什么是促销？
首先，促销不应与广告混为一谈。好像大家都知道广告是怎么一回事，都包括什么花费。实际上，大多数促销人员都声称自己是广告领域的专家，认为广告就是赞助或出钱通过大众传播媒介进行对消费者有益的产品或服务宣传。这些大众传播媒介包括：广播媒介（电视和收音机）、出版媒介（杂志、报纸及其副刊），还有室外媒介（比如可供张贴广告和传单的广告牌）。通常把这些媒介所用的材料制作费算做广告开支的一部分。
是不是给“促销”下定义比较困难呢？事实上，下定义可能不怎么困难，且要容易一些。企业界的好多人认为“促销”就是除了广告、直销和散发宣传材料之外的形形色色的赞助宣传。这个定义貌似简单，但这恰恰是造成常常忽视促销预算计划和控制的主要根源，当然广告预算是不会受此影响的。
促销的几种类型
有了定义，那么咱们现在就可以探讨一下促销的类型及其所针对的人员。
尽管促销类型及其所针对人员的划分是简单易懂的，但要把它们控制在一个预算体系内却是不容易的。因为有些促销类型是针对所有这三类人员的，而另一些促销类型却不是。那么，是不是要根据针对人员的不同来重新划分一下预算与开支的种类？这要取决于公司的政策，因为促销种类的划分主要是公司政策问题，与严格的记帐原则关系不大。所以，公司在实施促销预算之前就有必要确定公司在这个领域里的政策。
促销开支的分类
每家公司都应该清楚哪些活动可以划入促销开支项目。据上所述，各家公司划分促销类型的标准不一，但重要的不是所有公司划分促销类型是否依据同一标准，而是每家公司都要有自己划分开支分类的标准。否则，促销预算的准备、记录以及随之而来的促销开支记录就毫无意义。
前面我们提到了一些促销类型，如针对购买的展览促销、有奖促销、竞赛与抽彩促销、赠券促销、还本促销和样品促销，我们还说明这些促销是针对以下这三种既定人员中的一类或两、三类的：消费者、商业界和销售人员，通常每一类既定人员即代表一个独立的开支项目。
针对消费者的促销，其花费常被看作广告开支的一部分（或被归入类似的开支项目），此类促销是指那些向消费者展开的活动。而旨在争取商业或企业内员工合作的促销被视为商业促销，其花费通常不算在广告开支之列，而归入其它的开支项目。那些旨在激发销售人员努力工作的活动则被视为鼓励促销，其花费应归入行政管理开支之列。当然，这三种促销皆可归入促销这把大伞之下。
能分清促销种类并不意味着你就能恰当地做出预算和控制，还要努力把所有的开支列出并归入既定的项目中去。所有的项目都必须确认其所应包括的开支细目。比如，一项有奖促销提议若涉及到改变现有的包装或者标签，公司在最后确定此项预算之前必须对此做出决策，即确认此改变所需的设计及生产费用是否应算作促销开支的一部分。同样，涉及奖品包装、特别赠券、赠品是否划入包装费之内的时候，公司也要做出类似的决策。公司决策还应明确如何处理由促销所需的生产费用。公司常常把这样的费用按包装费、生产费、销售费或者市场管理费来处理。公司当然可以改变其政策，但应对如何划分这些费用做出决策。为了对促销费用进行恰当的控制，重要的是要明白这些有关的费用都是促销的一部分，所以，相应地应该予以记录。按理说，这些费用若不是为了促销是不会产生的。
促销的重要性
多年以来，促销在产品销售中的重要性日益突出。这种趋势不仅在持续，而且在加剧，这可能是由于在目前经济状况不景气下促销的成功导致的。各家公司为了参与零售，正在探索新奇有效且能迅速得到消费者反馈的技巧。
目前各家公司正在制订自己的促销方针，以达到其开拓市场的目的。由于这样做涉及到大笔开支，所以应把新奇的、未经验证过的促销手段通过实际销售来验证、确定其效能如何。任何一种促销手段都不一定在全国范围内适用，应该在不同规模的市场采用不同的促销方法。
