高校专项资金是指由财政部门拨付的除基本支出以外的，用于高校完成特定工作和事业发展目标而下达的资金。它是针对某一特定用途的资金，具有主题目标明确、资金数额较大、约定时间限制、实行专款专用、需要追踪问效等特点。根据规定，高校专项资金应实行项目管理，即要对高校专项资金从立项、实施到完工进行全过程的监督和控制。但目前，我国许多高校的专项资金管理还很薄弱，仅在会计核算方式上采用专户核算，却忽视了对资金使用过程的控制与管理，从而直接影响了专项资金的使用效率和质量。
一、 专项资金管理中存在的问题
目前，由于专项资金申请困难，因此许多高校非常重视项目申报，却忽视了资金的使用与管理，造成挤占挪用情况严重，资金使用效率低下。例如，有的高校存在项目可行性论证不严密、项目重复申报、资金预算方案模糊、资产重复购置等现象。专项资金的监督力差，预算执行无力，常被高校日常公用经费挤占挪用。许多高校缺乏绩效评价意识，在项目完结时仅以一份专项资金决算报告交差，而对于项目的预期效果、购置设备的使用率等方面不予关注，资产闲置率高，甚至存在专项设备购入几年都不拆包装的情况，出现专项资金困难与损失浪费并存的怪现象。
二、 TQM理论应用于专项资金管理的适用性
全面质量管理(TQM Total Quality Management)是指一个组织以质量为中心，以全员参与为基础，目的在于通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的管理途径。TQM 理论认为产品质量形成于产品全过程，因此质量体系应贯穿于质量形成的全过程。在实现方法上，TQM 使用 PDCA 循环运行模式，即P (Plan) 计划;D (Do) 执行;C (Check) 检查;A(Action) 处理。TQM 所制定的计划和目标是结合组织自身制定的自我约束的管理体制，其检查方主要是组织的内部人员，检查方法是考核和评价。TQM 作业只限于一次，目标实现后，管理活动也就结束了。高校的专项资金管理也具有以上特征，因此将 TQM 理论应用于专项资金的管理中具有重要的借鉴价值。
三、 运用TQM理论构建专项资金管理体系
根据全面质量管理原则构建的专项资金管理体系是对每笔资金的使用质量进行全面的、系统的、全过程的管理和控制，主要包括立项的科学性、资金使用计划的合理性、资金申请的可行性、资金使用过程的遵行性、实施过程的检查与控制以及资金使用效果的评价及改进措施等环节。高校可以成立专门的专项管理部门，对每个项目都实行单独的项目管理，对每个管理阶段的同类事项都建立通用的工作模板和相应的质量标准。根据PDCA 循环方法，专项资金管理体系可分为四个阶段，即立项阶段、执行阶段、使用过程的检查与控制阶段和绩效评价阶段。
1. 立项阶段
根据 TQM 理论，立项阶段是整个专项资金管理的基础性阶段。专项管理部门应充分了解学校的发展目标及战略优势，研究行业及地区发展需求，调查项目实施单位所申请项目的管理目标、发展状况、业务流程、技术条件、资源配置及立项价值等背景信息，做好项目的策划与设计，并组织项目实施单位、主管部门、财务部门及相关专家等全员参与编制项目设计方案。项目设计方案初步编制完成后，还应邀请校外专家对立项方案进行评审，着力于立项的科学性、预算安排的合理性、资金申请的可行性等方面，及时发现方案设计中的问题和不足，加以调整和改进，提高立项方案的科学性、效益性和可操作性。立项阶段的过程管理应有质量记录，包括文字、数字、表格等形式，对专项资金申请的过程和结果进行记载，如立项申请书、可行性分析报告、预算方案、项目操作规范、可利用资源调查表、相关或类似项目调查表、时间及流程确认书、专家反馈意见信息表、资金落实情况确认书等。通过制定统一的操作流程、实施方案等工作模板的形式，达到作业标准化，从而减少重复性的管理行为，缩减专项资金的申请时间，也可以提升资金申请的成功率。
2. 执行阶段
项目的执行过程也就是专项资金的使用过程，是专项资金管理中最重要的阶段。专项立项之后，专项管理部门应针对该项目成立项目实施小组，并对实施小组全体成员开展前期培训。项目实施小组应按照专项设计方案开展工作，明确专项执行过程中各个工作步骤及作业程序，负责本项目资金的管理与使用。实施小组中全体成员都应遵循统一的操作流程、控制要素和工作要求，完成各自职责和权限范围内的工作任务，实现专项实施全程规范化管理。同时将项目实施小组的每名成员还应对照工作模板和质量标准开展工作，做好工作记录，严格按照专项资金安排执行。年末应及时对账，对照预算及使用情况结转未完资金。项目完成后应及时申请结项，做好专项资金的结余处理，注销账户。把握住专项实施过程中的每一个节点，保证项目执行的质量，才能保证专项资金的使用质量，从而提高资金的使用效益。
3. 检查与控制阶段
在项目执行过程中，专项管理部门应组织独立于项目实施小组之外的审计部门、项目使用单位及相关专家组成检查组，通过信息化手段或实地检查等方法，同步审查专项资金的执行情况、资金使用进度及专项资金使用范围等方面。当然，检查与控制的范围不应仅包括专项资金的使用是否按程序审批、预算执行率高低、项目支出是否超范围，还应包括预算安排是否合理、项目内容调整是否经过评审及审批，专项资金预算调整是否及时准确。专项资金使用过程有没有相应的记录和说明，是否按规定检查工作记录。项目完成时，是否按要求结项，是否按规定处理结余资金并销户。检查中，如果发现没有按规定及预算安排执行或执行不利的项目，专项管理部门应书面通知项目实施小组进行整改。
4. 绩效评价阶段
专项资金的绩效评价不应仅限于依据财务数据计算是否超预算、是否履行审批手续、经费报销有无挤占挪用情况。专项管理部门应先组织项目实施小组进行自我评估，及时总结工作中的经验和不足，并对项目组成员的履职情况进行综合评价。然后，组织项目实施小组以外的专家、使用单位、审计及财务人员，对项目目标的完成情况及专项资金的使用情况进行综合评估。通过对项目完成的及时性、专项资金落实的时限、资金的配套情况、预算方案的偏离程度、资金的结余率及对已有资产的利用率、新购置资产的闲置率等指标建立通用的工作模板，对资金使用的经济性、效益性、效果性进行客观的、全面的评价。同时，要注重绩效评价结果的应用，建立专项资金的绩效评价激励和约束机制，对于资金使用效率低、出现资产闲置的单位可以减少或提前收回项目资金;对于有效利用现有资产或节约使用资金的单位给予一定的奖励。并将绩效评价结果与以后项目的申请、审批等各环节紧密结合，从而不断提高专项资金的使用效益。
