自中国加入世贸组织以来,中小企业得益于全球经济一体化发展地非常迅速,科学技术伴随着经济的发展也得到了长足的发展,对于中小企业来说,其经营环境可谓是日新月异.尤其是在会计工作的过程中,电脑记账逐渐地代替了手工记账,促使会计工作效率提高了很多,财务人员就会有很多时间来参与管理,会计信息系统也在经营实践过程中逐渐地建立,而财务软件则是会计信息系统的核心.财务软件是一种用来完成会计工作的软件,其中包含各种计算机语言编制的一系列文档资料,会计核算以及财务管理以及现代信息技术相结合产生了财务软件.
1 财务软件在中小企业会计核算流程中的应用优势分析
中小企业建立了自身的会计信息系统,财务软件也已在中小企业中普遍地被使用,计算机代理记账代替了手工账.企业的财务工作者只要收集原始凭证并将其输录到电脑中,电脑就会自动生成明细账、报表、凭证等.财务软件极大地简化了财务人员的工作内容,提高了财务人员的工作效率,更易于他们为领导提供决策上的帮助,他们能够更多地参与到企业的经营管理中,促使财务人员工作积极性的提高.具体表现在会计核算流程中的:凭证填制、凭证审核、会计账簿处理、结账、账簿查询以及报表生成.所以,财务软件不仅节约了财务人员的时间,同时也提高了工作效率,使得财务工作者有更多的时间参与企业管理和对财务数据的分析,为领导提供决策的帮助和依据,从而有助于提高中小企业的竞争力,也有助于企业财务工作的规范化.
另一方面,我们也可能发现,中小企业和大型企业不同的是内部部门设置没有那么完全,不过核心部门也一样都具备.所以对于软件商来说,在为中小企业开发软件时应注重中小企业的特殊性,并非只是对原有的软件进行功能上的精简或者阉割,因为如果太过精简的软件则失去了其使用价值,人工操作完全可以取代高昂的软件.而适当的财务软件在中小企业会计核算中,恰好就能发挥针对性的优势,能够满足中小企业规模较小的特点,尊重它依旧是一个完整的个体,和大型企业一样,那么必然其在财务上就有着一些特定的符合其企业需求的财务需要的事实,为财务核算提供各方面的便利.
2 现阶段中小企业财务软件应用中存在的问题分析
但是现今有非常多的财务软件在设置功能时未注意与企业会计制度的协调性,很多财务软件都存在反结账、反记账的功能.反账户的基本原则是在会计系统中,当完成填写证书等程序之后,如果发现之前存在处理方法错误的情况,使用者就可以使用具有该功能的账户返回到之前的步骤,进行对错误的更改和重新输入.在以前工作中,在手工记账的情况下这种做法是不可能实现的,手工做账如果有错误只能够通过补救划线.防沉降的基本原理是即使完成后如果发现总账等模块存在处理不当的问题,依然可以在最后根据不同的需要进行修改、核对、检查.而在手工记账的情况,一旦完成将直接进行收银台的结算,如需要更改,则只能等到下一个会计期间进行相应的处理.另外在一些情况下,财务人员为了财务软件能够接入更加方便,设立单方面项,即只有借记或贷记的不规范做法.或者有时为了结账过渡,甚至存在第十三个月的会计期间.以上这些做法都不符合规范的会计制度,但是却成为了财务软件中的非常重要甚至不可或缺的功能.
另外,现在财务软件都带有非常全面的分析功能,不过很多中小企业的财务人员并没有很好地使用这一功能,他们只把重点放在核算上.现实中,每个企业之间的情况不尽相同,所以财务软件大部分都根据中小企业的具体情况来进行个性化的研发和设定,缺乏普遍的适合各类企业或者行业的财务分析软件.对于开发商来说,为了能够更好地推广自己研发的软件,会全力地宣传自己软件的分析功能,事实上这样的分析功能并不一定就能够为领导提供决策上的帮助和支持.基于以上情况,许多中小企业干脆放弃了财务软件的分析功能,依旧继续采用传统的人工分析方法.这样就导致了财务软件很难发挥其事前控制的功能,不能够通过以历史数据来预测未来的发展趋势,或者提供一些预警功能以合理的生产经营决策.另外,市面上的财务软件很多,在总账、应收账款及其他模块的功能其实是相同的.
3 解决中小企业财务软件使用存在问题的对策
3.1 财务软件应用本身要注重与企业情况匹配
中小企业在和软件开发商购买财务软件的时候需要注意两个问题:一是根据企业的实际情况提相应的要求,在功能或者模块设置上要多费点心思,还要强化财务软件的分析功能,使得财务软件能够为领导的决策提供有帮助的信息,另外还能够加强企业的管理控制,要注重实际的使用功能而不仅仅重视包装.二是在国家相关金融管理软件部门的牵头下,比如从财政部和信息工业部方面,开发一些接口协议相对统一的数据处理财务软件,注重规格、规范,或者制定更加严格的行业标准来统一常用办公软件的形式.当然,财务软件开发商应当注意预留出一些接口以便使用单位自己开发一些个性化的需求.
3.2 做好财务软件使用的初始化与日常操作的规范
由于财务软件初始化的重要性以及基础性,财务软件的初始化是一项非常重要的工作.财务软件的设置合理会直接关系到系统在未来能不能够满足企业的会计核算和日常管理需求,能不能设置成功是系统以后发挥其功能的重要基础,而且设置好了后续工作都能很方便了.不仅如此,在日常工作中财务软件的使用操作也非常重要,所以应当区别地进行人员权限的设置,便于企业的内部管理和控制.日常操作时不能完全依赖开发商的售后服务,自身的科目设置还应结合自身企业的实际情况根据历史经验及操作习惯来进行预先设置.
3.3 提高领导层对财务软件使用的意识
中小企业存在一个较为普遍的现象,即中小企业的领导可能由于历史原因其文化程度并不高,所以他们对于财务软件也并不十分了解.在实际工作中,可能缺乏对财务软件重要性的认识,没有从实质上领会到财务软件能够真正给企业带来好处,缺乏在思想上对财务软件应用的重视.因此,强化中小企业领导对于财务软件的重视程度也是一个非常重要的一方面,这样才能够便于财务软件在中小企业中的推广应用,从而使得财务软件能够最大限度地发挥它的功效.从领导层开始,自上而下地重视财务软件的应用和分析功能,员工们才能从根本上重视工作,工作才能既快又好地开展起来.
3.4 提高财务人员综合素质
如今,科学技术发展得日新月异,会计信息系统的迭代开发也呈现着非常快速的发展,技术、理论的革新都会对财务信息系统和传统的会计工作带来巨大的冲击.会计内容、会计工作的内容随着社会的发展发生了很大的改变,这就要求中小企业需要和各种财政政策和各种财务软件相匹配、适应.而且在全球经济一体化的背景下,国内和国外的会计处理模式、会计处理规则和财务管理模式将会逐渐向国际趋同,这些都离不开财务人员的素质.所以,这就意味着对于未来中小企业的财务工作人员来说,其自身需具备较高的文化素质、技能水平,不仅仅要在会计专业方面具备过硬的素质,还要熟悉计算机的操作和财务软件系统,能够熟练运用计算机和系统,才能够为中小企业的发展提供巨大的动力.
4 结语
中小企业的财务软件应用给中小企业的发展提供了很多积极作用,同时也存在着一些问题.总的来说,中小企业的经济实力、制度建设、人员配备与大型企业都存在差异,因此,中小企业在选择财务软件时不能盲目,需要结合中小企业的实际情况以及特点,选择适合企业自身的财务软件.
