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对档案实施以“件”为单位归档的探讨

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对档案实施以“件”为单位归档的探讨
时间:2023-05-14 01:01:04     小编:

[摘 要]结合档案管理工作的特点,积极探讨了档案以“件”为单位进行归档的方法。实践表明,档案以“件”为保管单位进行整理、保管、利用是一种切实可行的方法,也是一种先进的管理模式。

[关键词]档案归档;可行性;具体做法

一、以“件“为单位归档的可行性分析

与传统的文书立卷所暴露的繁琐、复杂和效率低的弱点相比,传统立卷整理程序、整理方法及检索利用等方面与当今社会的发展已经格格不入,采取以“件”为保管单位进行整理则可以解决这些问题,这种新归档文件整理方法的优点表现在:

1.适应计算机管理档案的需要。随着现代化程度的提高,计算机技术在管理中日益普及。传统的案卷级加文件级手工检索方式不仅增加了数据录入量,还影响检索速度,不能满足经济社会高速运作的要求。同时,繁琐的立卷程序使档案管理软件的设计过于复杂,计算

机辅助管理难以实现,影响了计算机在档案部门的使用,所以在实施以“件”为保管单位的归档办法有利于档案工作的计算机管理,为档案信息化的实现奠定基础。

2.减轻了档案人员的劳动强度。由于发展的目标是以增加经济效益为目的,以最低的人员投入获得较高的经济效益,因而多数企业档案人员身兼数职,工作繁忙。实行新《规则》后归档文件是随办随归档,将整理工作化整为零,减轻了集中整理的压力,从而大大减轻了立卷人员的工作强度。

3.降低了档案人员的业务“门槛”。档案大部分采用装订形式,档案人员在具体立卷工作中不仅要考虑文件的类别划分,照顾案卷厚度等问题,还要拟写出反映卷内文件内容的案卷标题,这就要求立卷人员既要有较高的业务素质,又要熟悉本单位的业务,同时更要具备一定的档案专业知识、具有一定的文化素养和一定的实际操作能力。而实施以“件”为保管单位的归档方法,则不需要订卷及拟写案卷标题.并便于拾遗补漏。据调查,每年需要拾遗补漏文件有时高达20余份,从而降低了立卷人员的实际操作难度。

4.解决了档案利用时的保密问题。传统的立卷方法所产生的案卷都是由较多文件组成,在提供利用时,有时利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷,档案部门只能整卷提供,极易造成泄密事件的发生。实施以“件”为保管单位的归档方法,就会解决档案利用时的保密问题。

5..档案部门在提供利用或对档案进行扫描、复印时,必须将案卷拆成散页才能进行,拆卷再装订的过程不仅增加档案人员的工作量,同时也破坏了档案原件。实施以“件”为保管单位后,既节省了人力物力,又便于扫描、复制和提供利用。

二、具体做法

1.随办随归。我们在实际指导过程中发现,基层档案人员对“随办随归”的认识存在一定的偏差,有人认为随办随归的做法其主要内容是无论收文发文,只要形成一件就归档一件,不进行其它形式的整理,这种做法违背了档案归档原则,把档案管理变成了文件管理。实际工作中,我们强调,“随办随归”中的“办”指的是办结而不是办理,因此文件应在办理程序结束后才能归档。我们在纠正这种认识偏差的同时,针对各单位的实际情况开展了方向性的指导工作,对于那些档案数量不太多的单位,结合平时的工作,做到随办结,随存档,将整理工作做在平时。对形成文件较多的单位,在随办结随归档的同时,其档案部门一年一次接收归档为多次接收归档。

2.归档鉴定。根据档案鉴定工作的原则(即根据需要和为国家积累历史文化财富的需要,用历史的、全面的、发展的、效益的观点,正确分析和鉴别档案保存价值,限确划分档案的保管期限),首先建立明确的档案价值鉴定标准,其次确定归档与不归档文件的范围,有效预防了“有文必档”情况的发生。

3.科学排列。有的单位将全部归档文件直接按时间或文号顺序排列,造成按事由途径查找文件不便等问题。归档文件应当按事由排列,在此前提下,归档文件在事由内和事由间的排序具有较大的灵活性。在事由内既可按文件形成时间的先后顺序排列,也可按文件的重要程度进行排列;在事由间除了按事由形成的时间和重要程度排列外,还可以按事由具有的共同属性分别集中排列,例如:按责任者或承办部门进行排列,按不同问题集中排列,如:村委选举、村干部任免等有关村务问题形成的文件分别集中排列。另外,还应结合本单位的实际情况选择归档文件的排列方法,实行了文件随办随归的单位宜采用按不同事由形成时间的先后顺序进行排列;而档案管理现代化水平较低的单位宜采用按事由具有的共同属性进行排列,这样便于手工检索。