促销费用
各家公司促销费用增长，其中有些公司是出于把促销当做开拓市场的手段，有些公司则是为了试验不同类型的促销技巧。造成促销费用增长的另一因素是把促销做为一种竞争优势来广泛使用。做为一种可行的市场开拓手段，促销愈来愈为人们所接受。当然，这还在于愈来愈多的总经理都精于促销，许多公司的商标管理机构都要求社会对公司的商标尽快认同，那么与广告相比，促销就更应对此负责。所有这些因素都空前强调检查公司促销预算计划、报告及控制的重要性。
促销费用日益增长，这就给我们提出这样一个问题——促销要花多少钱。在算出以美元为单位的花费额度之前，首先应根据产品的既定目标做出一个促销计划来。然后，把目标按照促销类型转化成一系列的促销活动，如还本促销、有奖促销、抽彩促销、库存展览促销等等，然后再把这些具体的促销活动折算成开支预算。当然，折算是与制订这次促销活动具体目的同步进行的。促销预算的每一步都应尽可能精确无误。
尽管不能按照市面上公开的价格（如广告）来估计促销预算的花费，但是大多数促销开支可以按既定的政策和良好的成交进程来估算。公司存有过去的相似的促销活动开支记录，如果当时所需的材料是通过正常的购买程序购买的（当然也包括拍卖的竞价及合成价），那么就可以依此估算出这次促销的开支。
促销预算小组的每个成员都应对预算负责。至于到底要花费多少，那就要取决于公司的目标以及以前促销的成功与否。促销预算应反映出目标所达的美元数额，而目标则应反映出预期达到的目的。实际上，促销预算应建立在以“目标论价”的基础上，而不应按预定的资金行事。
什么是预算，为什么需要预算
据说预算的准备、管理与控制是每个成功生意所必备的，不管预算涉及的是市场与销售领域、生产领域，或是生意的任何其它环节，常被用来开拓市场的广告在这个原理之中。但常有的一个例外就是促销领域。
促销预算也就是计划，即为了某一特殊的目的，把特定的一段时期内促销活动所需开支的费用详细列明用钱数体现出来。预算控制体系包括：
1.一份预先制订的详细计划，可用作一段时期内公司财力对不同促销活动投入量的依据；
2.一份与开拓市场活动有关的用款计划；
3.一种正式的体系，并可根据条件的变化对其进行调整；
4.一个依据，可据此对实际成绩做出评判。
如果说预算是商界成功的组成部分的话，那么为什么促销这一主要的开拓市场的亿元行业，总是在谈到预算计划与控制时被忽略呢？促销预算太不为人们所重视，常被粗略地制订出来。我认为促销面临正名问题，即为什么促销预算常被忽略。
预算的作用
"预算的作用在于它迫使促销负责人员做出计划，然后管理人员对准备采用的促销活动作出裁决。预算的作用还在于它能够对各种促销活动提供必需的款项，且保证这些款项的合理使用。预算还可被用作检验结果的标准。
既然大家没把促销预算看成是无意义的消遣，那么我们就必须正视预算的准备工作以及什么是预算，如何做预算。
企业最重要的任务在于计划、管理和控制共有资金，而要做到这一点，最主要的方法就是做预算。促销预算资金是共有资金，当然就应遵循其它共有资金的使用规定。与其它各种项目一样，最重要的是要明确促销的目标。当然做预算也应如此。促销目标应包括以下几项：
1.判定促销所需资金、生产所需资金以及改进促销活动的方法所需的资金；
2.检视预算资金是否能创造最高价值；
3.控制预算资金；
4.及时让管理人员了解目前执行预算的情况。
预算控制
预算控制也就是按照既定计划检查开支情况，以及衡量其产生的实际作用。可把促销预算看成既定计划，而把按照既定计划衡量其所产生实际作用的方法看作预算控制。
良好的预算控制可不断提醒有关人员去了解既定计划的执行状况，从而不断加强管理。良好的预算控制还可以随情况变化而调整，并提醒人们注意随之出现的问题。
