摘 要 从地铁运营物资管理工作的组织体系入手,结合南京地铁运营物资管理的相关 问题 ,提出了物资的分级管理、库存控制、预算体系的建立、供应方式等有关观点,以期达到创建南京地铁运营物资管理新模式的目的。
关键词 地铁,运营,物资,管理
地铁运营的管理涉及方方面面,其中物资管理工作是一个不可缺少的重要组成部分。地铁运营的物资管理具有其特殊性:①响应要及时———物资供应要保证及时响应现场,以满足运营工作的需要;②专业范围广———地铁运营设施系统的专业较多,物资供应所涉及的范围也广,有车辆、轨道、供电、信号、通信、ＡＦＣ(自动售检票)、电扶梯、环控、给排水等十几个系统;③空间跨度大———地铁运营的物资要保证沿线各点的需求,物资供应的空间跨度大。
本文结合南京地铁的开通,物资管理部门对其运营物资管理问题进行了适时的思考,以创建南京地铁运营物资管理的新模式,为地铁运营提供优质服务和保障。
1 组织体系
有效的体系是组织良好运行的保证,为此,有必要对部门职能接口关系及业务流程接口关系等再进一步加以明确。
1.1职能体系
物资管理部门既作为物资采购、存储、供应的中心,又承担了运营分公司部分预算和成本控制的重要职能。为此,物资管理部门一方面和财务部门发生资金控制的接口,另一方面又和各个需求部门发生相应的业务接口关系。从物资管理控制职能而言,物资管理部门应具有相对的独立性,是财务部门和需求部门的中间过渡和控制环节。其职能体系框架应如图1所示。
1.2 业务体系
物资管理部门的另一个重要职能就是按照预算和计划,及时为需求部门提供相应的物资保障。这需要物资部门和需求部门的通力合作,加强业务联系,各需求部门应设立专(兼)职物资管理人员共同开展工作。
目前 ,公司的组织构架中,各需求部门未设备件(材料)员岗位,其需求计划缺少扎口管理的保障;同时备件(材料)的计划又应来自于生产(检修)计划,而岗位设置中又没有生产(检修)计划的定编,这同样也会造成源计划的混乱。因此,从业务组织体系上要作进一步完善,各需求部门应设立兼职生产(检修)计划员以及兼职备件(材料)员,其行政管理隶属本部门,业务管理上要和物资管理部门建立专项联系,以便于物资专业上的有序管理。物资管理部门的业务体系框架应如图2所示。
2 库存控制
物资库存控制的水平高低,一方面关系着地铁运营的物资保障能否满足;另一方面对地铁运营成本控制的良好与否有着直接的关系。
对地铁运营而言,满足其必需的物资供应是首要的任务;同时,在满足运营物资保障以后,有效地降低库存,或利用供应链的关系,将库存转移至供应商方面,从而减少运营成本,争取更大效益,这也是 企业 应该关注的问题。
2.1对供应物资的分级
地铁运营中需供应的物资涉及的专业多、品种多、规格多。对这些物资库存控制的指标(或安全库存量)不能一概而论,应根据其 影响 行车安全等级的程度予以划分。一般而言,对地铁运营物资主要可分为三类:关键物资、主要物资和一般性物资。
现阶段或运营开通以后的一段时期,物资管理部门应会同其它部门专业技术人员,认真 分析 和 研究 各种物资对地铁安全运营的影响程度,并吸取其它城市的地铁运营经验,从对安全运营的影响和价值两方面进行考虑,利用ＡＢＣ分类等 方法 对地铁运营的所有物资予以等级划分。那些对行车影响重大、价值大的物资划为Ａ类物资,如电客车的动车转向架、辅助逆变器总成、ＡＴＰ(列车自动防护)子系统的ＣＰＵ板等;将那些对行车影响大、价值较大的物资划为Ｂ类物资,如电客车的踏面制动单元、供电照明系统配电柜等;将一些常规性物资划为Ｃ类物资,如螺丝、板材类等。
