摘 要 本文介绍了口述档案的概况及如何建立口述档案,并以编写航天伺服发展史为例,阐述了如何利用口述档案资源,完善企业的发展史。
关键词 建立;口述档案;完善;企业历史
随着口述档案发展,尤其是它的价值及作用,引起人们的关注和研究。航天一院十八所是从事中国航天伺服专业,它创立于1958年航天一院一部三室的舵机组和舵机试验组,先后经历了舵机研究设计室(一部六室)、伺服机构研究室,到1995年5月成立一院十八所,走过了五十多年的历史,不仅开创了中国航天伺服专业,也在不断发展创新伺服专业,使其专业水平达到了国际先进水平。五十多年创业历程,是怎样走过的、这支队伍又是如何一点点壮大的?怎样完整记录这段历史,填补一些历史空白?解决这个问题,最佳的答案就是建立口述档案。口述档案既可以填补档案文字中没有记载下来的历史,又可以弥补过去档案里没有对百姓历史研究与保存的遗憾。下面以笔者编写《航天伺服发展史――上部(1958~1995年)》为例,谈谈对建立口述档案资源,完善企业发展史的认识。
1 口述档案的概述和价值
2 建立口述档案
建立口述档案包括多个过程,具体内容有:根据各自不同的需求,确定口述档案的主题;再根据主题,确定采访对象;了解采访对象的相关资料;针对采访对象,拟定采访提纲;按照采访提纲进行采访;最后对收集到口述资料进行整理、分类、归档,编制目录。
2.1 建立相关的制度
我国开展口述档案工作刚刚起步不久,相关的法规和标准不多,而且关于口述档案怎样保管、怎样利用的标准也不健全,因此,有必要对口述档案的管理和利用进行规范化的管理。尤其是对接收的口述档案的范围、文件采用的格式、保存载体、鉴定的标准、归档的内容、明确整理的方法、编目的要求、保管期限、开发利用的原则等进行详细的规范,制定各个方面的制度或标准。这样既能保证口述档案的规范管理,做到有章可循、有法可依;又能大大提高使用的效率,还能实现档案资料的共享。同时,建立一套完善、规范的标准体系,可以进一步促使口述档案工作逐步走向正规化、有序化的快速发展之路。
2.2 按需求确定建档专题
确定口述调查主题是建立口述档案的起点。首先,可以根据各单位的需求,选取具有一定历史意义或对企业发展有影响的事件,分别建立不同的口述调查专题。如企业发展史口述调查专题、名人传记口述调查专题、历次火箭发射经历口述调查专题。其次,根据口述档案的特殊性,选定口述调查的专题要便于实施可操作,也就是要找到与专题有关的当事人,且当事人要有一定的行为能力、能比较真实地还原历史情景。
2.3 分专题建立口述档案
2.4 整理资料按要求归档
根据所制定的相关规章制度和标准,首先对收集到的口述档案,按照不同专题进行分类。其次,将音频、视频的资料转成文档文件时,要求尽量尊重被访者的原意,保留口述档案的原始性,不要以记录者的语言去概括或删除。再者,每份口述档案都要对采访的时间、地点、收集人及受访对象的基本情况进行详细记录,必要时请主述人校对口述资料,并可做适当的注解。最后,按不同受访者为建档单位,将每位受访者与本次访谈相关的档案资料集中归集在同一卷内,并编制好卷内目录,以方便使用者利用口述档案。总之,在收集整理口述档案时,要做到完整准确地将音频的文件处理成文档文件,且尽量保留主述人的原意;为便于其他人利用,应对收集的每份口述资料档案,标注准确的采访时间、地点、现场记录以及收集人的研究目标和必要的相关说明。
3 利用口述档案,完善企业历史
建立口述档案,最终的目的就是在于研究利用,用它完善历史、弥补历史空白。
3.1 查阅现有档案,确定所缺内容
目前航天一院十八所档案室保存着包括文书档案、经营档案、航天产品档案、科技研究档案、特殊载体档案等十一个门类的档案以及内部资料。在这些上万册的档案中,没有一本详细记录航天伺服(十八所)发展的历史,有的只是某个门类档案反映该门类档案记录的历史。笔者通过查阅各门类的档案,大致梳理出航天伺服从两个组创立、到成立伺服机构研究室、及成立十八所的脉络,但有的档案缺少时间、有的资料缺少事件的具体内容、有的材料缺少产品研制的情况等。根据所缺材料的具体情况,笔者确定了口述资料征集的内容和主题,制订了采访提纲。 3.2 确定采访对象,征集口述资料
按照征集口述调查的主题,确定访谈对象。在确定访谈对象时,注意采访对象要有一定的数量和不同层次,以确保采访具有普遍性,使采访工作顺利进行,收集的资料质量有保障。如笔者在进行航天伺服发展史口述采访时,把采访人员按年龄分为老、中、青年不同时期的群体,又按产品研制分为不同型号研制人员群体,随后在各个群体中确定若干访谈对象,通过多人的采访,抵消个体间的差异。在采访中有七八十岁的第一代伺服创始人,有五六十岁的第二代伺服创业者,有三四十岁第三代伺服继承发展者,还有各个年代的室领导、研制的骨干人员等。每个人的工作经历,抒写了不同的一段历史,这些口述历史,不断丰富了航天伺服发展历史的
资料。
3.3 考证核实档案,确保准确有效
由于,口述档案是人们对过去一种回忆式的档案资料,所以它不同于纸质档案或文献资料,在利用前,要对口述档案进行考证和核实。随着时间的久远,当事人的记忆难免会出现疏失、模糊和错位,因此在利用口述档案之前,需要采取审慎的态度,进行多方面的考证和多途径的核实。笔者对收集的口述档案,一方面要与档案室保存的文书、航天产品、科技研究等档案以及文献资料进行一一核对;另一方面,还要与采访不同人员收集的资料,进行多种渠道的核实,通过众人的回忆,可以弥补个别人的失忆现象,以确保口述档案的准确性和真实性,力争还原历史原貌。
3.4 链接各类档案,弥补空白历史
得到经过考证和核实的口述档案,依据档案室保存的档案,按照航天伺服发展的脉络,笔者首先编写了“十八所组织沿革”,并绘制了各个年代组织机构图,细化到各个工程组及时任的正副组长。这部分正是根据口述档案补充完成的,如果没有收集到这些口述历史资料,在已有的档案中,根本不可能完成这段历史。随后,笔者以十八所组织沿革为主线,一边查档案室各门类的档案,一边依据口述档案,完成了2万多字的一部六室(十八所前身)大事记(1958~1995年)。
有人说“送走一位老人,就等于送走了一段历史”,这句话听了让人伤感,但现实确是这样的,这句话同样也证明了,口述档案在众多门类档案中,有着不可取代的重要位置。笔者也正是依据收集到的口述档案,将现有的档案一点一点的链接、整理、编研,完成了“航天伺服发展历史(1958~1995年)”。
通过收集口述历史,建立口述档案,利用这些档案资源进行开发,不仅能补充完善航天伺服发展的历史,对编写发展史起到了推动作用,使得航天伺服专业遗产得以保护,同时对宣传航天伺服文化、传承和发展航天伺服精神起到了推动作用,加快提升伺服专业发展软实力,从而促进十八所的快速发展。
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