编制预算前的准备
到底该怎样编制预算呢？正如“促销”没有一个统一的定义一样，怎么编制预算也无定规可循。下面是我们的一些想法和方法，实践证明这些方法是行之有效的。
如果事先确立了开拓市场的目标，即所应获得的利润，那么决不可盲目搞预算。这个目标既要顾及到公司的全局，也要考虑局部涉及到的促销产品。要牢记公司出售产品是为了获利，一切计划都要围绕这个中心来进行。预算的任务是要确立促销的目的，再据此来确定促销的类型及其花费。先勾勒出促销目标的轮廓，然后再编制预算。
要想进行有效的计划与控制，首先要搞清楚哪些活动开支可归入促销开支项目；然后，再细分促销活动的各种开支。完成这两步之后，才可开始有效地进行编制预算的工作。
促销预算及控制还要包括下列步骤：
1.确立公司的促销目标，即所花的钱能销售多少产品，能获利多少；
2.确认目标及策略以使公司能达到预期的目的；
3.决定开支的数目；
4.经常了解现状以应付处理千变万化的情况；
5.提供一个可行的、严格的、正式的框架。
在编制促销预算前，手头当然还要有一些有关的数据，即过去几年里的开展促销活动的数据：有效性是多大，对产品的销售起到了多大的作用。你还应了解该产品目前的情况、公司的现有资金、预期的市场目标、机遇和对象。一定要熟悉各种促销方式的策略、方法及其所需的资金。
明确与促销活动有关人员的职责范围是很重要的。如有可能，最好搞一份供管理人员参考的多层次预算表：一个层次反映维持目前销售现状，一个反映适度增长，还有一个反映实际增长。
编制预算
由于我们经常误解促销与预算的作用，没有予以足够的重视，所以本文用了不少篇幅来明确促销的意义、方法类别和作用，并概述了促销预算的目的及做促销预算的方法。促销预算与控制的恰当准备取决于对这两个领域的深刻理解，因为你不可能左右自己不懂的东西。
开预备会 应在一年开始时以一些预备会的形式开始本年度的预算工作。这些预备会议应总结本年度与上一年度所进行的促销活动的结果，展望下一年度所进行的促销活动、销售目标及其与促销的关系，还有亟待解决的具体问题以及解决这些问题的办法。依此为依据，市场开拓与促销人员就可制订促销策略，并算出其开支。这些预备会议当然应该让即将参与促销的人员都出席。
这些预备会应首先考虑预算的时间性。一般说来，预算是针对一年的，但做预算是应考虑未来的，至少要放眼看到两年甚至五年。
这些预备会议还应从公司本身和市场开拓目的的角度回顾以前促销活动的成效，这样做会有助于你对本年度计划做出必要的调整。当然，要有足够的时间来实施一项促销计划，然后再视具体情况对其作出调整。
对需要做预算的促销活动要考虑其可行性。如果公司想在竞争中处于领先位置，应对各种促销新方法进行鼓励，决不可使预算成为富有创造力促销手段实施的障碍。
如果预算做得恰当，那么我们就不需要应急费用，也不需要应急储备金。预算应算好促销中各个阶段开展的促销活动所需的资金。所以，如果该年度要进行新的促销活动的话，就可用促销预算中所列支的资金。
在召开预备会期间，要确信所有的促销工作都是公司人员所能胜任的。毫无准备进行的促销不是成功的促销，同样若销售人员不能将促销想法付诸行动，这样的促销也不是成功的促销。关键是要充分发挥公司人员的能力来完成促销计划，并要考虑到这一计划是否迎合零售商及所销产品的需要。
这些预备会议应讲述介绍每一种产品，并提出所需的促销手段。在促销与竞争对手相似的产品，或外观完全不同的产品时，应使用别具一格的针对性强的促销方法。前一种情况下，使用新的促销手段比使用广告媒介要有效得多，如在促销这类产品时，若使用赠券、有奖销售、抽彩方式，就可增加销售额；后一种情况下，可以有效地利用广告媒介，也可使用其它的鼓励人们尝试的促销方法，如赠券和送样品销售。
