【论文摘要】 商务秘书具有一般秘书的共性,但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。
可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。 【论文关键词】 商务秘书 素质 培养 随着社会发展,秘书职业分工的细化,出现了不同行业的专门秘书。
不同的秘书有其共性,但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手,分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。
一、商务秘书涵义 1.国内外秘书学界关于“秘书”的定义
(1)秘书,在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
(2)秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手,主要职责是协助决策,承办业务,摘好行政工作。
(3)秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
(4)秘书应是主管人员的一位特殊的助手,她(他)掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感,以实际行动显示出主动性和正确的判断力,并在给予的权力范围内做出决定。
(5)秘书是指具有熟练的办公室工作能力,不需上级教促即能主动负贵,积极进取、干练果断,能在授权范围内做出正确决定的经理助手。 2.尽管定义不尽相同,但一般都包括以下涵义:
(1)秘书是组织中为领导者协助管理的助手,即秘书的辅助功能。
(2)秘书是组织中具有有限权限的管理者,即秘书的执行功能。
(3)秘书必须具有一定文书处理、办公技巧,即秘书的专业性。 商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。
由于工商企业是以利润最大化为目标的,性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点,因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点,例如商务秘书更强调平等合作,商务秘书面临更多的商业数据处理等。
二、商务秘书的素质要求 与其他行业秘书比较,商务秘书处于商业环境之中,商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点,这对其能力素质提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。
1.良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。
人是否具有创新意识、创新能力,是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态,在固有模式中努力出新招、创新意,如将繁琐的办文程序简化,以多媒体手段管理文档等,就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。
经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏,以及秘书工作服务性协调性强的特点,要求企业秘书必须具备良好的心理素质。 2.较强的学习应变能力。
商业环境是易变的,新情况时有出现、新知识层出不穷,商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点:一是强调自主学习;二是强调持久的、终身的学习;三是强调“工作学习化,学习工作化”;四是强调“双环学习”;五是强调学会学习;六是强调学后有新行为;七是强调组织学习。
商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力,以适应商业环境的多变性。 3.良好的知识结构。
商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求,从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看,必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才;从秘书知识要求来看,必须要具有法律学、市