人类所进行的一切活动，都存在一个劳动消耗和劳动成果的关系问题，即效益问题。档案工作自然不能例外。在不同的社会发展阶段，由于生产力的发展水平、社会分工的复杂程度以及经济制度和经济体制的不同，因而也存在着不同的档案工作效益观。
一、市场经济档案工作效益观的误区
1.片面追求档案工作的经济效益。片面追求档案工作经济效益的主要表现，就是服务中的错位。近年来，人们十分强调档案工作要为经济建设服务，并提出“经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”。这本是无可非议的。但令人关注的是在这过程中出现的错位现象：过分强调和重视为经济建设服务，从而弱化和轻视为其他各项工作服务。这点显然与企业档案工作服务企业的宗旨不相符。档案工作服务企业的内容和范围是十分广泛的，它不仅要为企业生产服务，还要为企业科学、文化、教育等方方面面服务。例如2011年9月30日，公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为公司征过，避免了纠纷，取得了较好的社会效益。再如2011年10月17日，公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执，公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等），证实公司确实履行了合同协议，避免了纠纷，取得了较好的社会效益。
2.一味纠缠档案工作的局部效益。在市场经济条件下，人们习惯于从某一部门本身的收益情况来衡量该部门的工作成绩的大小与社会地位的高低，这种衡量标准对于全方位参与市场竞争的营利性部门来说是完全适用的。但把这种衡量标准不恰当地移到档案部门和档案工作的评估上就行不通了，甚至会把档案工作引入歧途。档案工作具有服务性、公益性和非营利性，一般来说其效益只能在服务企业的过程中来实现，因此这种效益不可能直接体现于档案部门，而是包含在广大企业利用者的收益当中。如果一定要纠缠档案部门本身的收益，就会造成本末倒置，对档案工作的发展不利。
二、树立档案工作的全面效益观
1.全面考察档案工作的“投入”与“产出”关系。市场经济有一条重要规律，那就是要求人们无论做什么事情，都要计成本，算得失。应该明确，基层科技档案室档案利用的经济产出与投入的比（经济效益），（投入，包括档案人员的工资、用房及设备的折旧费和维修费、水电费、档案办公用品费等。）是很高的。科技档案的利用效益是非常明显的，其高效益性，主要来自档案信息的固有特性和档案存在的广泛的社会功能，以及它的低成本性。例如公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案，公司综合档案室提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案，利用科技档案卷次共800余卷，从1997年至2001年，先后对8台机组进行了现代化技术改造，改造后的机组各项经济技术指标，达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造，不仅延长了机组的寿命，使老机组焕发了青春，而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平，增强了企业实力，对于企业参与市场竞争，迎接新世纪挑战，无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中，以汽机通流部分改造为重点，对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造，热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调，使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高，并取得明显的综合经济效益。
2.档案工作既要讲求经济效益，又要讲求社会效益。档案工作的服务内容和范围是非常广泛的，档案工作的效益也是多方面的。档案部门为企业提供档案服务，既可使其获得一定的经济效益，也可对解决企业的问题，促进企业进步起重要作用，具有社会效益。因此，任何片面地追求一种效益而忽视另一种效益的倾向都是欠妥的。例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1―6号老机组，并利用1―4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1―6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1―6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1―6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1―6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。
再如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1―6号老机组，并利用1―4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，公司邀请中电建协专家组对公司百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、 电热、 汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。
3.档案工作既要讲求现实效益，又要讲求长远效益。档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要，1992年开始，公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合公司已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。
公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，包括激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。该系统的应用给公司的档案工作带来诸多的便利，不仅帮助对归档资料进行迅速地分类、组卷、归档，能够充分发挥当前计算机和网络环境的功能和性能，采用客户机/服务器结构，采用支持网络共享的关系数据库，而且用户利用网络浏览器查询方便快捷，在几十万条记录中查询一条记录只需几秒钟。从根本上解决了“本子”里面找档案的手工操作，大大提高了工作效率。既把员工从手工登录的繁忙劳动中解放出来，而且为案卷质量的提高及检索工具的编制创造了良好的条件，同时，也为档案信息资源的开发利用也奠定了坚实的物质基础。
总之，市场经济强调以利益为导向，一切按经济原则办事，这一方面有利于强化档案工作的效益观念。但另一方面也容易导致片面追求效益的短期功利行为。因此，在市场经济条件下，企业档案工作不仅要讲求效益，而且要注意克服各种片面的效益观点。讲求全面的效益。
