地方文献的搜集、整理是公共图书馆的一项重要工作。经过十多年的艰苦努力，我国地方文献的搜集整理，已经从起步阶段进入了完善发展时期。许多地区图书馆先后组建了地方文献资料室、参考室等机构，并且形成了具有一定藏书、人员的地方文献管理队伍。但是摆在我们面前的问题是：如何加强现代化地方文献的搜集，整理工作，建立具有一定特色的现代文献资料库，这项工作在整个公共图书馆事业中显得很有必要。
地方文献从内容结构上包括：地方史料、地方人士著述和现代出版物三部份构成。这几部份之间相辅相成不可缺少，但是很明显，在这几个构成部份中，人们一般只注重地方史料的搜集、整理而忽视了地方人士著述，特别是现代地方人士著述和现代地方出版物的搜集。
我国地方文献搜集中，从古至今只重视前人的著述，无论是古代的藏书楼到今天的图书馆，在相当长的一段时期内，人们的头脑中已经形成，一提地方文献搜集整理工作，只会联想到“地方史料”。也就是说：只有古人留下的资料，才能称之为“地方文献”，这种思想状况需要得到根本改变，关键在于重视和完善现代地方文献搜集整理工作。
一、现代地方文献搜集目标范围
在当今社会中，面临信息量爆炸性增长情况下，现代地方文献出版数量增长迅速，所以确定现代地方文献搜集的目标、范围是搜集整理工作的重要环节。
现代地方文献搜集目标，一般来说是指“现代文献搜集过程中所涉及的人员、地域，经费、管理等等方面”。搜集目标制定时要做到合理的安排人力，经费的投入量与整体的比例，即处理好局部与整体的关系。因为现代地方文献搜集是一项永久性的工作，搜集工作过程中需要相当的人力和经费投资。这项工作对于一个馆来讲短时期是不会产生社会效益和间接的经济效益的，因此必须根据各馆实际情况制定出具有各馆特色的搜集目标。目标制定时需要考虑确定搜集工作中可预见性目标，综合分析、研究搜集工作中所涉及到的各个环节，最后确定搜集时必备的经费、人员、范围等数额、标准以保证整个搜集工作流程畅通无阻。
现代地方文献搜集工作的特点是，类型多、品种杂，搜集范围较广。其范围应该包括以下几个方面：①本地的及籍贯属本地但在外地工作的现代、当代文化人士著述。②近年来本地区著者及文化人士在各种期刊、报纸上公开发表的各种学术论文、文学作品等专业文章，论文资料。③公开发表的各种译著、小说、散文、剧本、诗歌、杂文、美术作品、摄影、书画作品等，无论汇集成册成单张的均属搜集范围。④各种学会、协会及地方史志编纂机构编辑出版的各种正式出版及非正式出版的各种资料（包括手稿、油印稿、文稿）均应收集。总之现代、当代文化人所著述的一切资料都应属搜集的范围。
二、搜集中几项可行性措施
确定了地方文献搜集范围后，还应该针对现代地方文献的不同特征进行综合性分析，抓住特征，制定切实可行的搜集措施。
现代地方文献特征，一般可分为分散性和广泛性两方面。分散性指：所搜集的文献资料比较分散，大部份尚未成册，多数分散在各种公开发表或未公开发行的期刊中，这些资料往往与新知识、新研究成果密切联系，无论是各种类型的论文、学会、协会资料汇编、经验交流文章，都具活力，反映现代特点快，搜集整理后，深受读者欢迎，其查阅率较高；广泛性指：现代地方文献资料应用范围较广，搜集时所涉及的人员、范围面宽，搜集整理面十分广泛。当今社会特点是，政治、经济、文化，艺术各个学科之间已经形成了一个多元冲击的整体，各类出版物迅速增长。据不完全统计，目前我国各种期刊（包括内部期刊）已经突破一万种。这些上万种期刊可分为某一学科、某一领域专业期刊和跨学科的综合性期刊两大类。再从文献信息的增长量来讲，全世界先进技术普及率高的地区，文献信息增长量已经达到最高水平。现代地方文献搜集工作尽管所涉及的范围仅局限一个地区，但是如果分散在各个学科的专业性或综合性期刊中，其范围是相当广泛的。
掌握了现代地方文献的分散性和广泛性特征后，为了充分做到搜集时的系统性、完善性工作必须有针对性的制定出搜集整理的具体措施。
1、大胆设想，勇于创新应该作为现代地方文献搜集工作的主要原则。现代地方文献搜集除了广泛调查采访外，不能局限于填订书目，订单单一渠道。必须结合各地具体情况大胆创新。如云南省大理州图书馆，根据该地区属于民族自治区特点，与州人大及有关部门联系、协作、争取到以州人大、州政府办公室的名义，用文件的形式下发“征集本地区现代地方人士著述的有关通知。”并且还与当地文联、民间文学家协会配合，利用各种民族节日活动有目的、有计划的搜集地方文献资料。今年5月结合纪念毛泽东同志《在延安文艺座谈会上的讲话》发表50周年活动中，大理州图书馆联合州作家协会，州民间文学集成组织举办“大理州作家作品展览。”通过展览搜集到该地区多种民族组成的老、中、青作家在各种报纸、期刊发表的近百件作品，其中包括诗歌、散文、小说、民间文学、文学评论、论文等方面内容。该馆这种创造性的利用各种活动搜集整理现代地方文献方法是值得提倡和推广。