一种促销方法不一定适合所有的产品，促销某些产品的效果是预备会议应该考虑的重点。预备会议所应考虑的另一个重点是进行促销的时间：早在该产品销售良好时为了增加销量时进行呢，还是在该产品销售不力时为了刺激人们的购买欲才进行？
明确各个成员的分工 应该明确从预算、实施到控制等各个促销阶段的成员分工。任何有关人员都应该清楚自己的负责范围，即应确定广告促销人员、市场开拓人员、销售人员及财务人员的职责范围。
准备并编制预算 准备预算也就是最后把预备会议的内容形成文字，并回顾一下公司有关促销开支的分类细则。如上所述，编制促销预算的准备工作要从确认手头问题开始。这是因为促销只是市场开拓领域一个无一定界限的一部分。我们可以认为促销是除了广告之外的所有的赞助交流活动。尽管这种说法比较准确，但还不能把它当做预算准备的依据。
促销必须是针对以下这三种人员的：消费者、商业界和销售人员。还必须确定每个促销形式的开支是多少。每个公司对促销形式会有不同看法，会拨给多少不等的资金。但这些都不重要，关键是公司要对各种促销形成定规，以便编制预算时能有条不紊、系统、始终如一。最终的预算只是把所讨论的数据以及预备会上所形成的决定加工成文即可，也就是把这些决定付诸文字。预算成文要按以下步骤进行：
1.确立公司总的目标和市场开拓与销售目标；
2.制订商标策略，确定特定时期的具体促销目标。任何目标都应有检验标准，否则就是这个目标不够具体；
3.算出整个计划所需的开支；
4.把预算做得比较正规，以便随后可按实际执行情况对其进行反思。还应检验一下计划实施的结果，以便以后可评判各种不同促销形式的成效。
" 管理控制包括回顾与评判有关目前市场开拓的整个促销工作。要进行管理控制，管理人员必须调集完整的开支情况资料。在判定资金是否使用恰当，迄今为止的市场情况与促销成绩以及是否要对预算做出调整时是需要开支数据的。开支数据还可使管理人员经常了解计划的实施进度与开支情况。
开支控制是确保在预算期内所有的开支都是有章可依的。开支控制并不是机械控制，它要求实施者了解预算条目、促销计划以及公司的收支方法。
各个公司的有效控制体制细则不尽相同，这要取决于促销计划的复杂程度、促销人员的规模与能力以及公司内部的记帐要求。有效的控制体制的基本要素有以下几点：
1.确定称职人员来负责所有的开支；
2.在计划实施之前就要估计出开支情况；
3.在促销期内，为避免偏离预算，要定期进行开支回顾；
4.设立标准的计划与实施程序，非经管理人员首肯，不得对其作出任何更改。
在此要牢记一条准则：控制整个促销预算远不如对实施过程中的每个阶段进行控制有效。
促销物品的购买
购买促销物品标志着计划制定与准备阶段的结束，标志着开始实施促销计划与预算。这些物品的购买是根据公司制定的预算方案进行的，真正希望达到的效果是物尽其用、财尽其值。如果购买计划与具体方法得当，可以充分保证达到预期目标效果。
促销物品的购买与其它的购物在原则上不会有大的区别，基本原则包括如下几点：
1.制定详细的购买清单和服务内容以备核查；
2.只和那些在计划规定的时间内具备供货能力和有能力提供商业优质服务的卖主做买卖；
3.确信所购物品价格的公平合理；
4.根据市场目标效应检验所购物品，而不是根据预算来检验；
5.确信所购物品与所需服务在计划之列，而且是在权力机构制定计划时授权之列。
接下来的问题是：谁来具体购买？这要由公司组织机构来决定。责任可能落在公司供应部门、促销部门，或财务部门。最直接的解决办法就是让最称职的部门具体承担该项责任。
