关键词:食品行业 采购 内部控制
食品行业采购流程特点及内部控制难点
(一)食品行业采购业务流程特点
采购周期的时间性要求较高。采购绩效评价关键的一项就是采购周期的控制,因为采购周期影响着 企业 所需采购物资供应的及时性,也影响着企业采购资金的周转。在食品行业采购中,除了以上原因强调采购的时间性外,所采购物资特别是食品原料的储存时间较短也是重要原因。所以要求企业一方面保证所采购物资有效地满足企业经营管理需要,一方面也要努力降低企业的营运成本。
采购流程对原材料的供给要求较高。原材料采购是采购环节中一个重要的方面,采购量的选择是一个复杂的问题。原材料采购过多会导致原材料积压,而采购量少则会造成原材料供应的短缺。对食品加工企业来说,原材料的积压和短缺都将带来严重的问题。食品加工企业的原材料大都是农产品,保存时间过长可能会导致变质,也可能会导致其营养成分的流失。原材料采购量过大,食品加工企业将面临巨大的资金周转和库存的压力;原材料短缺也将导致企业无法进行正常的生产经营活动, 丢失市场份额。
采购流程对产品的质量要求较高。采购流程节点控制的严格与否与采购材料的质量紧密相关。一般情况下,食品加工企业的原材料大都是农产品,如粮食、食用油、水果、蔬菜等, 如果采购环节缺乏严格的监督,这些原材料质量不合格,将直接导致加工出的产品质量不合格。
采购流程对产品的成本影响较大。食品加工企业采购的原材料种类繁多,供应商参差不齐,若对供应商缺少严格的筛选,缺少信息的沟通,容易造成部分原材料价格过高,导致产品成本上升。若是原材料短期内采购的数量过大,可能会引起原材料的变质过期,从而导致库存资金积压甚至损失,增加库存成本,这些都是采购过程控制不合理的表现。
(二)食品行业采购流程内部控制难点
1.采购控制活动的环节较多、关系复杂。COSO 委员会(全国虚假财务报告委员会下属的发起人委员会)指出:企业必须制定控制的政策及程序,并予以执行,以帮助管理层“为保证其控制目标的实现,其用以辨认并用以处理风险所必须采取的行动业已有效落实”。食品行业不仅采购对象复杂丰富,而且采购的完成还牵涉到多个部门。由各部门提出采购申请,由供应保障部对供应商的生产能力进行评定,签订合同,此阶段需要公司管理者进行审核签字,并且由质检部对样品进行质量检验,最终收到货物由仓库保管。这就要求做好控制环节的识别工作,整合控制流程,以实现效率与控制的有机协调。
2.采购监督活动频率要求较高。食品企业整个采购内部控制的过程必须施以恰当的监督,通过监督活动在必要时对其加以修正。监督可分为业务监督、内部审计监督、外部审计监督三方面。采购控制活动贯穿于采购过程的每一个环节,对于食品业频繁的采购活动更是如此,因而对其的监督尤其是业务监督频率要求也较高。
3.采购的内部控制环境要求较高。采购涉及人财物的相互关系,又是专门性较强的业务,采购内部控制环境的如何直接决定着采购业务的成败。任何企业的核心是企业中的人及其活动。人的活动在环境中进行,人的品性包括操守、价值观和能力等,它们既是构成环境的重要要素之一,又与环境相互影响、相互作用。环境要素是推动企业发展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行业采购部门的员工职业道德操守如何、企业是否建有既有利于采购工作开展又有利于监督考评采购工作的机制、企业管理者是否重视采购工作并带头在企业内部形成良好的采购控制氛围等等内部控制的环境因素决定着采购工作的质量。这样,必然对食品行业采购的内部控制环境提出了较高的要求。
食品行业采购内部控制的实施方法与途径
(一)控制点与关键控制点的确定
实现采购内部控制目标,主要是控制容易发生偏差的采购业务环节。这些可能发生问题的环节,通常称为控制环节或控制点。通过辨别流程环节的各个业务节点,可以辨别出相应的内部控制点。而控制的多少和怎样设置则必须根据每个企业采购的实际情况加以确定。这样,采购内部控制的运行状况就可以通过识别并判断是否存在缺失控制点及缺失控制点的性质加以掌握,并为改进采购内部控制提供基础依据。
