摘 要：随着电子计算机应用的普及，无纸化办公模式日益被人们接受。但在电子文件归档管理中遇到许多问题。本文主要讲述对单位电子版文件的归档提出的几点思考。
关键词：基层单位 电子文件 归档 思考
随着《电子文件归档与管理规范》的实施，各地都普遍实行了纸质文件与电子文件同时归档。然而在一些部门和单位电子文件的收集归档工作却始终滞后于纸质文件的收集归档。本文主要对电子文件收集归档滞后的原因及对策进行分析。
一、滞后的原因
1.对电子文件收集迫切性认识不够 一些部门和单位重视纸质文件归档，对产生的电子文件重要性认识不足，轻视电子文件归档，电子文件处于自生自灭状态。多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。即使不丢失，日积月累，电子文件亦会成灾。未使用办公自动化网络系统的单位，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。
2.对电子文件保管利用信心不足 一是对电子文件发展方向和可信度仍存有质疑。电子文件从产生到反复利用皆依赖它所适应的数据环境，但这种暂时的数据环境随着计算机技术的发展，变得朝不保夕。二是电子文件的利用需要电子技术的支持，又被电子技术所控制。它易被人为所控制的特性，使得人们不得不对它的真实性产生怀疑。三是电子文件的载体脆弱，根据国家的规定要求，每四年就需要转换一次，反复的操作不能不让人感到工作的烦琐。
3.办公自动化系统与档案管理系统不兼容 目前采用电子计算机及网络技术的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的办公软件；使用的档案管理系统是为实现档案管理现代化、标准化、规范化而设计的档案管理软件。由于办公自动化系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档。因此软件来源的不统一性，滞缓了电子文件收集归档工作的进程。
4.电子文件管理软件欠科学性 电子文件的收集、归档以及利用，最主要的是电子技术的兼容性和使用安全性。目前许多电子文件收集研究课题都仅限于档案管理角度的软科学，在小范围内运用挪移法去适应电子文件的收集归档，没有能从根本上解决问题。因而电子文件软件应用效果不佳，收集归档以及利用效果就可想而知了。
二、应采取的对策
1.提高电子文件管理意识 要通过一切可利用的手段，宣传电子文件应用前景和范围的重要性，提高人们的社会电子文件意识。首先要引起各级领导的重视，要把对电子文件的管理摆上议事日程，使办公自动化系统和档案管理系统正常运行。其次要从党政机关着手，收集各项工作形成的电子文件，带动全社会行动起来，自然形成一种规范管理下的电子文件等同纸质文件有效的观念。
2.依法管理电子文件 目前电子文件收集归档滞后，主要原因是没有依法管理电子文件。首先国家有关部门要制定电子文件管理法，确认电子文件收集规范的迫切性和标准化，明确相关部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件。其次档案行政管理部门应将电子文件管理纳入执法检查项目，使电子文件的管理趋向制度化、规范化。再次，尽快对电子文件使用的法律证据效力进行规范，促成电子文件的利用价值等级。
3.加强相关电子技术的发展 特别是加强国内电子签章技术的发展。目前许多电子商务发达的国家和地区都已将电子签章技术作为了电子文件利用发展的保障措施进行研究，而这种技术本身也是对电子文件真实性和产生者身份进行鉴定。特别是在办公自动化系统和电子文件的安全防护方面的应用极有必要。
4.加强对电子文件知识的培训 档案人员要不断学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训，可以通过分期分批对档案人员进行电子文件和电子档案管理的培训，召开电子文件与电子档案管理现场会推广会，汲取各方方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。
