商务文书是直接服务于社会经济活动，服务于物质资料的生产及其管理的一种应用文体。由于服务对象、范围、功能、作者等的不同，商务文书的语言自然区别于议论文体和文学艺术文体的语言。
商务文书讲求实用，具体表现在以下几个方面。
一、确切 所谓确切，就是准确、贴切、恰如其分地传递信息。这包括用词确切，组句恰当，表意明确，概念准确，判断推理合乎逻辑，结论符合实际，正确地反映客观事物，使人正确无误地理解文章的内容，便于处理。
对于商务文书来说，其确切性比其他文体要求更高，例如各种经济管理的法规、指令性公文等，具有很强的政策性和规范性；各种协议、合同，涉及各方利益，要求共同履行。假如行文语言不确切，造成歧义，理解错误，就会贻误工作或造成损失。
商务文书的这一特点要求做到以下几点：
（1）要用词确切。一是精确选用近义词。
写商务文书要从词义的异同、词义的轻重、词义的时代特色、词义的对象、词义的感情色彩等方面仔细辨析近义词词义的细微差别，从中选用恰当的词语，准确的表达概念。例如，“公证”、“鉴证”、“见证”是合同类文书中常用的几个概念，都有证明的含义，但证明机关却不同，因而不能互相代用：“公证”是公证处对经济合同作出的审查、鉴定、证明 ；“鉴证”是工商行政管理局作的证明；“见证”则是由律师事务所作的证明。
二是恰当选用模糊词语。确切与模糊似乎是互相矛盾的，但有些事本身就具有模糊性，适当使用模糊词语来表达，反而能起到更精当的作用，例如企业对自己所取得的成绩的评价，如经济活动分析报告的写作，为了表示自己审慎的态度和清醒的认识，可用“取得了一定成绩”，“效益有了一定程度的提高”的说法，其中的两个“一定”都是模糊词语，就很好的表达了谦虑、冷静的风度。
（2）造句要合乎语法规则。一是句子成分要完整；二是词语搭配要恰当；三是造句要合乎逻辑；四是正确使用关联词语。
例如“但是”是表示转折，有些人将它与“而是”相混了。“只有”与“那么”，“才”；“只要”与“就”的搭配是稳定的不能乱拆乱配。
二、简练 所谓简练，就是简洁，精炼。要做到文约事丰，言简意赅。这就要做到：
（1）简化内容，抓住要害，力戒浮文。文章最忌无头绪，无重点。事无巨细，眉毛胡子一把抓，势必会产生冗长拖沓的毛病。
（2）注意推敲词语，力戒堆砌、重复、赘余。语言不精炼。常常是由于堆砌空话、套话、废话所致。
（3）酌情使用文言词语。汉语中的文言词语具有简洁凝练的特点，恰当地使用一些文言词语，既使语言简练，又能增强文章的表现力。
如：用“业经”代替“已经过”；用“妥否”代替“合适不合适”；用“勿误”代替“不要耽误”等等，使商务文书语言既简练，又庄重。
（4）恰当使用简缩词。现代汉语中的许多词语的简缩已约定俗成，众所公认。
如“劳保”、“高校”、“边贸”等等。适当使用简缩词，可使行文简洁精炼。
但不可滥用简缩词，要遵守下列原则：一是简缩词须约定俗成，具有规范性，为社会所公认。如“总后勤部”简称“总后”，不能简称“总勤”； “人才交流”不能缩为“人流”，因为“人流”是指医疗用语“人工流产”，乱用必误大事。
二是如简缩词有多种含义时，应在第一次出现时加以注明，如“三通”应注明是通邮、通商、通航。
三、平实 所谓平实，就是质朴平易，通俗易懂，朴实无华。这要注意以下几个方面：
（1）实话实说，力戒夸饰。商务文书的语言，要求直接了当，开门见山，直叙事实，直陈意见。否则，只能降低商务文书的实用价值。
（2）使用词语通俗平易，摒弃生僻词语。商务文书要运用目前全民通用的、具有稳定性的词语，免用文意晦涩之词，既要防止滥用文言词，又要避免使用不规范的方言土语。
（3）有选择地使用一些修辞手法，适当增加一点形象性。商务文书带有很强的功利性，以实用为主要目的，但它不是绝对排斥形象性。
商务文书中使用较多的修辞手法主要是比喻（与公文不同）。比如： “后遗症”、“三角债”、“软着陆”、“市场疲软”、“倾斜政策”、“拳头产品”、“婆婆多”等都是通过比喻，使抽象的变形象，使读者易理解、接受。
但商务文书使用修辞手法，还应谨慎，要用得恰当、准确。如下例：“过去抓住农业有两个失误，忽视了山，忽视了水，今后农业要翻番，就要两眼盯住山和水，念好‘山海经’，画好‘山水画’。
（《国务院公报》第424号）这段话用念山海经，画山水画来比喻农业要抓好对山水资源的开发和利用，十分形象贴切，这使语言在平实朴素中显露出新颖别致的特点。
四、庄重 所谓庄重，就是端庄、郑重。这是处理经济事务应有的严肃持重的态度在商务文书语言中的体现，这要做到：
（1）使用规范化的书面词语。商务文书应多用书面语，慎用口头语，使之具有庄重的色彩。
如要说“从速”而不说“越快越好”，要说“当否”不说“妥当不妥当”等。商务文书应绝对排斥那些不规范、不确切，含义模糊和情调低下的口头语，如“大款”、“大腕”、“发烧友”等等，这些口头语运用在商务文书中将损坏其庄重性，冲淡文中的严肃气氛，显得格调粗俗低下。
（2）恰当选用惯用文书词语。在商务文书写作中，已逐步形成一整套惯用文书词语。如：称谓词语，第
一、
二、三人称分别用“本”、“贵”、“该”；开端用“兹”、“遵照”、“欣悉”、“近查”等；期请用“拟请”、“务请”、“切盼”；表态用“同意”、“照办”等；征询，期复用“可否”、“请批示”、“请审查”等；过渡用“前接”、“鉴于”、“据此”、“为此”等；结尾用“为荷”、“为要”、“为盼”等。恰当使用惯用文书词语能使商务文书言简意明，语气庄重、得体。
