一、医院声像档案数字化管理的必要性
在医院声像档案的传统管理模式过程中，由于受制于技术、年限等因素的影响，档案易发生损毁及报废等情况，从而导致声像档案失去应有的利用价值，给管理工作带来较大的影响。并且在医院声像档案管理工作中，对保管方面具有严格的要求，要有效的控制好温度、湿度、光照，灰尘及磁场等方面因素带来的不利影响，这就需要购入大量的储存设备。在声像档案中，磁介质信息载体稳定性较差，这在保存过程中对资料质量会带来较大的影响，随着利用次数的增加会导致声像档案磨损严重，没办法进行使用。另外，声像档案不仅需要较大的存放空间，而且手工检索难度也较大。针对于声像档案传统管理中的诸多弊端，需要加快推进医院声像档案的数字化管理，充分地利用计算机、移动硬盘及光盘作为声像档案的存储工具，不仅有效地节省了储存空间，而且还能够通过网络实现声像档案资源的远距离下载使用，加快推动了档案资源共享的实现，为声像档案管理效率和管理质量提高起到了非常重要的作用。
二、医院声像档案数字化管理的办法
（一）医院声像材料的数字化处理
1、医院照片档案的数字化处理。对于医院声像档案中的一些照片在数字化处理过程中，可以充分地利用扫描仪和数码相机来对其进行数字化转化。在扫描过程中要对分辨率和图像格式进行合理选择，确保照片的质量及具有较好的压缩比，有效地降低存贮的空间。为了保证不失真，一些较为珍贵的照片，可以采用TIFF格式存储。对于些陈旧及破损的老照片，可以利用PS软件加以处理。
2、医院录音档案的数字化处理。对于医院声像档案中的录音带，可以利用功能强大的录音软件将其制成音频文件，并采用一些较常见的格式进行保存，也可以采用压缩文件进行保存。在对录音带制成音频文件过程中，需要选择适当的采样频率、录音声道和量化标准，在确保不降低原带质量的情况下，选择一个合理的数值，确保数字化录音资料的质量。
3、医院录像带的数字化处理。对医院录像带，可通过视频采集卡集成MPGE文件格式并转刻成VCD或DVD。现行的AdobePremiere、AdobeAfter Effects 6.5或DiscreetCombustion软件都可完成录像带数字化转换，也可通过数码录像机转录后刻录。
（二）医院实际工作中声像档案的数字化管理措施
1、明确范围，收集整理。长期以来，因为医院声像档案管理的误区及医院声像档案意识的淡薄，使得个别人员对医院声像资料认识不够，不知道该如何保管，致使该载体资料流失。凡记载医院召开重要会议、参加外事活动、取得的科研成果、开展的新技术、新项目等照片、底片、VCD、录音、录像都在归档范围。医院档案管理人员在每一次活动结束后，应积极主动地收集、整理声像资料，以保证医院档案资料的完整性及实用性。
2、分类编目，立卷归档。为便于医院档案的保存和利用，需根据医院声像档案的内容进行分类编目，立卷归档。 首先，医院照片档案按拍摄时间、内容分类。同属一类的照片按时间顺序编号，纸质照片应同时填写其底片号。档号格式为：全宗号-目录号-案卷号-流水号（照片号、底片号）。照片编号采用横写格式，其格式为照片/底片号-文字说明-拍摄时间-作者。纸质照片档案应同底片一同归档，如已经数字化处理，还应标明数码目录号，既可直接保存在计算机内，也可刻成光盘。数码照片可按其拍摄年代建立文件夹，内设子文件夹，文件夹内应附文件说明（文字说明、拍摄时间、作者等）。数码照片的档号格式为全宗号-数码目录号-盘号-数码照片号。永久保存的数码照片亦应同时冲洗纸质照片保存，以供查阅，其编号应对应数码照片编号。其次，医院录音、录像档案按年代、记录内容分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。其档号格式为：全宗号-目录号-案卷号-流水号。已转换成音频文件、视频文件的档案分类、编目方法与其相同。此类档案即可存入计算机，也可刻录成VCD光盘。归档时录音带、录像带应同其光盘一同归档。 最后，光盘使用年限通常都较长，但为了避免意外事件发生时对资料带来不必要的损害，医院光盘档案在存档的同时也要提供一份供查阅时使用，这样就可以对原始资料进行妥善保管。
3、统一管理，规范使用。在医院数字化声像档案管理过程中，需要建立统一的数据库和搜索引擎，同时还要进一步对声像档案使用制度进行完善，加强对声像档案的保管。在具体工作中，需要设置专职人员管理声像档案，并定期对医院的声像档案进行检查，严格按借阅手续来管理声像档案的借阅工作，对于归还的声像档案管理人员需要认真进行检查，做好验收工作。在医院声像档案管理工作中，需要分级进行管理，针对声像档案资料的珍贵程度来采取不同的保护范围，对于一些十分珍贵的声像档案尽量不外借。在医院声像档案利用过程中，需要在不影响保密的前提下进行。
三、结束语
医院声像档案作为医院发展历史的重要见证，可以为医院的管理提供重要的信息依据，因此需要强化医院声像档案的管理工作，充分地利用现代化技术来加快实现声像档案资料的数字化转化，利用数字化管理来有效地推动医院声像档案的开发利用工作，从而使其能够更好地服务于医院的医疗、教学和科研等工作。
