作为高校管理的核心工作，教学管理的有序化、高效化、科学化是保障教学质量和教学目标实现的前提。教学秘书是教学管理的具体执行人，是教务管理部门、教师和学生之间的渠道，担负着协调沟通、上传下达、维护教学秩序正常开展的重要职能。各高校人才培养目标的定位和最终实现，依赖于科学、高效的教学管理秩序的建立，而各项教学理念最终由教学秘书负责管理实施，充分地体现出这一岗位的重要性和对从业人员的素质要求。与一般的综合性高校相比较，除了相同的行政管理和学术管理职能，艺术类高校的教学管理及其课程的开设，还要紧密结合其专业的特殊性，符合艺术类学科的发展规律。因此，高素质、强能力、又具备一定艺术修养的教学秘书队伍，才是艺术类高校为社会培养高层次艺术人才的有力保障。
一、教学秘书的相关职责
教学秘书是在高校教学一线，具体协助分管的教学领导落实和开展各项教学活动，保障一切教学所需，联系师生、教务处以及学校其他职能部门的纽带，工作繁琐复杂，大致归纳为以下几方面。
1.负责协助制定相关的教学文件
相关教学文件的制定也是高校教学管理的重要环节，在众多教学管理文件中又尤以教学大纲和人才培养方案最为重要，是学校保证教学质量和进行专业人才培养的核心文件，是组织教学活动，安排授课任务的基本依据。因此，只有先科学合理的修订好教学大纲和人才培养方案等相关教学管理文件，教学秘书才能有依据地安排各年级、各学期的教学活动。
2.开展日常教学管理工作
制定本教学单位每学期的教学进度表(课表)，提醒每位教师上课时间，核实教师的授课计划、教案、备课笔记、试题等教学资料是否齐备。对教师因事请假后的停课、调课情况，要及时通知有关部门及学生，按规定处置，避免各类教学事故的发生。安排各项专业考试以及补考、重修，及时向任课教师催缴考试成绩单，将成绩按时输入数据库并提醒学生及时查看。协助院(系)领导进行日常的教学秩序检查，经常与教师和学生进行沟通，了解他们对教学管理各方面的意见和建议，并将情况及时反馈给院系领导。协助申报各项教学研究项目，如：省级、国家级精品课程，优秀教学成果奖，创新型人才培养模式案例，重点专业申报等等。随着教学条件的不断改善，各种多媒体教学设备日益增多，如果遇到设备故障也需要教学秘书及时处理，保障教学正常进行。
3.安排毕业创作(展览)、毕业论文以及其他实践活动
对于艺术生来说，毕业创作(展览)、毕业论文是整个艺术类高校四年教学过程的最后一个重要环节，是对所有学生整个大学阶段学习效果的一次总考核。近年来，每到毕业季，各大艺术高校的毕业展览都会引起不小的关注，这也成为艺术类高校向社会推荐人才的展示方式。因此教学秘书应及时督促毕业生完成毕业创作(设计)、毕业论文，协助院(系)领导组织、协调毕业生的毕业展览和论文答辩(包括最终展览的场地划分、主题风格设计、画册论文集设计等等)。最后做好毕业生的毕业审定并及时将相关材料报送教务处，直至毕业典礼的举行和毕业证书的发放。
4.做好相关教学档案的收集、整理和管理工作
各教学单位会在日常工作中产生大量有价值的文字、图像资料，如：各项教学大纲、教案、教研项目和成果，学科建设、课程建设文件，教学工作总结、会议记录、简报，学术交流活动，课程作业、考试试卷，毕业展览、论文汇总资料，各类展览活动、学生学籍档案等等。因此，做好这些工作除了具有较强的责任心，同时还必须具备一定的档案管理知识和现代电子数码知识，以确保各类教学档案的科学、合理保存。
除此之外，教学秘书还需要较强的综合素质来实现组织协调、检查监督、信息管理、宣传反馈等职能。
二、艺术类高校教学秘书应具备的几项素质
1.具备优秀的职业道德素质
教学管理人员是为教师和学生服务的，因此，具有良好的职业道德品质对搞好教学工作有着直接的影响。教学秘书的岗位职责要求具备耐心、细致、具有亲和力和乐于奉献的工作态度，做到爱岗敬业，具有事业心。
2.具备相关管理专业的知识和能力
作为教学秘书必须要熟悉各项教学管理业务，要熟练掌握办事操作流程，熟练自如地操作先进计算机设备和运用教务系统软件，总之要合理的利用各种资源提高办事效率。作为教学管理一线人员，不免要经常地跟教师和学生打交道，在面对制订教学计划、排设课程、安排教师和教室、教学检查、组织考试等工作时， 教学秘书还应该具备一定的组织协调能力，只有顺畅的沟通和协调，才能达到良好的教学秩序和管理的效果。教学秘书要及时听取教师和学生的意见，具备较强的观察和表达能力，及时发现教学活动中存在的各类问题，合理地解决，使教学工作能顺利完成。作为一名管理人员还要做到能规范、熟练地起草相关的申请、报告、通知、工作总结等公文。
3.具备创新精神和艺术修养
艺术类院校的学生是最敏感和最活跃的大学生群体，培养厚基础、强能力、高水平的创新型艺术人才是衡量艺术类高校办学质量的一项重要指标。艺术类高校专业的特殊性也要求教学秘书根据社会人才培养需要，不断优化、学习先进的教学管理模式，积极探索与本校教学实际相适应，与社会发展同进步的现代管理方式。在艺术院校氛围的熏陶之下，学好管理知识的同时，教学秘书还要加强自我的艺术修养，熟悉各门类艺术的发展规律和当下的艺术家群体状况，在艺术氛围的熏陶下，充分利用现代高科技技术，合理利用计算机、网络等新媒介来推进艺术类院校教学管理工作的创新(如开设微博、微信等加强与学生、教师的沟通交流等)。
三、结语
教学秘书是高校教学管理的一线人员，是教学活动各方面的具体执行者、参与者、协调者，也是教学秩序稳定，教学过程规范的重要保障人员，在教师、学生、学校职能管理部门之间起着重要的桥梁枢纽作用。了解自己岗位的职责，同时也需要具备以上所说的各项素质和认识到艺术类高校的特殊性，才能成为一名优秀的艺术类高校教学秘书，才能为培养专业知识宽，审美品位高，综合素质优，创作能力强的创新型艺术人才和建设一流的综合性艺术大学添砖加瓦。
