【摘要】在现阶段的发展过程中，信息技术的应用已经得到了广泛普及。由于信息化时代的到来，企业的信息安全问题应该得到全面的重视，因此，在现阶段企业的发展中，要实现秘书信息的安全化管理就应该优化新媒体办公环境的信息管理制度。
【关键词】新媒体，办公环境，信息安全
在社会主义市场经济发展的今天，科学技术的发展为人们的生产及生活提供了相对较为便利的服务，而这种新科技的运营模式逐渐被应用到日常的办公环境中，信息化的发展模式将办公环境带到了一个新的发展空间。但是由于新媒体技术的不断发展，也给信息的安全性带来了新的挑战，在企业的发展过程中，信息的安全问题不仅会对企业的发展产生影响还会为社会经济的发展带来一定的影响。所以，在信息化发展的过程中，如何解决企业办公环境中秘书信息安全的问题已经成为现阶段信息化发展的主要课题。
一、新媒体环境的主要内涵
由于社会的不断发展，人们的生活逐渐步入了信息化的发展空间，多媒体的信息资源为我们的生活及工作提供了较为便利的服务。因此，在信息化发展的过程中我们可以通过以下三个方面对新媒体时代进行简单的阐述。第一，新媒体的技术应用主要是在电视、广播发展过程中逐渐形成的一种新型的网络信息模式。第二，新媒体的主要技术形式是通过网络技术以及数字形式传达信息，从而为人们提供娱乐性的服务。第三，在新媒体的发展过程中，通过信息同步与异步的交流模式，打破了传统信息交流的局限性，从而使信息的发展实现了全球化的运行模式，促进了信息化的交流与应用。因此，我们可以清楚的发现，在新媒体的发展过程中，信息的广泛传播逐渐改变着人们的思维。但是，多媒体的发展形式是一把双刃剑，为人们工作及生活提供便利服务的同时也给信息的安全性带来了一些隐患。
二、新媒体办公环境下信息传播的主要特征
（1）信息传播的广泛性特征。在信息环境的发展过程中，新媒体的发展空间逐渐增大，在其发展过程中通过与传统的媒体相互融合，打破了以往媒体形式的发展格局，从而形成了一种新的信息传播方式，使信息的发布不在受传统媒体的限制，逐渐形成了多方位的信息发展模式。因此，人们可以自由的发布信息，但是，这种信息化的发展模式也给信息的管理带来的一定的困难，由于信息量的逐渐增大，给信息控制工作带来了相应的难度。
（2）信息传播的偏差性。
在新媒体环境中人们可以通过匿名发布宣泄着自己的情绪，从而造成了情绪化的信息传播。因此，这些不利因素的产生使网络信息传输在一定程度上出现了偏差，对于这些信息的传播如果不能及时的进行控制，会在形成一系列的连锁反应，使办公环境受到了一定的影响，阻碍了信息化的正常发展，与此同时，也会使信息的安全性传播带来一定的隐患，使多媒体环境下办公信息的安全不能得到相应的保障。
三、新媒体环境下办公信息安全存在的隐患
（1）新媒体环境下办公信息安全会受网络流言的影响。
在新媒体网络时代的构建过程中，我们可以发现，信息的传播可以拉近人与人之间的距离，从而形成一个“小世界”的空间模式。因此，在这种范围中我们所需要的信息会在很短的时间内就可以找到，由于信息传播速度过快，会使信息的传播形成一种流言的传播模式，而这种流言的传播往往会给信息的安全带来一定程度的影响。首先，在办公环境中流言的传播会给企业中的工作人员带来一种不安的心理状态，流言的形式在很大程度上填补了人们信息的空白程度，使人们凭空的相信一些没有发生的事情。其次，流言的传播会给相关的工作人员造成一定程度上的恐慌，使企业员工在工作的过程中失去了向心力。因此，信息的传播有可能在一定程度上引发危机，所以，在企业的秘书信息处理过程中，应该全面的避免流言的产生，保证信息的安全性，从而提高办公人员的向心力，从而为企业的发展奠定坚实的基础。
（2）网络水军的出现使媒体环境下办公信息安全会受到影响。所谓网络水军主要是通过网络制造谣言，为了博取大众眼球传播信息，严重的威胁着信息的安全性。一些网络水军传播着低俗的信息，通过一些反社会的语言形式传播一些无良信息，对网络信息的文化发展产生了一定的影响。由于这些网络水军的出现，使信息安全的监督工作面临着巨大的成本问题，在信息维护的过程中，网络水军的组织相对较为严密，这就使信息监察在一定成度上受到了影响，使资源造成了严重的浪费。因此，这种现象的出现会使整个网络环境的安全受到一定程度的威胁，从而引发信任危机。
四、新媒体环境下办公环境下秘书信息安全的研究策略
（一）通过制度的建立优化企业信息的管理。
在提高办公环境中秘书信息安全的过程中，要建立一套完整的制度来对员工的相关行为进行约束。在企业的发展过程中，合理化的内部制度对企业的发展具有十分重要的意义。通过合理化制度的建立可以使企业信息的管理形成一种良好的模式。在制度的建立过程中，企业秘书应该收集相关的法律条款，通过整理为企业制度的建立提供参考。在制度的建立过程中要将信息的权限分配做到权力与责任相对等的模式，注重办公数据的保护。与此同时，应该让每个员工都明确信息安全的主要保护行为，如果在办公的过程中出现企业信息泄露的情况就要追究其法律责任。因此，通过相关制度的建立，强化人员的管理，在提高全体员工对信息安全重视的同时推动企业的全面发展。
（二）通过规范办公软件的操作优化秘书信息安全管理。
在多媒体办公环境逐渐发展的今天，相关的从业人员在使用办公软件时一定要养成定期检查维修的习惯。首先，秘书从业人员一定要养成合理操作的习惯，设置开机密码和屏保密码，从而防止数据的丢失，在办公的过程中要注意邮件的性质，同时也要设置相关共享文档的密码，共享文档使用结束之后要立刻关闭避免相关数据的流失，而且，在使用办公软件使一定要选择正版软件，对于软件的检查一定要全面进行，从而防止病毒的侵入导致整个系统不能正常运行。其次，对于系统中的软件一定要定期维修，在整个系统中一定要安装杀毒软件以及防火墙系统，从而对电脑中的病毒及时清理，在整个电子系统中一些病毒的侵入对信息安全的危害是不容小视的，这些系统的运行会在一定程度上造成系统资源的浪费，从而影响整个系统的稳定性。最后，对于系统中存在的漏洞要及时防护，使整个系统可以更加稳定的运行。因此，在日常工作中应该定期的对电脑进行病毒的查杀，使办公环境中信息的安全管理做到全面有效的防护。