控制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键控制点和一般控制点。那些在整个业务活动中发挥作用最大,影响范围最广,对控制目标具有至关重要的影响,甚至决定全局成效的控制点,即为关键控制点;相比之下,那些只能发挥局部作用,影响特定范围的控制点,则为一般控制点。如食品原料采购业务中的“验收”控制点,对于保证食品原料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作用,因此是食品原料采购控制制度中的关键控制点;相比之下,“审批”、“签约”、“登记”、“记账”等控制点,即是一般控制点。
值得注意的是,控制的设置除了兼顾流程特点和内部要求外,鉴于食品行业企业的个性特征,还需要着重考虑采购流程内部控制的难点。例如:针对采购内部控制要求较高,就应该加强“采购政策”这一控制点相关的控制工作,比如,在采购政策中明确批量采购和零星采购的金额划分标准、明确采购招标的范围和程序、明确采购供应商准入标准等等。针对采购风险识别的专业化要求较高,就应该加强“岗位轮换”这一控制点的工作,通过轮岗、换岗,使得采购人员拓宽业务范围,加强业务技能等等。
(二)内部控制缺陷判断
在判断采购内部控制缺陷严重性时,应从相关信息披露发生错漏的可能性和造成的对采购流程控制错漏的重要程度两个方面进行考虑(见图
1)。在图1中,OB 表明错漏无法被内部控制预防或发现的可能性,由下至上可能性逐渐增加;OA 表明已发生或潜在错漏的重要程度,由左向右重要性逐渐增大。BCEA为显著缺陷区,BCFA 为实质性漏洞区。
在明确了采购内部控制缺失点可能造成的错漏而对其严重性做出判断后,还需要对缺失控制点的属性,即该控制点缺失是属于哪个内部控制因素方面的缺失,如是属于制度性缺失还是岗位设置缺失,是属于授权缺失还是执行缺失等等。只有这样,企业才能知道从何处着手解决采购内部控制缺陷问题。此外,如果要达到从整体上判断采购业务内部控制缺陷情况,还需要对采购流程下细分出的各自流程的内部控制点缺失是该子流程的缺失还是整个采购流程共性缺失做出判断。
(三)基于流程控制点的采购内部控制实施与改进
根据以上原理,可以从控制供应商、采购计划、实施采购等几个重要环节来对整个采购流程内部控制的整体情况、内部控制环节和控制点的分布情况、控制点是否存在缺失及缺失的属性情况有了较为清晰的了解,这样,探讨我国食品行业 企业 采购流程内部控制实施途径问题就变得有据可依。在实施采购内部控制方面,企业应在其战略的指导下将采购内部控制融入到流程的执行过程中,这是实施内部控制的有效途径。同时还必须注意到影响内部控制的多个因素特征以及它们的共同作用。可以以采购业务流程及COSO 报告内部控制五要素的基本要求为出发点,从内部控制目标、控制风险、流程控制点、业务流程图、监督检查办法及控制点文档等方面着手得到采购流程内部控制的操作指引。实践中应根据采购流程的控制目标,设计出不同的关键控制点和一般控制点,记录于每个控制文档和流程图之中,以最终形成一套完整的内控制度和业务流程来规范企业的采购行为。
食品行业企业有效实施采购内部控制的制度保证
探讨采购有效实施内部控制的途径问题,还必须对一些因素保证给予充分的关注和重视,尤其是对内部控制环境的重视。在内部控制五要素中,内部控制环境是基础。没有一个有效的控制环境,不管其他内部控制要素质量如何,都不可能形成有效的内部控制结果。
首先,内部控制是一个管理体系。在推进采购流程内部控制工作的同时,必须认识到企业的内部控制是一个管理体系。决不能把采购流程内部控制从企业的内部控制体系中独立出来,单独发挥作用。采购流程内部控制的实现,不仅需要针对采购业务及其流程特点而设计的内部控制机制和制度的保证,更需要企业战略层面的支持。
其次,企业文化作为企业员工普遍认同并自觉遵守的理念与行为方式的总和,无疑对采购内部控制这一管理方法和手段是否能够有效实施产生根本性的影响。应将采购内部控制的理念渗透于企业文化之中,能够借助价值观念等软环境使自己的员工得到自律和他律,从而矫正其价值和目标,规范其行为,解决控制者与被控制者之间的矛盾关系,使个体与组织的价值、目标统一。
再次,细节决定了实施采购内部控制工作的成效。详细的记录、统计,每一个细节都有可能影响推进工作的成败。企业的采购业务涉及面广、采购对象复杂多样,其流程内部控制工作的一个挑战就是如何把握工作的细节,恰当地确定流程环节和控制点。在推进工作中,必须以扎实认真仔细的态度对待每一个环节的分解与整合。做好基础工作才使得有效实施采购内部控制成为可能。
作者简介:
曹蕾,辽宁抚顺人,江苏大学财经学院 会计 学专业在读硕士研究生,研究方向:会计学原理。
