摘要：人事档案是在教学、科研、行政管理等日常工作活动中形成真实材料，是单位培养、选拔、使用人事最重要的基本依据，具有真实性、基础性、历史性、全面性、系统性、权威性等特征。随着人事管理制度改革不断深化，人事档案管理工作也提出了更高要求。
关键词：信息化 管理 档案
1 管理现状及存在问题
1.1档案材料缺漏
原因主要有三方面：首先，人事档案材料形成涉及的部门较多，有教辅、科研、行政、组织机关等，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门。其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，破坏了人事档案材料的完整性，特别新进教工档案“档不随人走”的现象，有的教工档案甚至几年后才接收。第三，对档案材料缺漏进行核查的工作量较大，重复性脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。
按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，但内容普遍过于空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个教职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。特别第七类（奖励类）普遍缺少对应的奖励审批表、登记表或证书复印件。
1.3信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。
2 信息化管理的新思路
2.1以信息化推进档案资源
整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。如人事档案管理信息系统数据库的整合结构，以省委组织部研发的“干部档案目录管理系统”中现有数据作为基础，包括了人事档案的目录信息、任免情况等；结合校园卡中心丰富的个人信息，包括了个人照片、工作证号等。整合人事处权最新的数据，包括职称、来校工作时间、工资等，整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。该综合数据库整合保证了权威、最新的人事信息数据。根据人事处管理的数据库每年增加新教职工的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新教职工档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象。
2.2以信息化实现人事档案内容
如前所述，最能反映教工教学能力、科研等成就的是人事档案。但由于收集难度较大，最能体现个性方面的内容反而严重空泛。利用信息化技术，策划建设网络系统架构的教职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于教职工可通过Internet填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案 “奖励”类别进行信息补充。从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了教职工的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。从学校角度看，信息平台能收集教师科研、工作、教学等方面的荣誉，提高人事档案内容的展示度，也体现了高校综合科教能力。平台的设计需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；填写的奖励信息需要档案部门对照奖励相关原件审核，防止弄虚作假现象。
2.3以信息化帮助做好档案查漏工作
人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。这一思路可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。
