物资采购审计软件设计研究
一、引言
物资采购审计是一项信息量大、头绪繁杂、效益多变的系统工程。在国家局大力强调“两项工作”管理的今天，物资采购的审计模式还停留简单的账目审计方面，对采购过程的审计仍不全面，难以发现物资采购流程中的漏洞，审计底稿的编写也不快捷、不标准、不规范。通过对物资采购的流程进行了反复论证、分析对比， ，我们设计了一个方便使用的物资采购审计软件，使物资采购审计工作有序、高效地进行，使烟草企业在精细化管理方面更进一步。 二、系统设计原则 该系统设计的主要原则有以下几点： 1、坚持注重实用、关注流程的原则[1]。密切掌控物资采购事前、事中、事后的全过程，关注物资采购的每一个环节，实现对物资采购审计的全过程的辅助支持。 2、辅助审计的原则[2]。在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中，如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误，都发出相应提示信息，并自动汇总到审计意见，以便审计人员写出正确的审计报告。 3、自动核对计算的原则。自动核对计划，自动审查购货发票上的数量价格计算是否正确，对采购价格的合理性进行计算。 三、系统设计与实现 1、业务流程设计 审计人员按照该软件的要求对相关凭证进行审查，并将相关证据扫描上传。如果在任何一方面发现了不符合规定的情况，都发出相应提示信息，并做出特殊的标记。就会在最后形成的工作底稿中自动列出该事项，审计人员再按照列出的事项形成工作底稿，保证的审计的效率和效果。 2、结构设计 这套软件是架构在windows SQL server数据库基础上，使用DELPHI工具制作软件完成，采用Office软件的界面，努力做到页面设计美观、功能完善、操作简便，能够通过各个功能模块的运行输出整本工作底稿。结构设计采用基于Web的B/S结构实现，此种设计既充分保证了数据的安全性，又实现了与最新计算机技术的融合[3]。 3、功能设计 这套软件的主要功能为快速录入、数据自动调取、字段自动组合、选项填写参照、证据上传。快速录入功能就是将采购项目的基本信息一次录入，避免多种相同信息在不同项目中的重复录入。数据自动调取功能就是当我们将底稿基本信息的相同项在快速录入中填写完成后，软件将通过后台的数据库运算，直接各种数据调取到底稿的相同项之中。字段自动组合功能就是当选定制作案卷的案由之后，通过软件的后台运算，可以将此项目的申请、采购、验收情况进行自动组合，生成为此项目的审计情况摘要、违反规定情况等底稿。选项填写参照功能就是当我们按照审计程序逐页检查工作底稿时，会出现1：1比例的底稿填写说明。底稿填写说明可以清晰的让我们知道底稿每个选项应该如何填写。证据上传功能就是将相关证据，如招标文件、询价单、报价单、原始凭证、记账凭证等扫描上传，以作为该项目是否合理合规的依据。 4、系统特点 （1）快捷化。通过计算机帮助审计人员快速发现问题，然后由审计人员进行分析，加以解决，有利于提高审计工作效率和效果，从而真正更好地服务于“阳光采购”。 （2）标准化。通过软件前期设置，我们将违反规定情况尽量全面的录入软件中，有效解决了物资采购相关规定辨识不清的现象，从而进一步规范了审计程序。 （3）规范化。将需要审查的流程和相关规定提前录入软件内，在使用软件制作工作底稿时，只要选择“是”或“否”，软件则可以自动从保存的数据中自动调取相关的规定，从而有效解决了法律适用不准确的问题。 四、结论 本物资采购审计软件的开发与应用将会把物资采购中的相关规定结合起来，逐项排查，增强了物资采购审计的全面性和准确性。为审计意见的提出提供了一个很好的依据，使审计人员能够快速、标准、规范的出具审计意见，同时增强了审计的独立性，弥补了物资采购专项审计软件的空白。但在确定采购合理性、物资管理控制、减少浪费等方面还需推敲研磨，期待此项研究能在更深的层面得以拓展，为我国的烟草事业发展谋划更广阔的空间。