2、走捷途，密切与出版部门联系，掌握当地出版动态，搜集新近出版的著述，目前各地文化部门先后成立了新闻出版科（室），这类机构一般说来，都属于文化局管辖。图书馆可以充分利用各种有利因素，草拟出有关征集现代出版物的条文，与新闻出版机构联系，给本地所有出版单位下发“征集赠送现代出版物给图书馆的文件”，文件中注明赠送出版物的种数、册数、时间，有目的性的进行征集。
3、抓住时机，及时搜集。近年来各地盛行编纂各种地方史志，部门志，这些地方志编纂机构某种意义上，都属于临时性机构，经过一段时间编纂后，各种类型的地方史志、部门志均先后出版发行。图书馆搜集整理这类地方文献时必须抓住目前各种地方志、部门志出版发行的有利时机及时搜集。除了搜集各类型的正式出版发行的文献资料外，更重要的是不能放过这些出版物的手稿、油印稿的搜集，这些珍贵资料如果不及时搜集，将会错失良机留下遗憾。
4、现代地方文献搜集工作中，必须制定与搜集整理相适应的配套措施，以便搜集整理进一步完善提高。现代地方文献搜集进馆后，一般采取的方式是：将搜集整理后的文献资料分藏在各个部门中，这种传统入藏方式，不利于反映一个地区文化动态，更不利于读者检索利用。为了充分反映出一个地区文化成果，弘扬本地区，本民族的民族文化，可以采取将搜集到的现代地方文献集中起来统一入藏组建“本地区文化人著述文献资料档案库。”集中后的文献资料按学科以人为基数入藏，这种统一管理的方式有利于系统、全面完整的检索利用，对征集者本人还可以针对著者作品数量、质量发给“入藏证”证明该作者在图书馆档案库的入藏号、作者单位、学科类型。组建现代文化人著述档案库后，作者及研究人员可以更广泛的按人、按学科检索所需要的资料。
5、针对目前一般作者不愿将作品交图书馆收藏的情况，制定有利于搜集整理的对策。搜集现代地方文献时往往会碰到著述者成果较多，自已所留的保存本，仅仅只有一份，不愿将保存本交图书馆收藏，针对这种情况可以复制、复印办法解决。对个别突出人员还可以通过奖励形式解决，认真处理好搜集整理工作中出现的各种矛盾，以便有利于扩大搜集范围，形成具有一定规模的现代地方文献资料库。
三、搜集整理中注意的几个问题
加强现代地方文献搜集整理，组建具有地方性特点的现代、当代文化人著述资料室，对于图书馆事业的发展，形成具有一定特色的藏书体系是一项十分重要的工作，必须不失时机的抓紧抓好，但是具体工作中还应该注意以下几个问题：
1、搜集整理时应该注意按各个地区图书馆特点，确定优先搜集范围。现代地方文献搜集是一项长久性的工作，搜集之前根据各个馆情况、组建相应的“搜集整理小组”，人员可以专设或兼职。搜集人员在广泛调查、了解、采访基础上区分搜集的先后。那么怎样才能确定先后呢？那些方面需要重点考虑呢？首先，应该选择具有一定时间限制的现代、当代地方文献。如各地新修的各类地方志、部门志。另外，要选择对地区发展具有促进作用的现代地方文献资料。如各种战略性的研讨性论文汇编。反映某一地域的资源调查报告、国土资料开发利用资料等应该采取急用先搜的原则，优先进行搜集整理。
2、采取由近到远原则，逐步扩大搜集范围。现代，当代文化人士著述搜集要做到搜集的完整性、系统性并不是件容易的事，需要工作人员作仔细的了解、寻访、征集的过程。搜集中应该不失时机的了解情况，由远到近、似点带面逐步扩大搜集。
3、现代、当代地方文献搜集整理中，必须重视零散资料的搜集整理工作。零散资料一般来说内容广泛，人员涉及面广，搜集起来困难重重。但是这类资料一旦经过搜集整理后，最能体现出一个地方文献特色，也能够促进该地区政治、经济、文化事业的发展。搜集工作中应该把这类资料列为重点。
4、搜集整理过程中还应该注意对各种搜集的文献资料作认真仔细的鉴别，最后根据作者作品数量、质量区分出重点入藏和一般入藏的人员和文献。作品鉴别可以请各学科具有一定影响的人员承担，鉴别后的作品一经入藏后可发给著者“入藏证”。凡获得“入藏证”的文化人士著述都属重要收藏对象，这样更有利搜集工作的发展。
总之，现代地方文献搜集、整理是图书馆工作的一项重要内容，各地图书馆必须针对具体实际情况，有目标、有计划地进行搜集、整理工作，逐步形成一个具有自己馆藏特色的地方文献藏书体系。
