一、POS机简介
POS机(point of sale),销售点终端,俗称“刷卡机”。销售点终端POS是一种多功能终端,把它安装在信用卡的特约商号户和受理网点中与机联成,就能实现资金自动转账。它具有支持消费、预受权、余额查询和转账等功能,使用起来安全、快速、可靠。
POS机可分为有线和无线POS机:有线POS机是使用电话线传输数据信息;无线POS机是通过移动公司SIM卡里面的GPRS功能运转数据。POS机根据情况也可分为消费和转账POS机:消费POS机具有消费、预受权、查询止付名单等功能,主要用于特约商号户受理银行卡消费;转账POS机具有财务转账和卡卡转账等功能,主要用于单位财务部门报销业务。企事业单位使用的财务POS机就是这种转账POS机。POS机西方运用很早,运用广泛。我国在九十年代开始运用,主要在银行、大商场,企事业单位使用比较少,没有普及。
二、POS机业务功能
第一,签到、签退。POS系统每日需主管卡、出纳卡两张卡,上班签到、下班签退,两人管理,保证单位卡的安全。第二,双向转账。POS转账分为单位卡转个人卡和个人卡转单位卡两种转账方式。第三,查余额。可查单位卡和个人卡的活期余额。第四,查问流水,当日转账成功交易明细。查询类型分为总计查询和明细查询。总计查询有当日借方刷卡次数、金额合计,贷方刷卡次数、金额合计,与单位账核对,查找错误,十分方便。第五,打印、重复打印。可根据需要打印两张以上当日交易明细供财务人员和用户核对,用户签字后一张票据可附凭证上备查,一张用户留存。明细单上有持卡人卡号、刷卡时间、业务类别(报销或还款)、金额、持卡人签名项。第六,修改密码。可随时修改主管卡、出纳卡密码。密码错误不能刷卡,保证单位资金的安全。
三、运用财务POS处理报销业务,防范财务风险
1、运用财务POS处理报销业务,防范财务风险的意义
我国是以现金传统支付手段为主的国家,以往企事业单位财务报销业务多为现金结算,公务支出一直实行“现金支付、先开支后报账”的传统模式,大量借用、携带、使用现金给办事人员带来极大不便。同时,由于现金支付难于监管,这部分公务支出透明度差,不利于管理和监督,甚至发生财务报销环节出现凑票报销或多开、虚开报销发票以及频繁出现假发票的现象。关于假发票的泛滥,财政部国库司制度研究处处长王东伟分析:主要有三个方面的问题,一个就是使用虚假发票报账,这个诱发了社会上假发票的泛滥;第二就是偷税漏税;第三个就是权钱交易,这个容易引发腐败问题。央行副行长苏宁说:“大量现金的使用,为偷税漏税、贪污腐败、行贿受贿、犯罪在客观上提供了便利。”而且,财务人员每天面对许多票据,计算后要付款和收款,手工清点难免有错,发生差错后又难以查找。
此外,去银行提款也是一个非常富有“挑战性”的工作,而且银行每天提现有额度限制,不能保证需求和资金、人身安全。随着业务的,企事业单位现金需求也越来越大,市面伪钞造假技术又越来越高,一般验钞机难以识别,容易造成资金损失。至此,财政部、中国人民银行印发《中央预算单位公务卡管理暂行办法》的通知(财库[2007]63号),拟在中央预算单位推行公务卡管理。公务卡是具备财务管理功能的一种银行卡,是一种新型的财政、财务管理工具和手段。公务卡操作实行“银行授信额度,个人持卡支付,单位报销还款,财政实施监控”的办法,公务卡制度的直接作用是将传统现金支付结算改为用公务卡支付结算。建立公务卡制度,通过制度和技术创新,可以使公务消费置于阳光之下,提高公务支出的透明度,从而有效地克服现金支付结算方式的信息不透明所导致的种种弊端。使用公务卡结算对于提升预算单位财务管理水平具有重要的促进作用,而且有利于促进银行卡产业发展。公务卡支付结算的范围主要是中央预算单位原使用现金结算的公用经费支出,包括差旅费、会议费、招待费和5万元以下的零星购买支出等。公务卡分为单位卡和个人卡,是对行政事业单位日常公务支出使用的银行卡的统称。而财务POS报销系统就是公务卡之一的单位卡。工作人员持有的主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡是个人卡。
财务POS报销系统是企事业单位通过银行提供的POS机实现单位内部财务报销业务。财务人员在报销时无需现金,只需报销人员提供该行银行卡,由财务人员根据报销情况在POS机上进行转账业务,可进(还款或收款)可出(付款)。每次通过POS机刷卡只要几秒钟,工作效率和准确率大大提高,杜绝伪钞,极大地降低单位库存,减少资金占用。企事业单位运用财务POS处理报销业务,不仅便捷,而且透明度高,所有支付行为都有据可查,有迹可寻,无论对提高单位透明度、防治腐败源头,还是对加强企事业单位财务管理、防范了财务风险、推进公务卡使用、公务卡改革都具有重要意义。
2、现金结算和POS机结算业务的对比(见表
1)
(2)B部门核算员业务:张某报差旅费还款642.80元;宁某报电话费85.39元;刘某报会议费3288元。合计2730.59元。
(3)C部门核算员业务:武某报招待费588元;谢某零星采购材料6890元;邹某提取公积金70000元。合计77478元。总计82784.79元。
四、POS机存在问题 由于银行盲目商户,盲目发放POS机抢占银行卡市场,管理不力,监管不严,制度不完善,最后出现恶意套现等一系列违规犯罪问题,不但给银行,而且给用户、个人都造成重大损失。如果因此造成个人不愿意使用银行卡,单位不愿意用财务POS机的情况,将大大阻碍公务卡的推广。
五、加强宣传完善管理制度