4.分类方法。由于新《规则》对归档文件的分类方法赋予了很大的灵活性,根据试点单位的具体情况,结合目前大部分单位档案管理采取手工与计算机并用的特点,对党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类档案的分类采用了年度一问题一保管期限分类法。

三、结论

总之,通过在实施以“件”为保管单位的归档办法,我们认为《规则》的应用既适应现实工作的需要,又立足于未来的现代化管理,并由于具有较大的灵活性和很强的可操作性,受到了档案工作人员的欢迎,必将成为今后档案立卷发展的趋势。

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[摘要]随着我国市场经济的快速发展,人事档案管理工作已经成为事业单位的重要内容之一,通过事业单位人事档案管理能够及时了解单位内部人员的整体状况,同样人事档案也能够反映出事业单位发展的轨迹,为事业单位进行人事管理,优化内部组织结构提供参考依据。在网络化的推动下,传统人事档案管理已经难以适应现代化的发展要求,因此进一步提高事业单位人事档案管理的规范化具有重要意义。那么提高事业单位的人事档案管理规范化有.........
基层单位档案管理工作的创新思路
发布时间:2022-12-14
【摘要】档案管理是每个基层单位管理工作的重点和难点。尤其是陈旧的传统模式已严重制约了档案管理工作的质量和效率,亟待创新予以转变。因此,新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路应从理念、系统、人员全方位展开,方能以创新求发展,实现档案管理乃至管理工作全局的转型升级。【关键词】新时期;基层单位;档案管理;工作创新;思路随着“大众创业、万众创新”成为新时期国家、社会发展的潮流趋势,创新已经成为各行各业实.........
探讨计算机档案管理
发布时间:2015-09-09
摘 要:随着科学技术的日益发达,计算机广泛地应用在社会领域的各个方面,其中档案管理中计算机的应用是本文探讨的话题。当前,计算机档案管理的方式越来越普及,这对提高办公效率和办公质量意义重大,除此之外,它还节省了人力、物力......
新形势下事业单位财务档案管理途径探究
发布时间:2023-03-27
1概述在当今形势下,事业单位财务档案管理工作中暴露出的问题越来越多,这种情况一方面与管理模式滞后有关,另一方面与工作人员综合能力不高、管理制度有待健全也有密切联系。而要想真正改变此项工作的现状,现实中就必须要结合问题成因,制定有针对性的改进方案。2新形势下事业单位财务档案管理工作的改进在新形势下,财务档案管理正逐渐成为事业单位管理中最重要的工作之一,然而,由于档案保管年限较长、数量较大等原因,此项.........
项目档案验收对企业档案管理和项目实施与管理的影响
发布时间:2016-05-12
摘 要 社会的进步与人类的发展,随之带来的是信息技术、科学技术、管理建设、文化水平、人才的见识等等的翻天覆地的变化。而项目档案验收在企业档案管理和项目实施与管理的过程中,与企业发展进程中的各个环节息息相关,密不可分,如......
探讨档案管理现代化
发布时间:2023-03-02
【摘 要】档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势,也是高科技发展的必然结果。档案管理只有早日实现现代化,跟上信息社会的发展潮流,才能从根本上使档案事业有所提高。 【关键词】档案管理;现代化;重要性;管理措施 0.前言 ......
基层单位档案交接工作存在的问题和对策(1)
发布时间:2013-12-14
对于接收方来说,在接收之前要做好三项工作:一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进......
关于精品课程归档范围及其档案建设
发布时间:2022-12-08
" 论文摘要:精品课程档案是教学档案的一部分,从精品课程档案建设的现状入手进行剖析,指出了精品课程材料归档的范围,并就如何加强精品课程档案建设,促进优质教学资源共享进行了论述。 论文关键词:精品课程;档案工作;教学资源......
关于事业单位档案管理创新的思考
发布时间:2022-09-11
[摘 要]近年来,随着我国经济的飞速发展,我国的事业单位档案管理也在不断的创新发展,如机构的精简、人事的管理以及在行政体制建立的各方面进行了改革,进而使我国的事业单位档案管理工作出现了许多问题。本文根据查阅大量的文献以及......
事业单位档案管理创新思路的思考
发布时间:2023-03-08
