探讨新形势下高校财务管理信息化的规划设计要素 探讨新形势下高校财务管理信息化的规划设计要素 探讨新形势下高校财务管理信息化的规划设计要素
摘 要:以适应校园数字化建设的客观需要,构建具有综合功能的财务管理信息系统为目标,应用系统分析和相关分析方法,分析了当前及今后一个时期内高校财务信息管理在数字化校园环境支撑下出现的新的应用特点和功能扩展需求,探讨了新形势下高校财务管理信息化的规划设计要素。
关键词:数字化校园;财务管理;管理信息系统;规划分析
财务管理是高等学校正常运行和事业发展的重要内容,也是与校园生活密不可分的基本环节。在校园数字化的进程中,无论是有关师生员工个人的财务信息,还是有关项目经费管理等对公财务信息,都是数字校园的重要资源。校园数字化建设中,应当充分重视财务管理的信息资源作用,通过系统设计将其纳人数字化校园建设的总体规划之中。
一、校园卡系统的一般功能概述校园数字化通常以校园“一卡通”系统建设作为切入点。校园卡系统作为数字校园的基础环境和支撑平台,其构架完全服从于数字校园建设的整体规划,成为数字校园中有机的、重要的组成部分。校园卡系统既是数字校园的数据信息存储、管理和处理中心,也是整个数字校园的核心引擎。在该平台下,各相关应用系统以构件方式存在并运行其上,相关数据和信息按照数字校园规定的数据交换与共享规范在校园网络上满足各子系统的数据交换、数据同步与数据共享需要。
在当前的技术条件下,校园卡系统通常由一张校园卡和一张相对应的银行卡作为使用媒介来实现系统功能。校园卡具有校内身份认证和电子消费两类基本功能。
(1)多证合
一、以卡代证:将学生证、教师工作证、医疗证、借书证、出入证等数字化为校园卡身份信息,一卡实现校内各种需要的身份认证功能。
(2)身份认证公共信息管理:通过校园卡中心数据库,实现学生、教职工的身份档案的数字化和网络化,确保校园网络信息传递的真实性、安全性、可靠性和完整性。
(3)基于统一身份认证的应用服务:透过校园卡的统一身份认证管理,进一步为使用者提供相应的目录服务,即基于校园数字资源统一组织和应用集成所形成的各种校园网络化应用服务,包括信息分级发布、办公自动化数据交换、校园管理信息系统数据共享等。
(4)以卡代票、以卡代币、刷卡消费:取代以往校内使用的各种票据,如饭票、水票、洗澡票、上机票等,以校园卡的“电子钱包”功能满足师生员工的校内消费和费用缴纳需要。
(5)校内消费资金统一归集:通过分布于校园内各消费点的POS终端,在实现校内消费刷卡支付的同时,实现了校内资金流动的统一归集,在技术手段上满足了学校对下属经营服务单位的财务监管需要。
与校园卡身份信息直接绑定的银行卡,除了具有一般银行卡相同的金融服务功能以外,增加了个人银行账户与校园卡“电子钱包”账户之间的自助圈存转账服务功能,满足校园卡持卡人校内消费资金自行划转的需要。
二、数字校园环境下财务管理信息化的应用特点
1.财务管理信息是数字校园目录服务重要的公共数据资源。高等学校的财务管理信息,不仅是财务管理部门业务处理的自然结果,更是学校教育事业开展和日常运行中有关经济活动的信息记录,其中包含的对公以及对师生员工个人的校内信息资源都极其丰富,是校园数字化不可或缺的重要公共数据资源;数字校园环境中许多的应用目录服务和相关的办公自动化系统都离不开财务管理信息的数据资源支撑。
2.校园数字化为财务管理信息化提供了更加完备的数据管理手段。校园卡系统具备了校园数据信息存储、管理和处理中心的功能,能够实现基于网络的个人身份认证,以及校内部门关联信息的数据交换、数据同步与数据共享;所提供的管理信息更加丰富和完善。合理有效地利用校园卡信息来完善财务管理业务,应是财务管理信息化升级改造优先考虑的因素。
3.财务管理信息目录服务以标准化和关联信息完备的会计核算管理信息为基础。在数字化校园环境下,财务管理方面的信息服务体现在财务信息分级发布目录服务和构建基于中心数据库的集成应用型财务管理信息系统两方面。能否有效地实现这些信息服务功能,作为基本信息源的会计核算管理信息的有效性、完备性和可关联性便是至关成败的决定性因素。在这种新的管理需求下,会计核算管理信息系统应当以构建集成应用型财务综合管理信息系统为目标,科学、合理地规划账目管理的科目信息和项目信息,使得每一笔账目记录附带必要和有效的管理信息。
