水务工程档案监管述评 水务工程档案监管述评 水务工程档案监管述评
一、当前水务工程档案工作存在的问题
1、缺乏系统思维,各方自行归档
一个水务工程项目从立项、施工到验收运行,分成不同阶段,由不同部门完成。水务档案也是由不同阶段的文件资料汇总而成。这些不同阶段、不同部门形成的水务项目资料实际上都是作为该项目的一个有机组成部分,前后衔接。虽然不同部门负责的各自模块中的工作,形成的也是专业性资料,但项目建设单位作为该工程的责任方、发包方、组织者,应系统、整体地看待项目资料,将分布在各部门的资料当做该项目档案的有机组成部分,及时催促有关部门移交归档,以保证该项目档案的完整性。有些项目建设单位对档案工作不够重视,未能从全局、全工程建设的角度,系统地思考归档工作,对各部门形成的资料不闻不问,任其散落在各家。这就导致了一个问题,即各家档案管理工作参差不齐,有的及时归档,有的则被丢弃,有的形成案卷,有的则只是零散的资料。如此,势必不能形成有价值的项目档案留存。水务工程档案工作缺乏系统思维的另一个表现现象是项目建设方只是被动地接收从各方移交的资料,对方移交什么就接收什么,至于是否完整、有遗漏等则不顾及,有些建设方甚至都未建立各方移交档案资料的制度,由各方自行保管。一旦遗失,后期追补的难度较大,工程档案不能形成有机、系统的联系,也就不能如实反映整个工程概貌。
2、工程资料束之高阁,未能有效利用
收集项目资料后的第二个工作是对资料进行编辑、加工,将静态的、杂乱无章的材料通过一定的形式整理、转换、加工为系统档案资源,特别是形成检索工具,方便查找,供人利用。档案资源如果未分门别类,进行一定的整理,只是杂乱地堆积在档案室中,也没有方便的检索方式,日积月累,也就变成“故纸堆”,无人问津。特别是水务工程资料,种类繁多,形式多样,占用面积大,专业性强,如果未经专业编辑、加工,根本无从查找,只能被束之高阁,自然也就谈不上利用问题。现实工程档案管理实践中,有些工程档案长期被“堆积”在档案室中,有人需要利用档案的,通常以各种理由拒绝,万不得已才到档案室中“大找”。这种档案保管方式显然与信息社会资源共享的时代特点以及水务建设事业发展的形势不相适应,制约了档案发挥应有的价值和作用。因此现代的档案信息资源的利用服务模式已发生了巨大变化,需要让静态的档案“用活”,不再是将档案“尘封”于档案馆(室)中。如果水务工程档案不能得到有效的利用,不仅浪费资源,而且可能会对建设周期中出现的问题、责任划分起到凭证作用,也就失去了其应有的价值。
3、人员未到位
现实水务档案工作中出现的资料遗失、不及时归档、散落、未被利用等问题,归根到底就在于无专业人士专门从事该项工作。长期以来,档案保管被认为是一项枯燥无味、简单机械的工作,工作人员就像普通的仓管员一样,无需专业知识,任何人都可从事。因此很多项目并未配备专职的档案工作人员,而是由文秘工作者兼任,建设方如此。施工方、监理方更因自己不是组织者,承担的只是工程某个模块,更不配置档案人员。工程档案与通常的文书档案有很大不同,专业性更强,文秘人员对工程档案的管理工作,一则无暇顾及,二则心有余而力不足,缺乏专业知识,特别是水务工程项目包含大量的专业图纸,这些图纸如何保管,甚至如何折叠、立卷都是问题。人员不到位,也就无人组织档案工作。档案的规范化、完整化管理就无从谈及。
二、提升水务工程档案工作水平的途径
1、制定行业统一标准,规范归档工作
随着我国水务事业的快速发展,水务工程建设项目日益增多,形成的档案相应的越来越多,但面临的一个现实困难是,库存压力的增大。水务工程档案库存容量和日益增长的档案数量形成了一个亟待解决的矛盾,特别是行政级别高的档案部门需保管从下属单位移交的工程档案,这些工程档案中重复性资料较多,比如监理方、施工方的案卷中都包含了整个项目的合同文件、设计方案、施工方案、进度表等,这些都是建设方提供给施工方、监理方用于工作需要的,具有同一性,整个工程只需保管一份即可。这些案卷都较厚,占据空间大,如果每个模块都保存,就会产生重复存档的问题,库房压力就大。因此档案保管部门应从实际情况出发,站在整个工程项目系统、宏观的角度,对各档案形成主体提出统一的规范要求,明确哪些案卷需保存,列入档案范畴,哪些材料只作为一般资料由下属单位负责保管即可,无需归档,减少归档数量,避免重复归档。作为工程资料归档工作的责任方,建设单位应及时、准确地收集、整理工程建设过程中形成的资料,有目标,有时限。
2、形成电子化检索,方便利用
档案管理的目的不是让档案“堆积”在库房中,不是为保管而保管,而是为了利用而保管。水务档案记录了水务建设的发展历程,包含了丰富的气象、地质、水文资料,这些资料对今后该地的工程项目建设具有极大的参考价值,并且可避免因重复勘测、重复建设、重复研究等问题导致的人力、物力、财力等资源的浪费。水务档案一经开发利用,能转为现实的生产力。因此水务工程档案管理工作不应让档案成为“故纸堆”,而应让其“活”起来。这就必须要对水务档案进行编研,形成完整、系统的案卷,同时丰富水务工程档案的信息检索内容,建立目录中心,提高档案的电子化检索水平,使其能够满足不同人群、不同机构对档案资源的利用需求。而这也是一个双向互动的过程。当越来越多的人能从水务档案中获取有用的信息,亲身体验水务档案工作的价值时,相应的也会反过来支持水务档案工作,更自觉、积极地将工作中的资料归档,以便统一保管、利用。
3、责任到人,有专职人员负责档案工作
工程建设通常实行的是项目制,工作人员因项目组织在一起,项目结束后,工作人员就解散。如果相关案卷资料不及时归档,很可能就会遗失、丢弃,导致档案不完整,影响后期的保管利用。因此档案管理工作应纳入工程项目管理工作的一个必不可缺的组成部分,安排专职人员负责档案的收集、立卷归档、保管、利用、保密等相关工作,责任到人。从我单位实践来看,我单位为确保工程资料及时归档,每个项目都设立专职档案人员,专职人员负责协调勘测、设计、施工、监理等各方文秘人员及时收集、整理各模块工作中的资料,提出要求,并对资料进行移交、做好交接记录,统一汇总、编目。专职档案人员除了汇总各方单位汇集的案卷外,还负责立项阶段、项目准备阶段、项目试运行阶段、项目验收阶段的项目资料收集、整理和立卷工作。其工作应参与到到整个工程建设的全过程,与项目建设同步。即项目每个阶段的工作一完成,该阶段的案卷应立卷归档,比如立项通过审批,立项资料在几个工作时限内应收集到位,通过验收,验收资料在一定的时间内需整理到位,以保证资料及时归档,确保档案的完整和系统,避免档案流落在外,等项目结束后无从查找的问题。结语水务工程档案是水务工作者劳动智慧的结晶。其档案工作和合同管理、施工管理、投资管理等一样,是完成工程建设任务不可或缺的重要管理手段,同时也是水务工程建设单位的主要职责。水务工程档案工作的每一个环节都与工程建设任务紧密相连。提高档案管理水平,进行规范化管理,能更好地服务于水务工程建设需要。