摘要:在新时代下,事业单位除了要关注自身的发展以外,还应注重创新档案管理理念、管理方法和管理服务方式,管理人员应积极转变传统的管理理念,并有效运用创新的管理模式,以高效完成档案管理工作,同时在实际的管理过程中要有效运用信息化管理方法,以快速整理档案,不仅提高档案管理效率,同时取代了传统的管理方法,有利于提升档案管理水平和效果。关键词:事业单位;档案管理;创新1前言从多个方面分析传统档案管理方式已经.........
煤炭企业归档文件整理实践与思考
发布时间:2022-10-27
1归档文件有些不宜合并 《实施细则》第二条第七款规定“请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件”。笔者经过长期的归档文件整理工作实践,认为这样不太合理,因为如果这些文件被视为一件,这样在输入档案管理软件系统......
事业单位档案管理中存在的问题及对策分析
发布时间:2015-08-13
[摘 要]随着互联网的普及和信息技术在办公中的广泛应用,电子文件、图形文件、图像文件等资料的广泛应用给传统档案管理工作带来了新的挑战。而档案管理作为事业单位的一项重要基本工作,对于单位职能的正常发挥起到重要作用,必须稳步......
浅析事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题
发布时间:2022-07-24
何为事业单位会计档案,其主要指的便是能够记录与反映事业单位自身经济业务的会计核算专业资料,事业单位会计档案有着非常重要的法律意义和经济意义。事业单位电算化会计系统的监理成功转变了会计档案的传统物质载体,更新了事业单位会计所提供的档案信息面貌,无论是在会计档案的外延还是内涵方面都产生了非常深层次的变化,这也使得会计档案的方方面面都呈现出了全新的特点。以下本人将结合自己多年的相关工作经验,就当前事业单.........
以“Astra”案为例探讨条件与惩罚性条款
发布时间:2022-07-29
一、案情简介 二、英国王座法庭-商事庭的判决 商事法庭的Flaux法官宣判,承租人构成毁约,并且肯定了承租人未按期支付租金是构成租船合同毁约的条件。Flaux法官作出如上判决的依据在于: 首先,在NYPE46作为标准格式的定期租船合......
电子文件对档案工作的影响
发布时间:2022-08-03
[摘 要]本文从不同的角度出发,对电子文件对档案工作的影响进行分析。 [关键词]电子文件;档案工作;影响 一、电子文件对档案工作的影响 (一)传统档案工作以纸质文件为对象,而计算机应用后,文字材料被电子文件取代,它是由......
关于档案管理工作的探讨
发布时间:2023-05-17
[摘 要]针对关于档案管理工作的探讨问题,档案管理工作是一项基础性的工作,它在社会制度的运行过程中,扮演着重要的角色,在档案管理工作中,它介绍了档案管理工作的认识,探讨了我国档案管理工作存在的问题,主要包括档案管理工作......
人事档案管理现状及对策的探讨
发布时间:2023-06-22
[摘 要]近年来,人事改革不断深入,市场经济迅速发展,用工形式呈现出多元化的变化,这在一定程度上增加了人事档案管理的难度,对此,必须要引起有关部门的重视,加强对人事档案的管理,提高人事档案人员的综合素质,探索与研究社会主......
谈如何加强事业单位档案管理工作
发布时间:2022-10-28
[摘 要]随着信息时代的到来,档案管理模式日益更新,不断向信息化、自动化转变,方便了事业单位对档案工作的管理,促进了事业单位的健康发展,因此,做好事业单位档案管理工作对事业单位有着更加重要的意义。但是目前事业单位的档案管......
事业单位人事档案管理的机遇与挑战
发布时间:2022-11-25
【摘要】人事档案作为事业单位日常管理工作的关键组成部分,其是选拨和聘用人才的重要依据,在信息时代下,人事档案管理也需要进行更新和转变。本文主要针对事业单位人事档案管理面临的机遇和挑战进行分析和阐述,希望给予我国相关单位以参考和借鉴。【关键词】事业单位;人事档案管理;机遇;挑战1.事业单位人事档案管理的现状分析通过对事业单位的调查研究分析,其是人事档案使用和查阅次数最多的部门,其中大部分查阅目的为调.........
新形势下事业单位会计档案管理研究
发布时间:2022-12-27
[摘 要]事业单位档案管理主要是应用会计档案管理工作,随着会计电算化的发展,档案管理工作中出现了诸多问题。为完善会计档案工作中出现的薄弱环节,应建立和完善一套健全的会计档案管理制度,规范管理实施细则,加强会计档案管理。 ......
对以文件为单位组织室藏的几点认识(1)论文
发布时间:2023-01-28
以文件为单位组织室藏,是由少数单位档案部门发起并已产生了一定影响的管理方式。对于这种管理方式,档案界各说不一,笔者以此文参与对这个问题的讨论。 一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念 传统的档案观念,案卷是基本单元......