4.财务管理信息目录服务是基于中心数据库的集成应用型管理信息系统。与会计核算管理信息系统自成一体的封闭特征不同,基于数字化校园环境的财务综合管理信息系统需要通过与不同管理部门之间的数据共享与数据交换(数据同步)来实现目录服务,其逻辑关系如图1所示。在这种方式下,需要通过Web服务方式将财务综合管理所需的各方共享数据引入财务管理信息系统;同时也需要将相关的财务数据反馈给中心数据库,并保持相关数据的同步。 5.集成权限管理与身份认证平台是财务管理信息目录服务的安全门户。除了需要基于校园卡的统一身份认证管理以外,财务管理信息目录服务需要强化用户访问的权限管理。能够与校园卡系统平台和财务管理信息系统进行集成,实现身份认证和权限管理双重功能的集成身份认证环境,包括统一权限管理、身份验证、单点登录、密码管理、LDAP外部认证等,应是财务管理信息目录服务的安全门户。 6.银校紧密合作方能形成与管理信息化服务相适应的现金流动管理模式。通过校园卡与个人银行卡的绑定对应关系,可以方便地将师生员工的收人类现金发放自动存人个人银行卡;涉及财务报销的现金支付,可以实现现金的自动人卡。通过校园卡系统的“电子钱包”自助圈存功能,将个人银行卡中的金额自主“圈人”校园卡,满足持卡人的校内消费需要。对于学生费用的收缴,按照同样的做法,还可通过网上银行自主缴费的方式予以实现。在与银行紧密合作实现这些功能的基础上,学校财务管理将大幅度减少现金的流动和不必要的中间环节,建立起与信息化社会相适应的现金管理模式。
三、数字校园环境下财务管理信息系统的基本架构在校园卡系统信息技术平台的支撑下,学校财务管理的功能和内涵将产生较大的扩展,除了会计核算管理系统需要随着校园信息化的要求不断完善外,更需要顺应校园数字化的要求,按照数字校园建设总体规划和信息标准化的要求规划财务综合管理功能,布局财务综合管理信息系统与中心数据库及相关管理信息系统的数据共享与数据交换内容,构建可实施跨部门、具有综合管理功能的财务管理信息系统。其基本架构如图2所示。
四、基于校园卡平台的财务管理信息系统功能规划在图2所示的系统构架下,学校财务管理信息系统的外延大为扩展,形成了融合会计核算管理账务信息和校园卡系统有用信息,通过数据交换与信息共享来共同支撑的网络化管理信息系统。通过融合和利用来自多方面的管理信息,财务管理信息系统也由原来因具体业务而设的单一功能管理程序变成了在统一信息平台上、以功能模块形式构成的一体化管理信息系统。
1.基本账务管理方面。在按会计核算规范进一步完善科目管理信息的基础上,会计核算管理系统需要参照校园数字化标准之规定,科学合理地设置收支账目的项目信息,使得任何一笔账目记录既对应相应的科目,又附带相关的管理信息。智能凭证系统作为财务管理其
他功能模块与会计核算管理系统项目关联的桥梁,将报账业务之外的其他账目自动纳入核算管理账务系统。自由报表系统用以灵活定制和输出各种需要的管理报表。
2.发放类财务管理方面。在校园卡数据平台的信息支持下,财务管理中涉及教师的工资、津贴、酬金发放,以及学生奖、助学金及各种补助发放,学生费用收取等业务,将改变以往依靠手工传递数据信息的落后方式,通过校园卡系统的数据交换、数据同步手段把相关数据直接导入管理子系统;通过与校园卡绑定的银行卡信息将应发金额直接进入个人账户,准确、安全地实现对个人的现金发放业务;通过智能凭证系统将发放结果导入财务核算账务系统,如此形成一个完整、准确、快捷的现金发放管理数据链。
3.财务信息发布方面。将校园卡系统的身份认证功能与会计核算管理系统的项目管理功能有机结合,形成基于校园网络统一身份认证和集成权限管理的账务信息查询与统计功能,构成财务信息分级发布平台。通过对校园卡持卡人不同角色访问权限的控制,身份信息直接关联到与角色相对应的财务管理项目信息,持卡人即可实时、方便地从校园网上查询或统计其所管理项目的账务信息或个人财务信息;通过自由定义统计表报,可对项目执行情况实时分析,满足不同层次的管理需要。
4.综合性财务管理方面。当前技术条件下,实现跨部门管理的综合性财务业务主要包括联网授权与网络报账、现金报销的自动划转、学生网上自主缴费、校内消费网点结算与分账、专项投资执行的一体化综合管理等。
联网授权与网络报账业务是在将项目经费管理与个人校园卡关联,以校园卡代替(多张)经费卡的应用背景下,经费负责人委托经办人代办报销、借款或转账支付业务时,通过对经办人校园卡进行联网授权,明确授权办理的业务类型、经费额度、有效期限等,形成数字签署来代替传统的签字机制,以避免会计业务中因办理人授权不详而产生不必要的纠纷。通过校园网主页、学生收费数据系统与合作银行网上支付平台的跨接,可以便捷地实现基于Inter网的网上自主、异地缴费,为学生自主缴纳在校费用提供更为有效的实现平台。
对于由校园卡系统产生的校内消费资金,财务部门仅需由校园卡系统本身提供的分账对账系统进行归集资金的分配与结算管理。为了解决专项建设项目管理过程中计划、执行过程与执行结果因多部门分块管理造成的数据不统一问题,并满足管理层对于执行情况的实时统计和分析,引入基于校园网络的专项建设项目综合管理信息系统,可有效实施对专项建设项目执行过程的全面管理,在统一的数据平台上完成计划管理、采购执行、验收入库、资金使用、财务数据衔接、项目结转、实时查询统计等功能。
