完整、有序、系统地编制地方文献报刊索引是省级公共图书馆的一项长期的、重要的工作。
报刊以博大的知识内涵对社会的各方面、各层次的情况作了真实、客观、及时的描述。通过报刊可以了解当今社会的政治、经济、文化、教育诸多方面的情报信息，掌握学术研究动向、研究水平和研究成果。报刊作为情报源，也存在知识分散、无系统的缺陷。报刊索引正是以完整、有序地将分散的知识系统化，从而有效地解决了这一问题。 地方文献报刊索引工作就是将报刊中所含的地方情报信息经选择、整序而成的一种检索系统。尤其是为地方社科研究提供信息的基础数据库。
一、索引的性质和作用
“地方文献是指有关本地方的一切资料，表现于各种记载形式的，如：图书、杂志、报纸、图片、照片、影片、画片、拓本、表格、传单、票据、文告、手稿、印模、簿籍等”。
报刊做为地方文献的一个重要组成部分，其内容具有广泛性、客观性、及时性、连续性的特点。将分散在各种报刊中反映本地方政治、经济、文化、教育、生产诸多方面的情报，经过选择、整序，建设完整的地方文献基础数据库，并提供有关读者检索使用，是地方文献报刊检索工作的基本任务。具有如下特点和作用：
1、揭示基础文献：报刊所载内容涉及各种社会现象，是反映社会各方面情况的第一手材料。因而它成为本地方社会科学研究必要的基础文献。社会科学研究工作者，要获取或占有这些基础文献，必须依靠一套完整、有序的地方文献报刊索引。无论对短期情报还是长期史料的获得，概莫例外。因而地方文献报刊索引，是地方社科情报（史料）的基础数据库。
2、专指性：地方文献报刊索引所选择的情报内容有着十分明显的专指性，即文献内容的地方性，它所选择、积累的内容是关于本地方产生的各种社会现象、动态、事实或与本地方有关的各种情报信息。是其它任何一种检索工具所不能替代的。
3、广泛性：是专指社科基础文献产生和形成于广泛的社会面。因此它能较为广泛地反映出社会横断面和社会动态的轨迹。是一种最原始的记录，而地方事业的发展正需要从这种广泛的情报信息中获取有益的东西。可见，地方文献报刊索引存着短期情报和长期史料的功能。是地方社科情报（史料）的基础数据库。
报刊既然存在着情报价值和史料价值，那么编制地方文献报刊索引，在选择文献时既要注重报刊的短期情报价值，又要考虑报刊所含的长期史料价值。既可以为用户提供短期情报服务，也可以提供长期史料服务。如，北京市供销合作联合社为编辑行业志，曾委托首都图书馆为其编辑《北京供销合作联合社资料汇编》。我们通过报刊索引及其它检索工具，检索出和编成上自“五四”运动下至1987年的1500余条、约80万字的资料汇编，其资料的80%源于报刊。
二、索引工作的方法
编制地方文献报刊索引，工作人员除需要掌握图书馆学和情报学基础理论、方法和了解本地区的历史及现行行政区划的范围外，还应掌握以下知识和工作方法：
1、报刊索引检索群的确立
这个特定的报刊检索群，即以本地区的报刊为检索核心，以非本地区的报刊为辅的检索系统。包括综合性、专业性及厂矿企业、行业的报刊。如北京，则以北京日报及其郊区报、北京晚报、北京青年报、北京法制报等，和以北京地方志、北京党史通讯、北京妇女运动史料、北京档案史料、北京公安史料、纵横、城市开发、紫禁城等期刊，及一大批本地区厂矿企业、行业报刊为核心，以中央及外省市的报刊为辅所组成的北京地方文献报刊检索系统。
2、报刊索引工作范围的选择
检索地域范围的选择。地域范围的概念应以现在行政区划为依据根据历史发展沿革、历代行政区划的变更来确定。一经确定，举凡有关本地区过去的、现在的、人文的、自然的而有文献价值的资料均应在选择范围之内，其中自然地理的资料选择宜宽。跨区域的河流、山脉，应注意资料的完整性。
选题范围。在门类上宜尽求广泛，以求充分反映社会的概貌。举凡有关本地区的政治、经济、文化、教育等历史的、现实的一切方面的资料均应在选择范围之内。资料的选择，应注意以下几点：
(1) 关于政治事件、政治运动资料的选择