商品购买也是一种特殊的使命。购物者不仅要判明价格、质量，同时对于卖主的可靠性也必须明察。如果把此项工作分配给促销部门以外的工作人员，将会使促销部门有更多的时间从事自己创造性的促销工作。但是，如此做法，必须事先制定比较明确的责权界限，要求购买者必须搞清此次促销的目标和方向。
但是不幸的是在购买各种促销物品时，那些提供服务的供应部门往往被忽视，这种事情经常发生，因为促销部门总认为该项工作是一项创造性的工作，因而不愿把此项工作交给那些他们认为不具备创意的人们。当然，有些促销项目与服务不同一般，不能用传统的购物原则去衡量；在有些情况下，购物部门也不太熟悉促销部门的工作目标，而且许多促销项目具有非凡性，不能等同于以前所开展的促销服务。但是，即使促销工作具有非凡性，只要购物技巧得当，照样财尽其用。购物者花一定时间尽快熟悉促销目标和用意，无论该项工作是否有创意，都会有效的得以实施。
促销工作中许多方面并不都具有明显的创意，因而为何不把此项工作交给那些购物部门，这样促销部门就可以节省大量的人力和物力。像印制、招贴、制作优惠卡、抽彩、还本销售的兑现等工作，在促销部门认可的范围内，都可以交给其它部门来做。
促销部门的工作人员无论何时其首要的任务就是制定计划、提供创意，他们应把购买工作交给购物部门。当然，选择和购买具有创意性的物品时，如果没有促销部门的参与是不行的。即使促销部门不参与具体的购买，他们必须参与选择具备实力的供应商，必须最终裁决卖主是否提供了合格满意的产品。同时购物部门也应及时向促销部门提供各种信息反馈意见、市场价格、物品供应的信息。换句话来说，促销部门的工作人员需要参与具有创意的工作，但是这不等于说他们就要参与具体的物品购买，包括制定购买清单或报批购物申请。
购物技巧
采用最有效、最新的购物技巧。虽然许多促销物品是作为“包装附加品”卖给顾客的，但“组合购物”在当今的促销领域相当流行。许多促销工作包括各自不同的成份，比如创意计划制定、创意方法的采用、印刷、全方位服务、分销、储存、制版照像等。一个高明的买主应避免购买这些“整体组装物”，应直接转向“组合购物”。采用这种方法可以使你极大地节省费用，有效地控制你的工作，更好地理解促销计划的意用。从长远考虑，组合购物者当熟悉这种购物技巧和总的促销手段时，就可以更有效地开展工作。组合购物通常还应当具有控制资金流向的优点，因为只有当所有促销组合部分完成时，才付费用，而购买“整体组装物”时通常需预付某些费用。
总结
在注意促销预算的同时也要注意广告预算。应该注意到促销是市场开拓的主要目标，需要大量的财力和精心策划。促销和广告宣传应相得益彰，而不应各行其事。这样就要首先确定明确的市场开拓目标，同时也需要促销计划与广告计划的相互配合协调。
做促销预算也同广告预算一样，同样也需要确定严格有效的工作原则。每项促销工作都应经严格的审查，以确保此项工作符合市场目标短期和长期的需要。应该按照开支预算、实际开支和促销的成效来做出信息汇总工作。也就是说，预算不仅是一个计划和衡量促销开支的体系，而且还应被用做检查公司在此项投资中实际收益的一种手段。
应知道促销预算还可以根据产品、促销类型、促销期的长短、促销的领域加以细分。事实上，应把促销预算看作一个预算工程。制定促销预算时应先搞清以下几个问题：
1.促销活动怎样才能达到市场开拓的目标？
2.需要投入多少？
3.所要采取的促销手段是否利于市场开拓？对于那些大型零售组织是否合适？此项计划是否具有推广价值？
4.此项促销计划是希望取得速效、产生短期效应，还是希望持久以取得一个长期的市场效应？
5.促销计划目的是想向顾客展示产品的可靠性，从而使产品得以热销，还是用来刺激零售商多多进货，早上柜台？
当预算制定时就应把以上问题搞清，以便使决策者知道，此项预算是否是经过认真分析、思考和对比而制定的。
