库，严格设置档案信息的著录标引，科学选择档案目录的数据库结构来实现；二是档案全文的数字化，通过高速扫描技术将档案全文按照原貌逐页转换为图像文件，并编制目录索引，或是将档案全文用OCR（光学字符技术）识别，以文本格式存储，并建立相应全文检索数据库。经过数字化处理后的档案有着无可比拟的先进性，它将分散于不同载体、不同地方的档案资源以数字化的形式存储，以网络化的方式传输，实现了档案无限存储和资源快捷利用，同时，数字档案容易备份，可以通过保留多份备份文件来避免档案受损和增加档案造假难度。
3.结语
总之，各级组织人事部门应以专项审核为契机，进一步完善干部人事档案的功能，降低问题档案出现的几率，还干部人事档案历史真实面目，全面提升干部人事档案管理的高效率，为干部人事工作提供更加有力的支持。