一般以本地区的政治事件、政治运动为主要选择对象。在外地发生而对本地区产生影响的，如”五卅惨案”发生在上海，在北京引起了强烈的反响，并有遇难烈士。其有关资料，均应收集。
(2) 关于国际交流资料的选择问题
本地区各种代表团及知名人士在国外的活动资料应详尽选择，如北京市经济贸易代表团在日本东京举办经济贸易展览，其资料应列为北京地方文献，予以收集。从中可以反映出本地区的经济发展水平，在国际上影响以及国际间经济交流的状况。
(3) 关于文化交流资料的选择
本地区文化团体在外地（包括国外）举办或参加的各项展览、演出、体育赛等活动资料，以及在本地区举办，有重大国内外影响的上述活动，本地区虽然不是主办或参加单位的一方，对其资料，应均列入北京地方文献。
(4) 关于国际节日和地方节日的资料选择
一般只选择各种纪念节日在本地区的反映。如首都图书馆只选择北京妇女界庆祝“三八”国际妇女节的报道，而不选择不涉及本地区的专论纪念节日的文章。对于本地区各行业所举办的本行业的纪念节会议资料，只选其有一定社会影响者。如闻名中外的北京老字号药店同仁堂庆贺开业320周年的报道等。
(5) 关于各种学术会议等资料的选择
中央等召集的各种全国性会议，凡涉及本地区或有本地区代表参加的各项活动，言论等资料；本地区举办的，有一定的学术价值和史料价值的会议资料亦应选择。
(6) 关于人物传记资料的选择问题
凡对当时的社会或某一方面有一定影响，并具史料价值和符合下列条件之一的资料均应选择：本地方出生，成长而成名的人士；在本地方居住不论时间长短，只要对本地方有一定贡献和影响的非本地方籍人士。
(7) 关于若干具体情况的处理方法
本地方的报刊和中央一级报刊同时刊登同一篇文章时，应选择其内容较为完整者；综合性和专业性报刊同时刊登一篇内容与专业报刊宗旨一致的文章时，应选择专业报刊；对本地方的厂矿企业、行业报刊，应选择那些具有一定学术价值和史料价值并具有重复使用价值的资料。
3、地方文献报刊索引工作的整序方法
文献整序的目的是方便用户的选择。而地方文献报刊索引的整序，要服从地方事业的需要，地方的情报信息的整序，在宏观上可分为：环境、历史、经济基础和上层建筑。
环境包括自然环境和人文环境。主要用以反映某地方的地形、地貌、土壤，自然资源等以及该地方的建筑、市街坊巷、名胜古迹、园林、坛庙寺观等整个环境概貌；历史主要用以反映某地方社会发展过程的全貌。地方人物与该地历史关系密切，是该地历史的重要交往。历史与环境从纵横方向完整地反映了某地方的发展概况；经济基础主要用以反映某地方的经济物产、建设成就等方面的情况。主要包括：工业、农业、财政金融、城市建设与管理、交通、邮电、商业（含服务业）等。上层建筑主要用以反映某地方政治、社会、文化的面貌，包括：法律、文化、体育卫生、文学、艺术、教育等。
地方文献报刊索引工作的整序，就是将上述内容散见于报刊内有关某地方的情报信息，按一定的方式如分类的、字顺的或年代的进行组合，使之成为一个完整有序的报刊检索系统。
笔者认为，采用分类的形式对文献进行区分和编组更适用于地方事业的需要。应在较大的类目下，分设专指性较强的小主题。如在农业类目下分设乡镇企业的小主题。其优点是：类目清楚，主题集中，便于使用。
综上所述，地方文献报刊索引工作，是由报刊内容的分散性和地方文献的专指性以及用户对文献检索需求的直接性所决定的。我们应在实践中，深入研究，以探求出更为完善的工作方法，编制出高质量的、方便于用户检索的地方文献报刊索引。
参考文献
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2 邹志仁 情报学基础 南京：南京大学出版社 1983
3 王万荣 情报学概论 北京：北京大学出版社 1988
4 杜定友 地方文献的搜集整理与使用 南京：南京图书馆 1957
5 牟实库 地方文献范畴初探 图书馆理论与实践 1989.1：43