基层单位档案交接工作现存问题与对策分析
发布时间:2023-08-07
近年来,随着基层单位档案事业的蓬勃发展,档案门类和案卷数量都迅速增加,许多单位的档案室积累了数十年、几千卷的档案,向上级档案馆移交档案的工作日显必要。为确保接收进馆档案的质量,完整齐全地保存党和国家的档案财富......
机关事业单位档案管理工作现状及对策研究
发布时间:2023-03-23
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。 档案管理工作就其基本性质和主要作用来说,是一项管理性的工作,服务性的工作,政治性的工作,它记录了机关事业单位的各个活动,体现了机关事......
交通事业单位改制转企后电子档案管理的初探
发布时间:2015-09-09
【摘 要】 虽然档案管理活动内容系统完整,但是各个行业或同一行业的不同单位对档案的管理却明显不同,本文试着就交通行业档案管理与企业档案管理活动的不同点出发,探讨交通事业单位改制成企业后,它的档案管理活动该如何进行,这个......
事业单位档案管理中存在的弊端及解决措施论文
发布时间:2019-01-09
1事业单位人事档案管理工作中存在的问题1.1对人事档案管理的重要性认识不够长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区,往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程,这样就会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态,难以高质量地为干部队伍建设服务。1.2事业单位的档案管理人员素质有待提高档案管理工作作为一项复杂的系统化工程,其工作内容几乎涵盖了事业单.........
谈谈事业单位档案管理信息化建设
发布时间:2023-08-06
在如今这样一个信息技术突飞猛进的年代,档案管理的信息化已成为与人们生活息息相关的部分,事业单位进行档案信息化建设便成了顺应时代发展的产物。与以往的设立档案室、多人管理的落后方式相比,信息化档案管理更节约环保、效率更高、......
论电力企业文书档案立卷归档的创新与优化
发布时间:2023-03-22
摘 要:随着信息社会的不断发展,企业也越来越重视文书档案立卷归档管理。电力企业掌握大量数据资料和信息,相关部门应该充分认识到新时期文书档案立卷归档的新要求,采取措施推进电力企业的信息化建设及发展。本文便对电力企业文书档......
档案管理制度建设的探讨
发布时间:2022-09-21
【摘要】本文在阐述档案管理的发展背景基础上,重点论述了加强档案管理制度体系建设方面的问题。【关键词】档案管理;制度建设; 体制改革 在我国的经济与社会长期发展过程中,积累了大批各类档案材料,怎样依据一定的原则与规范要......
档案价值鉴定工作的探讨
发布时间:2022-10-24
[摘要]档案鉴定作为档案管理工作的重要组成部分,具有不可或缺性,与档案的生存和发展息息相关,档案价值鉴定工作会对档案管理的质量和效率带来直接的影响。由于档案数量越来越多,而且档案价值也各不相同,这就需要在针对不同价值的......
档案信息资源配置探讨
发布时间:2022-11-22
[摘要]档案信息资源配置所解决的是档案的收集和布局问题,它直接关系到能否充分利用档案信息资源,发挥档案馆(室)群体效益,以最小的投入获得最多的社会效益和经济效益。 [关键词]档案信息资源;配置;探讨 【黑龙江史志2015.4(......
以用户为中心的档案信息服务的思考
发布时间:2022-10-31
摘 要:本文以用户的需求为出发点,通过对档案用户信息需求的分析,从三个方面提出了以用户为中心的档案部门档案信息服务优化的策略。 关键词:档案用户;用户需求;信息服务 随着互联网的发展,网上信息资源的数量在急剧的增长,......
浅谈如何加强行政事业单位的档案管理
发布时间:2023-01-31
摘要:档案管理成为人力资源管理的重要组成部分,无论是企业还是行政单位都会涉及到繁重的档案管理任务,行政单位如今正经历新的一轮人力资源改革,其中的重要一环就是加强人事的管理,特别是应对快速的经济改革势头下的人才流动速度的加快,加强行政事业单位的档案管理是人力资源管理可持续发展的基础。在此背景下,本文重点探讨行政事业单位的档案管理的问题,充分重视档案管理的制度和管理手段的创新,通过标准化、制度化的改革.........

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