【摘 要】以工作流为基础建立自动化办公系统能够有效的解决孤岛问题，递进式的需求问题，这些因素都会导致办公系统内部出现信息不能共享，给软件后期带来了大量的维护工作。本文根据工作流模型对自动化办公系统进行了软件设计，并且工作流的内部实现采用了表单设计的方法，为自动化办公软件的设计提供了一定的理论基础。
【关键词】自动化；办公系统；工作流
根据自动化办公系统的需求来看目前的自动化办公系统存在着一定的缺陷，问题主要表现为孤岛问题以及对于系统需求理解不到位的问题。将工作流理论应用其中，能够使得自动化办公系统更能够适应行业的需求，可以更好的使得企业的信息、文件等在企业的各个部门之间进行传递，利用工作流是为了使得业务编程更加可控，使得自动化办公系统的兼容性增加，采用工作流可以很好的解决上述所提到的孤岛以及对于需求理解不到位的问题。
1办公自动化系统结构
企业办公室的业务，包括对于大量的文件处理，各种通知以及文本的发布，接受来自企业外部的文档，查询企业自身的文件以及文档，复制某些重要文件等。本文根据自动化办公系统的实际业务需求将办公自动化系统分成了以下模块，所涉及的模块如下图1所示。
1.1传统办公自动化系统
图2管理信息系统结构图
目前大部分的自动化办公软件都应到了基本的表单、对于业务流程跳转而设置的控制、对于企业信息数据库的一些添加、删除以及查询操作等，在客户要求要对表单进行改动的时候，所有的涉及到该表单的上层设计都要做相应的修改，而且还要涉及到对于底层的数据的修改。整个系统修改的任务工作非常大而且也不利于软件后期的维护。传统的自动化办公软件的管理信息结构如下图所示。
本文所设计的基于工作流的自动化办公系统独立于系统之外，通过调用该模块来实现流程以及处理，在该自动化办公系统中信息的共享是通过共享系统的数据库来实现的，这样的实现形式可以在很大程度上避免孤岛问题，使得自动化办公系统各个模块之间的集成度更加的高。利用工作流模型进行系统设计，包括信息输入模块，信息的输出模块，信息统计与决策模块等。流程模块和基本信息模块通过调用系统的处理模块来实现信息的共享。
该系统采用表单所填写的信息来对业务的流程进行驱动，使得用户自动配置信息流的自由度增加。所以该系统的处理模块主要有表单模块和信息流模块两个模块组成、通过这两个模块来实现对于数据库的操作进而实现数据信息的共享。
2工作流管理模块设计
2.1参考模型
工作流就是将企业的各个人以及各个环节组织起来的关键，包括人的触发和环节的触发等，每个人涉及到一个或者多个软件部分，也可以只涉及单个人，还可以通过整体的协作来实现。很多的软件企业都以此为基础进行了自动化办公软件的开发，这里涉及到不同的工作流产品之间的协同的问题，可以利用工作流联盟所提出的不同工作流之间的协同的模型来解决不同工作流之间的协同问题。
2.2引擎实现
工作流模型主要实现以下几个方面的功能需求，引擎的内核、解析业务流程实现应用开发接口也就是API。该引擎是整个工作流模型最为关键的算法部分，利用该算法完成整个系统的调度以及任务的管理协调以及驱动机制。该引擎会由于算法以及业务流的不同而出现设计上的很大的差异。
2.3表单设计
该基于工作流的自动化办公软件设计过程中用户可以控制整个表单的格式，这完全不同于以往传统的表单概念，用户可以根据自身的需求与意愿自由的设计表单的格式。通过工作流引擎可以更好地对工作流进行定义，设计出最大限度符合客户需求的软件。如果客户需要对表单的数据或者是表单的格式进行修改，可以直接进行修改，而不必话费更大的经历与时间去改善或者是去维护。
3应用实现
本文以办公系统的用品的领取为例，利用工作流方式对于系统进行了设计。通过对于表单设计器的操作可以设计出符合自身要求的任意形式的表单，并且可以针对数据块中的信息进行直接的访问，而不必进行人工的查询甚至跳过判断可以提高软件的反应速度。
4结束语
本文首先介绍了工作流的概念并且将其应到自动化办公软件的设计过程中来，通过表单的作用来驱动系统的工作流，用户可以自由的配置表单的格式，这在很大程度上可以满足客户的需求，会在很大程度上减小由于软件的改动所带来的很大的工作量，对于有效避免企业的信息与应用孤岛具有很大的作用。采用该方式所设计的自动化办公系统，能够在最大程度的设计出符合企业自身需求的自动化办公系统，从而实现企业内部的协同，增强企业内部各个部门之间的联系，通过信息的集成以及共享以便于决策层参考这些信息进行决策。
参考文献：
[2]胡奇.jBPM4工作流开发指南[M].北京：电子工业出版社，2011
[3]范会联.基于自定义表单的工作流过程定义分析与设计[J].计算机应用研究，2009（9）：3372-3374
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