会计电算化带来的快捷、方便、省力，使得很多会计工作者都想尽快掌握这些操作技能，但往往事与愿违，甚至很多熟练的计算机操作员，开始使用会计电算化软件时，也被弄得一头雾水，发现有些操作做不下去，并且也改动、删除不了，其实这是由于会计工作的重要性，使得会计电算化软件在操作中也是一样严谨，每一个设置都是后续操作的前提，环环相扣，动一发，而影响全身。
为了使会计电算化初学者能更好、更快地入门，尽快掌控会计软件的使用，下面就用友财务软件系统管理初始化和账套初始化操作中的严谨性浅谈如下：
一、系统管理初始化操作中的严谨性
初始化工作是会计电算化工作的前期准备工作。系统管理初始化包括注册、操作员的设置、建立账套、操作员权限的设置等操作。
1）注册
只有在系统管理中注册后，方可操作。系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。可两者是有区别的：
①系统管理员（admin）
负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、备份、恢复和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及操作权限等。
②账套主管
账套主管负责所选账套的维护工作，拥有所管账套的所有操作权限。主要包括对所选账套进行修改和系统模块的启用，对年度账的管理（包括创建、清空、备份、恢复、输出以及各子系统的年末结转等），以及所管账套操作员权限的设置等。
由于第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统管理员admin进行登录，密码为空。
2）建立账套
建立账套时，必须由系统管理员（admin）登录，账套主管只有修改账套的权限而无建立账套的权限。
账套创建成功后，账套号、启用会计期间不能修改，并且创建账套的窗口信息不允许修改，也不允许删除创建好的账套，它不像计算机软件那样可随意删除和还原，因此在创建账套时，必须谨慎考虑账套号、账套名称、启用会计期间的设立。
分类编码方案窗口中显示的是系统预设的方案。用户可以按照本单位的规定进行修改。这里设置的编码方案，会决定后续基础设置，编码方案一旦使用就不能更改。必须将相应的档案资料数据删除之后，才可更改某项编码方案，而重新建立档案资料需耗费大量的时间精力，必须谨慎考虑。
3）操作员权限设置
操作员权限设置目的是实行必要的财务分工，加强财务控制和管理，以保证会计数据的安全性和会计信息的保密性。
一般系统管理员、账套主管（电算化主管）可进行操作员权限设置，但账套主管只能对所管账套操作员权限进行设置，操作员只有修改自己口令的权限，无权更改操作的权限。
二、账套初始化操作中的严谨性
账套初始化由账套主管注册登录用友通，进行所管账套的初始化工作。
1）编码规则的设置
在各类档案设置中，有一项内容非常重要，那就是编码规则，下面就部门档案设置的内容来谈谈。当光标置于部门编码处时，如果按自己的习惯输入01或001再按回车，电脑不会认可，光标怎样都不会移动，所有的操作将无法继续，这个时候必须看看最下面的编码规则，如编码规则为？鄢？鄢？鄢，表示一级部门编号由阿拉伯数字一位数字组成，二级部门（下属部门）编号由两位数字组成，全编码为三位数字组成，如采购部编码为1，其下属的采购一部为01，采购一部的全编码为101，因此，必须输入1才会被确认；如果编码规则为？鄢？鄢 ？鄢？鄢，表示一级部门编号由二位数字组成，二级部门（下属部门）编号由二位数字组成。此时是一级部门必须输入01，二级部门的全编码为0101才可。这个编码规则的设定是与前面的编码方案的设定是保持严格一致的，如果需要修改，必须在编码方案中进行修改，如档案设置已经启用编码方案，则必须删除所有的档案内容，才可更改编码方案，所以在设定编码方案时需要全盘考虑。
2）会计科目的设置
一级科目设置必须符合会计制度的规定，明细科目可根据企业的实际情况来设置。在建账套时，如果在核算类型设置界面中按行业性质预置科目项前面打上，系统就自动预置了财政部统一规定的工业企业所有一级科目，只需要对预置科目的属性，如辅助核算项目等进行修改，然后再把本单位需要的明细科目添加进去。
删除会计科目时，应遵循自下而上的原则，即先删除下一级科目，才能删除本级科目。可我们经常会发现很多会计科目是无法删除的，这是因为有些科目已经使用，如填制了凭证、已录入了期初余额或已指定为现金银行科目，像这些科目都不可删除，若一定要删除已使用了的科目，则必须删除所有使用了这个科目的凭证和期初的金额，使科目成为未使用状态，才可删除；若一定要删除已指定为现金银行科目的科目，则必须取消现金银行科目的指定之后，才能删除。
3）凭证类别的设置
凭证的限制类型有五种，分别为借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无和无限制。
如果限制类型不是无限制，那么至少要输入一个限制科目；如果限制类型设置为无限制，就不能输入限制科目；如果限制科目不是末级科目，那么这个限制科目的所有下级科目都会受到同样的限制。并且在输入限制科目，如1001，100201，100202时，中间必须用英文状态下的，而不是中文状态下的，否则无法继续操作下去。
以上对系统管理初始化和账套初始化操作中严谨性的阐述，是很多学生入门时碰到的问题，希望从事会计电算化工作的初学者能尽快入门，减少误区，迅速掌握会计软件操作，把握好操作规律，更好地为经济建设服务。
