地方文献在各级图书馆中,都属于重点藏书范围。而在图书馆的藏书体系中,地方文献又具有相对的独立性。因此,在文献采访工作中,应单独制定地方文献采访原则及策略,使地方文献的采访工作既能坚持原则,又可灵活多变地进行。
一、采访原则唯一性
地方文献的采访与地方文献的界定紧密相联。不少图书馆地方文献的采访原则除以地方内容为主外,还把地方出版物、地方人士著述列入采访原则之中。笔者认为,地方文献的采访应与地域紧紧相联,确立以地方内容为唯一的采访原则,只要文献的内容与地方政治、经济、文化等方面有关。都应作为采访收藏的对象,即以地方内容为主。因为地方版的出版物,涵盖的范围十分广泛。不仅仅有地方文献,更多的是其它学科的文献,不可以“地方”为标志。地方人士的著作也是如此。他们创作的作品内容并不一定与地方有关,只有本人的作品内容是反映地方内容的,才可视为是地方文献。如地方人士编著的教科书、自然科学著作等,就与地方内容没有丝毫联系,被视为地方文献实属勉强。对于地方人士著述可作为基本藏书采访收藏,不作为地方文献专藏为妥。总之,确立以地方内容为唯一性的采访原则,是提高图书馆地方文献入藏质量的可靠保证。
二、采访工作的网络性
地方文献采访工作,仅仅依靠各馆独立行事,很难做到收全。地方文献采访工作,有它的独特性,它的采访不同于一般的图书资料,仅靠社科或自科等订购书目圈阅订购是远远不够的。多数地方文献因其内容的局限性,发行数量往往不大。且出版社常是自办发行,发行范围很小。所以,采访人员必须经常去出版社和书店走访。随时联系订购事宜。即使如此也只能收到本市、县的文献,局域内(地区或省内)的文献就不可能收全了。山西省图书馆自九十年代以来,组织专人赴全省范围内各地县采访征集地方文献,收到了一定的成果。但投入了大量的人力物力。通过几年来的实践探索,他们开始在各地(市)县图书馆设立地方文献征集网,由网内各级图书馆互相代收地方文献。这样既可以解决各馆征收地方文献时投入的人力,还可以节省一定的经费。网络的建立,使各馆之间加强了信息交流和联系,起到了互相协作帮助的作用。山西省图书馆地方文献部,几年来先后通过榆次、离石、中阳、代县等县馆征集了数量可观的、不宜多得的当地出版的地方文献资料。同时,还将省馆收集的复本地方期赠送给各地县馆,互通有无,互补不足,从而丰富了县馆的地方文献。
三、采访文献的重点性
地方文献在各级公共图书馆的藏书体系中,都视为重点收藏,强调其收全率。按等级划分往往被确定为一级藏书。而就地方文献本身来讲,其藏书也应突出重点,以重点来设立藏书体系。笔者认为,一般省公共图书馆的地方文献藏书应以新编县志、地方年鉴、地方人物传记为重点收藏。经此几类文献,组成馆藏地方文献藏书体系。这样,可使地方文献的收藏在求全的基础上,突出重点。新编县志、地方年鉴、地方统计资料等,是一个地区社会政治、经济、文化面貌的反映。具有客观、翔实的史料价值。因此,各级图书馆在确立了重点藏书之后,应与当地的史志院、党史办、统计局等有关单位建立密切联系。及时掌握出版发行动态,做到及时,全面地征集这类文献,使地方文献藏书体系不断增加扩大。
四、采访工作的灵活性
在采访地方文献的具体过程中,会遇到各种不同于采访一般文献的情况。主要反映在: 一是采访民间收藏;二是定价问题;三是手续问题。对于这些问题必须采取灵活的方式处理,否则就不可能征集到散落在民间的地方文献。首先对于在采访民间个人手中收藏的地方文献时,要求采访人员不能坐等上门,应主动走出馆门,通过各种渠道四处探询地方文献的下落。经书市、拍卖会、旧书市场等活动场所,掌握地方文献交流市场的行情,做到大致了解本地区的地方文献分布、流落情况,及时收集流落在民间的地方文献。其次是定价问题。在收集地方文献的过程中,有许多内部资料,特别是民间私人手中的历史文献(家谱、地契、帐薄)等,它们不象现今出版物,有明码标价。即使有的有标价,但因文献印数少,史料价值高,以及时代因素(民国时期、文革时期),其开价已远远超过一般标价。目前,全国收购这类文献又无统一的规定,一般以现行市场时价为准。因此,在采访的具体交涉中,工作人员应认真鉴别文献的质量,确认文献无误后,再与出售人员商谈价格。收购文献价格一般应低于市场时价为宜。如果死搬教条,按文献标价收购,出售者往往不会出售。一些珍贵的史料,就可能错过收购机会,而一去不返。因此,我认为,在定价上应灵活多变,确为珍品,高价收入也值得。这样,可使民间散落的珍贵地方文献归公所用。第二是手续问题,图书馆购入图书资料,书店等部门必须出示正式发票,才能入帐。地方文献的收集中,有不少是向市民个人或社会团体组织收集的,它们往往不能出示正式发票。如依照正规制度办理,民间及社会团体手中的地方文献,就不能收集收藏。这使地方文献的入藏会受到很大影响。在这一问题上既要慎重遵守制度,又要灵活、变通。可向有关主管部门及财务管理部门上交专题报告说明情况,请它们批准实行专用凭据作为购入文献的依据。
五、采访人员的高素质性
地方文献的采访人员,应由高素质的人员来担任。第一是学识水平要高,采访人员应具备大学文化程度,且学识要广泛、全面,文史基础要扎实、深厚。特别应精通地方历史及文化知识,这是担负地方文献采访工作的基本条件。第二要具备一定的社会交往能力,能与外界建立广泛、良好的社会关系。地方文献采访工作,要求采访人员经常深入地县收集文献。因此,人员的社会交往能力十分重要。采访人员要有一定的口才,流畅的表达能力。这样的人员才能顺利完成采访工作。第三要有较高的图书馆学专业水平。熟悉本馆的采、分、编工作程序及本馆的藏书体系。熟练地掌握查重、记到等技能。总之,高素质的采访人员是图书馆地方文献收藏的重要保障,应选拔优秀的人才担负这一工作。同时,在采访工作中应将所收藏文献的前因后果详细记录下来,以保证文献的真正收藏及使用价值。
〔出处〕 山西科技 2002(4)
