摘 要：本文以用户的需求为出发点，通过对档案用户信息需求的分析，从三个方面提出了以用户为中心的档案部门档案信息服务优化的策略。
关键词：档案用户；用户需求；信息服务
随着互联网的发展，网上信息资源的数量在急剧的增长，形成了海量的信息资源。面对如此庞大的信息群和落后的导航工具，很容易使用户迷失其中。用户的信息需求是信息服务的原动力，有怎样的信息需求就应该有相应的信息服务，信息服务业正是在不断满足用户需求的基础上发展起来的。信息服务的本质和目的就是将正确的信息及时地提供给需要它的人，以满足不同用户个性化的信息需求。
1. 档案信息服务的概念
档案信息服务是指档案部门利用自身馆藏优势，为满足社会组织及社会成员的档案信息需求而提供的服务。这种信息服务是由档案部门提供的，是一项以档案这一可靠的信息源为依据而进行的信息收集、加工和提供利用的活动。档案信息服务一般包括四个方面的因素：档案信息服务人员、档案信息服务对象、档案信息服务资源、档案信息服务设施。档案信息服务是联系档案部门与社会的桥梁，是联结档案信息资源与用户的中介。
2.档案用户信息需求的影响因素
2.1 用户个人
用户的个人因素指的是用户自身的一些因素，如用户的职业与工作任务、职责和作用、所受的教育及知识水平、志趣与特点、个人的信息素质、智力水平等。这些都是用户个人自身所特有的因素，这些因素都会在一定程度上影响用户对档案信息的需求。其中用户的职业和工作任务是决定他们档案信息需求最根本的因素。
2.2 用户心理
档案信息用户心理是一个复杂的反映过程，是用户在外界条件的刺激下，带有特殊色彩的主观态度，是一个运动、变化和发展的过程。无论哪类用户，他们的信息行为都是由信息心理活动决定的在个体信息需求的支配下，为达到目标的行为过程。
2.3 用户行为
人的行为是在外部环境的刺激下经过一系列的折射所产生的反应的结果，是动机支配下的一种人类特有的主体活动。用户的信息行为在受到社会、自然和个体的因素的影响下，必然产生某种信息需求，这种信息需求通过信息需求表达从而形成信息行为
3 个人数字档案馆集成服务模式
个人数字档案馆能针对用户个性化需求提供集成服务。反映了个人档案信息管理的需求，个人数字档案馆的发展也有助于公共数字档案馆的个性化服务。其含义包括：一是公共数字档案馆为用户提供个性化服务的平台；二是为适应个人档案信息管理的需要，在个人计算机上建立的数字化档案资源库。个人数字档案馆的主要形式可以集成档案馆提供的服务系统以及因特网档案资源服务系统。
个人数字档案馆系统是以用户为中心、用户可操作的、个性化的收集组织档案数字资源的一个门户，即用户从档案馆网站所提供的全部数字资源里，选择自己需要的信息组织在个人数字档案馆中，之后访问个人数字档案馆，获取与此相关的最新内容。建立该系统的目的是通过允许用户选择定制自己所需的档案信息资源并自己进行组织的资源。个人数字档案馆系统应该集成世界上最先进的以用户为中心的智能代理技术、个性化定制技术、信息推送技术等相关支持个性化信息服务的技术，全面满足信息用户对于深层次、多元化复杂档案信息的需要，并真正实现了面向用户的集成服务要求。
个人数字档案馆系统首先由档案馆管理人员将档案馆的数字资源按主题或资源类型为用户创建一个资源列表，甚至该系统还可将档案资源列表按某些专题做成模板；其次系统给用户提供一个登录帐号，用户通过帐号登录后，可以在档案馆所提供的档案资源列表中选择自己所需资源及其他的Web资源加入个人数字档案馆系统，也可以直接选择某一个专题模板，各类档案资源一般以文件夹的形式进行组织。另外个人数字档案馆系统除了提供定制资源的服务外一般还提供其他的服务，如Altering（最新快报服务）、Bookmark服务等，用户也可以根据需要选择服务项目，而系统则为每一个用户建立策略文件，内容包含用户的帐号、密码和代表用户选择档案数字资源清单的参数。这个文件以Cookie的形式被保存在用户使用的计算机硬盘中，或者保存于服务器端的数据库中。当用户以后访问个人数字档案馆系统Web页面时，策略文件中的参数被提取出来，通过Web服务器向用户返回定制的页面内容。定制的内容包括：主风格定制、档案分类信息定制、检索策略定制、网站定制、最新档案信息定制、档案数据库定制、相关档案期刊库定制、档案图片库定制和新闻定制等。
4.以用户为中心的档案信息服务优化策略
4.1 加强档案部门网站的建设
档案网站不仅仅是档案部门宣传自身形象和展示自我的窗口，还是档案部门面向公众的重要出口，提供利用和在线服务的平台。档案网站建设必须首先明确网站所面向的人群和所要实现的目标及其要发挥的功能。打开欧美一些国家的档案网站，很容易判断出他们的服务主体是公众。档案网站是自身单位的、形象工程、，代表了自身的信息化走向。用户登录档案网站不仅仅是查询档案信息、了解档案部门的职能，更重要的是要解决自己实际生活中的利用需求。因此档案部门在网站建设过程中要切实加强网站的各项功能。
4.2 个性化信息服务
以用户为中心。以用户为中心，以用户的满意度来衡量档案信息服务是个性化信息服务区别于传统信息服务最显著的特点。这种个性化的信息服务，立足于研究用户的特点、行为、心理、习惯和特定的信息需求，不仅满足用户特定的专业需求，也要满足用户的临时性的需求。针对每一个用户独特的信息需求进行独特的具有针对性的服务，改变以往的、人找信息、为、信息找人、，以用户为中心的个性化服务。首先，应在充分了解用户需求与行为的前提下，以用户的需求为导向设计服务功能。其次，创建个性化的信息环境，对信息资源进行重新组织与整合，为用户提供最贴切的信息服务。此外，还应主动收集个体可能感兴趣的信息，甚至预测个体的信息倾向，提前收集相应的信息，最后以个性化方式展出。
4.3 加快档案信息资源开发
档案作为一种社会的记忆，记录着一个国家乃至一个人的过去和现在，具有不同寻常的意义，对一个社会的各行业都是不可缺少的资源，我国浩如烟海的档案资源更是蕴含着巨大的开发价值。档案信息资源开发，就是应用户的需求，将档案资源最有价值的部分发掘出来，创建以用户为主导的信息资源环境，使用户需要的信息能够充分有效地得到保证。
总之，档案信息用户是档案部门服务的主体，是档案部门建设的出发点，用户的需求是档案部门进行优化的重要依据。而档案管理体制和机制的变革必然使档案用户及其信息需求发生相应的改变。对档案用户需求的研究，有助于提升整个档案部门的信息服务水平，使档案部门面对更多的用户提供全面的服务，提高整个社会利用档案的积极性。在现代化信息服务的环境下，用户的需求日趋多元化和个性化，档案部门的信息服务也要及时地调整自身的服务方向和服务策略，加强用户信息需求行为特点的研究，有针对性的开展工作，使大量潜在用户转变为现实用户，使档案部门面对更多用户，提供更全面的服务，最大程度的发挥档案的价值，提高档案部门整体的竞争力。
