高校信息化建设审计策略研究
1 高校信息化建设的内容
1.1 硬件建设 信息化建设的基础是硬件设备的配置。硬件设备主要为服务器、计算机、信息交换设备、数据传输线路、信息存储设备以及输入/输出设备等。服务器经过信息交换设备由数据传输线路把计算机、信息输入/输出设备、信息存储设备连接在一起，构成硬件的基本体系结构。硬件体系结构十分复杂，设备种类繁多，设备数量庞大，实现同一功能的硬件可来自不同商家。硬件的性能和品质不同，工作稳定性和生命周期不同，系统的综合性能指标会呈现较大的差异，建设费用也会存在巨大的差异。 1.3 系统维护 确保信息系统正常、高效和稳定运行需要对系统进行维护，系统维护是信息化建设关键环节，小病不除必将酿成大患，直至信息系统瘫痪，造成重大的经济损失。系统维护内容非常广泛，从修复一个电源开关到更换一台服务器，从修改软件的一项配置到安装一台计算机的操作系统等，每项工作都属于系统维护的范畴。良好的系统维护工作有利于系统长期稳定运行，更有利于综合费用的降低。系统维护费用的合理性也应属于信息化建设的审计内容。 1.4 系统升级 在信息技术高速发展条件下，信息系统的升级成为信息化建设的一项基本内容。升级主要是指提升信息系统的功能和品质等特性，系统升级比系统重建费用少很多，甚至免费。建设初期的系统方案设计以及软硬件的选购直接影响信息系统的升级费用，合理的软硬件结构，如开放性等，十分有利于系统升级，即以合理投入提升系统的功能和品质特性，保证系统稳定运行，而非推倒原有系统重新建设，否则造成建设资金的较大浪费。 2 高校信息化建设的特点 高校信息化建设成果已经成为高校教学、科研和人才培养的重要支柱，成为高校可持续发展的推动因素，是高校实力的象征，信息化建设被普遍认同和接受，使用者总是希望网络速度更快、功能更全、性能更好。从审计角度分析把握高校信息化建设特点是制定审计策略和实现审计目标的关键。 2.1 信息化建设专业性强，技术含量大 信息科技的内在发展规律决定了信息化建设大多选择最新或较新的软硬件版本，高技术应用潮流化，其特点是专业性强，技术含量大。技术含量大的软硬件，尤其是最新面市的软硬件普遍具有较高的公司报价，不排除舞弊因素，终端用户所面对的价格会更高。审计人员需要对系统总成本严格把关。 2.2 信息化建设起点高，资金投入大 所谓起点高，一是软硬件先进，二是建设指标适度超前。高起点的信息化建设能满足长远发展的需要，从设备选型到系统结构规划往往有一步到位的倾向，用于信息化建设的资金投入是巨大的。在巨大的资金投入中，即使是较小的不合理支出比例，亦能导致较大的经济损失。审计人员需要压缩其水分。 2.3 信息化建设内容多，无形内容比例大 信息化建设的要件是硬件、软件和附加技术文档。硬件和纸质技术文档可视为有形内容，而软件和电子文档则为无形内容，承载软件和文档的光盘并不等同于软件。在信息化建设中，无形内容所占比例很大，需要科学评估软件价格，即既不可认为“软件是光盘”不值钱，从而低估软件应有的价值和价格，也不能脱离行业实际，使软件“天价化”，造成不应有的经济损失。审计人员需要独立评估软件价格。 2.4 信息系统应用面广，功能共享潜力大 完善的信息系统应具有较为齐全的功能设置，以满足广泛的应用需求，面向部门的非网络版软件的购置需要精心权衡。在网络功能高度发展的今天，绝大多数应用可通过网络实现功能共享，功能共享存在巨大的潜力，能有效压缩信息化设计的金费投入，但功能共享方案的优劣影响系统的性能价格比。审计人员需要评估系统的性能价格比。 3 传统审计方法在高校信息化建设审计中的不适应性 从信息化建设内容和特点的分析中可以看出，信息化建设审计工作面临一系列挑战。传统审计方法和手段无法完全适应信息化建设的审计，即存在某些不适应性。 3.1 传统度量手段无法评估信息化建设的真实费用 在一般情况下，信息化建设涉及不同厂家、不同型号、不同版本的软硬件，软硬件的功能差异、品质差异、技术指标差异和价格差异由审计人员进行区分是困难的，亦难以确定明确的审计标准，米尺无法丈量软硬件的实际价格。 3.2 传统认知难以分析高校信息化建设的合理性 与传统审计对象有所不同，信息化建设中的硬件是有形的，而软件是无形的。虽然硬件有形，但实现相同功能的不同型号的硬件在性能上可能存在很大差别；软件是无形的，更难简单看出体现其价值的价格。