〔摘要〕针对查新报告中各种有效信息未被整理、利用的现状，提出了一种利用VBA技术和EndNote软件建立查新报告数据库的方法。首先，利用Word VBA技术，依据文本特征从Word文档里抽取查新报告元数据项，之后利用Excel VBA技术将Word中的元数据项变为Excel数据，同时将Excel数据转换为EndNote可识别的文本文档从而建立了基于EndNote软件的查新报告数据库。
〔关键词〕查新报告；数据抽取；VBA技术；EndNote
DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2015.08.025
〔中图分类号〕G2507〔文献标识码〕B〔文章编号〕1008-0821（2015）08-0131-06
查新报告是查新机构根据查新委托书的要求，通过查新项目的查新点与所查文献范围内的文献信息进行比较分析，对查新点做出新颖性判别后，以书面形式撰写的客观、公正的技术文件。作为一种针对新颖性的鉴定报告，与其它科技类数据源相比，具备创新技术路线清晰、创新主题明确、创新结论对比客观、有序等优点，并客观反映出了创新主体、创新内容、创新领域、创新程度等各类信息。但现实中查新报告经常仅作为一次性鉴定材料，用完即废，其包含的各种创新信息并未被有效地挖掘、利用。其实，自2001年1月1日开始实施的国家科技部制定的《科技查新规范》就规定每个查新项目的《科技查新报告》需登记著录到国家查新工作数据库[3]。但是，到目前为止国家查新工作数据库还没有建立，各查新站的查新报告存放方式还是以纸质加电子文档形式存放为主。虽然有个别查新机构使用查新数据库管理[4]，但是购进一个数据库系统价格较为昂贵，且不同系统导出的数据文档都不统一，极难共享，这不利于今后全国查新报告统一数据库的建立。同时这些系统需要手动输入各种字段信息，如项目名称、委托人、委托单位、检索词等等，这不但费时费力，还很容易出错。针对这一问题，本文提出一种利用VBA技术和EndNote软件建立科技查新报告数据库的简易方法，与此同时还可以利用这些数据方便地实现对查新报告的统计和深度挖掘。
1建设查新报告数据库的设想
目前，几乎所有科技查新机构都选择用Word软件编写查新报告。Word文档易于编辑、修改、呈现文件内容，但其本身不包括语义信息，不易于数据信息的查询和交换。介于此笔者设计了采用Word VBA技术和EndNote软件实现构建科技查新报告数据库的简易方法。具体设计方案如图1所示。
8查新报告数据库设计具体流程如下：
（1）根据查新报告Word文档中分析出的固定文本特征，利用Word VBA技术抽取查新报告元数据项，得到包含元数据项内容的Word文档。
（2）利用Excel VBA技术将Word中的元数据项抽取、转换为Excel工作表中数据，此时的Excel工作表可实现元数据项统计、基于共现与耦合的元数据项深度挖掘，同时Excel数据表格可以方便转换为各种数据类型，如XML数据、CSV数据、DIF数据交换格式、SYLK符号链接格式，从而可以导入各种主流数据库和数据分析软件。
（3）依据绝大多数科技查新站都在使用EndNote软件的现状，以及EndNote软件创建数据库的特点，本文将Excel数据转换为EndNote可识别的文本文档。
（4）将数据导入EndNote，建立基于EndNote软件的查新报告数据库，数据库可实现各种统计和检索功能。
2查新报告数据库的具体建立过程
21查新报告中元数据项的抽取
对一篇正规的查新报告本身来说，虽然不同部委（教育部、科技部）的查新报告撰写规范略有不同，但都严格遵循其定义的格式，具有严格的编排结构。如查新报告编号、委托项目名称、查新委托人等待抽取的数据内容在查新报告Word文档中都有固定的文本特征，且多数待抽取的数据内容有可参照定位的文本信息。为此，笔者针对不同特征的数据内容项编写了对应的元数据项抽取规则。同时为了使查新报告抽取时更加准确、智能化，在窗体控件中增加了分子式下标修正、添加字段、中文数据库日期修正、签字日期修正、生成查新费用等，并编写了相应的程序。图2为窗体界面。图2科技查新报告元数据项抽取界面图
24利用EndNote软件建立查新报告数据库
EndNote软件作为参考文献目录的管理工具是由美国科学信息所（ISI）所开发研制的SCI（Thomson Scientific公司）的官方软件[7]。目前绝大多数科技查新站为了提高文献题录著录的效率都在使用该款软件辅助查新。我们选用EndNote软件来管理查新报告主要考虑到以下几点：①EndNote能管理的数据没有上限，至少能管理数十万条数据；②科技查新机构的广泛使用，避免了购买成本和学习时的时间成本；③可以根据个人需要重新排列并显示数据信息，可以对贮存的信息数据库进行检索；④EndNote的系统资源占用小；（5）EndNote有很强的功能扩展，如果默认安装的EndNote不能满足要求，能很方便地扩展功能，同时其导出数据格式可以被目前大多数信息分析软件识别，有利于查新报告数据库的深度信息挖掘。
将数据导入EndNote软件后可以根据实际情况来设置各种功能，如利用智能分组功能实现查新报告个人完成情况实时统计、委托单位实时统计等，因为操作完全等同于利用EndNote软件管理个人文献，在此不做赘述。设置完成后数据库界面如图6所示。
25利用Excel VBA深度挖掘查新报告元数据项
得到查新报告Excel元数据项数据表后可以利用Excel VBA技术来实现很多功能，如校内查新数量统计、国内外查新数量统计、查新目的统计、每个查新员查新数量统计等，下面我们利用Excel VBA技术统计查新员与查新员查新所用检索词的共现关系[8]，然后以可视化的方式呈现出来。数据源为本校已经做好的12份查新报告Excel元数据项数据表，表1为利用VBA技术自编软件所生成的共现多值矩阵。
图中圆点与方块间的连线表示查新员与其所用的检索词之间关联。通过共现多值矩阵、共现网络图谱可以清楚知道查新员所做查新的具体领域，最重要的是可以对新来查新项目分配时做到有的放矢。
3结论
本文根据查新报告中不同的元数据项的格式特点，利用Word VBA技术实现了查新报告元数据项抽取，之后利用Excel VBA技术将Word中的元数据项变为Excel数据，建立了基于EndNote软件的查新报告数据库，实现了Excel元数据项的深度挖掘功能，也为今后全国查新报告的入库、汇总和更深层次挖掘利用提供了数据源基础。同时该方案也可以应用到所有固定格式Word文档的元数据项建库。
参考文献
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