对商家的报价，或者对实施者与商家商定的价格，在特定环境下的合理性评估在一定程度上存在困难，“肉眼”看不到软硬件的内部结构。 3.3 传统方法不可预测信息系统的生命周期 传统方法对传统审计对象具有可预测性，如某材料十年内不会发生质变。一方面信息化建设的软硬件生命周期由审计人员预测具有一定难度，软硬件故障原因比较复杂，有人为原因，有软硬件自身原因；另一方面有些故障是可修复的，而有些故障是无法修复的。不希望巨大的资金投入买来一个“带病”的或者以次充好的信息系统。 3.4 缺少对信息技术的了解将较难分析信息系统的构成 如果审计人员缺少对信息技术的了解，将难于准确分析信息系统的构成，难于分析软硬件的不合理冗余，也就难于准确核实系统造价。 4 高校信息化建设的审计策略 高校信息化建设技术先进，系统复杂，投入巨大，做好项目的设计工作不仅有利于项目的顺利进行，确保系统的正常和稳定运行，而且有利于高校建设资金合理使用，防止假公济私和腐败现象的产生，挽回经济损失。为此针对信息化建设提出审计策略。 4.1 强化信息化建设的审计人员参与制度 在信息化建设初期的方案设计、可行性论证阶段以及后期的工程验收阶段，指派审计人员参与其中，作为信息化建设组的成员详细了解项目的细节，给审计人员调查权和发言权，形成规范的审计人员参与制度。参与制度一方面可让审计人员尽早熟悉情况，做到心中有数，为后续审计工作奠定基础；另一方面会产生心理效应，起到震慑和监管作用。 4.2 强化招投标制度 改革开放以来，政府采购、项目建设等实行招投标制度，促进了商务的公平竞争和良性市场环境的形成，有效降低了公共建设资金的浪费，保证了资金的合理使用。高校信息化建设虽然也进行招投标工作，因为其具有特殊性，仍需加强领导，强化招投标制度，采取有效措施，杜绝暗箱操作、串通报价等违法行为，充分发挥招投标制度的作用。 4.3 强化复合型审计人才的培养制度 审计人员懂审计而不懂信息化知识的情况普遍存在，有时信息化建设的审计流于形式，未能起到监管作用。信息化建设项目的审计要求审计人员既掌握扎实的审计知识与技能，还应对信息领域的知识有比较深入的了解。可选派审计人员参加进修，学习信息化知识，达到较高的信息技术水平，也可积极引进高水平的信息化人才，吸纳信息专业毕业生进入高校审计行列。 4.4 建立信息化建设方案对照制度 在确立高校信息化建设内容、规模和资金投入的情况下，可组织多个方案设计论证组，独立开展工作，形成多个建设方案，经过综合评估后选择最优方案实施。在后期审计过程中，实际费用的合理性可用其它相关方案进行辅助验证，为工程项目的决算提供决策依据。 4.5 建立“时效——功能——造价”审核模型 高校信息化建设的实施也为审计信息化提供了良好的技术支持和实现条件，审计信息化正在受到重视。基于信息技术原理和审计规范，建立信息化建设的“时效——功能——造价”审核模型，实现信息化建设的时间参数与功能的映射关系，输出造价对照表。该模型是时变的，属于多输入多输出系统。理想的实现方法是引入智能推理算法与知识库，经过不断学习，提高智能化水平和在特定约束条件下的信息化建设的审计水平。 4.6 完善信息化建设的备案与跟踪制度 不考虑项目失败的事例，一般情况下信息化建设有一个周期，建成的信息化系统也会有一个生命周期，从建设初期到生命周期结束会经过初建、扩容、维护、升级等环节。对各个环节的软硬件增减和变更内容进行备案与跟踪，能有效发现软硬件是否重复投入以及其它不合理的变更现象，发挥审计的长效机制和连续性监管作用。备案与跟踪可由手工完成，也可以纳入审计信息化系统实现，而后者更具审计的准确性和快速性特点。 4.7 构建信息化建设审计交流网 有必要建立审计交流网，或者利用现有的审计网实现非保密性数据与审计结果的交流，达到相互学习和相互借鉴的目的，提高高校信息化建设审计工作的成效。 4.8 运用好传统审计方法 高校信息化建设审计与传统对象审计在方法上有差别，但存在共性，传统审计方法是基础。许多环节仍需采用传统审计方法，运用好传统审计知识、技能和经验有助于提高高校信息化建设的审计水平。 5 结束语 综上所述，因为建设内容和特点具有特殊性，高校信息化建设的审计工作与传统审计工作存在一定的差别，具有自身的审计规律，然而目前尚未见到对其研究的文献资料。结合工作实际，提出了针对高校信息化建设的审计策略，以期能够在审计工作中发挥作用，优化高校信息化建设的资金使用，避免人为因素导致的经济损失。