2.2不同等级物资的不同库存控制方式
物资等级划分好以后,要摸索 研究 和制订不同等级物资的不同库存量控制方式。
对关键物资和主要物资,其库存控制的目的应是侧重于保证较高的现货供应率,以及时满足运营和维修的现场需要。首先要花相当长的一段时间,统计物资的消耗 规律 ,并结合公司的财务政策,制订合理的库存周转期,由此制订出此类物资的安全库存量;在此基础上,根据生产(维修)计划以及库存周转期等多方面数据,编制合理的采购计划,确保安全库存量,从而也确保运营的安全。
对一般性物资,应侧重于 经济 成本因素方面的考虑,建立良好的供应商 网络 ,基本实现零库存,以减少 企业 的资金占有。在供应响应时间允许的情况下,库房可不备现货,当现场有需要时,直接从供应商提货;在供应响应时间不允许的情况下,可以将供应商的物资适量储备在库房,根据消耗情况定期和供应商结算实际发生额。
2.3 可修复件的循环使用
从成本控制和企业管理水平的提升等方面而言,对那些可以修复的备件要考虑循环使用。为此,应从可修复件的确认、修复质量等技术要求、修复件的价值确认、二次入库和出库、奖励措施等各方面制定相应的管理制度,规定相应的流程,提高员工对可修复件循环使用的认知,促进公司对可修复件的控制,以降低运营成本,提高企业管理水平。
3 基于预算体系的物资采购
在运营筹备期或运营初期,由于员工来自不同单位、不同部门,有着不同的工作经历和背景,其管理理念和行为方式也多有差别,对物资需求的合理、前瞻、准确性掌握程度不同。现时的物资采购计划主要源于申购计划,是本着统一思想、严格控制、规范有序为其出发点的。这一方式不失为一种有效的控制方式,但从长期 发展 来看,还有值得改进的地方,因为这一方式是以降低采购效率换取的。
从长远发展来看,物资采购应基于良好预算体系的建立,并在预算体系中进行相应运作。
3.1预算体系的建立
物资需求预算属于维保体系这一大的范畴,运营分公司及各部门应整体考虑,充分研究运营故障及检修规律,制订完善的检修计划,摸索和制订合理的检修消耗定额,从而编制或分解出相应的年度、季度或月度物资需求预算。
在这一预算体系中,分公司财务部门主要对预算资金的控制负责;物资管理部门主要对预算的实施负责;而需求部门主要对预算的合理、准确、前瞻性负责。
3.2 预算内的物资采购
对于预算内的物资采购,先由需求部门直接和物资管理部门沟通,将部门认可审批的物资需求计划报物资管理部门;而物资管理部门的相关人员在对需求物资的预算项目加以确定以后,可以直接编制相应的采购计划,此采购计划经相应权限审批后,直接予以实施。
3.3 预算外物资采购
当然,物资预算不会涵盖物资需求的全部,在日常工作中难免会有一些意想不到的情况发生,形成预算外物资需求。对这一部分需求,可以采取一事一议的方式,由需求部门提出请示,经逐级审批后,由物资管理部门加以实施。
4 物资的供应方式
地铁运营是全天候方式,物资供应应力求及时、有效,为此应对库房的布点、供应方式做一些思考。
4.1库房的布点方式
从财务体系和资产保证方面而言,库房布点应遵循一级总库的原则,各需求单位应力求减少物资的积压,减少资产的重复性,提高物资的共享程度,避免资金浪费和资产失控;同时,也要充分考虑物资供应的及时,以及现场服务的有效和迅速。因此,可以考虑一级总库、分散布点的方式。即在位于小行的基地设立一级供应总库,而在沿线可以适当选取2～3个分库。分库的日常工作由物资管理部门派员专职管理或由需求部门派员兼职管理。此兼职管理人员在业务上应受物资管理部门的指导,遵循物资转库、出库的所有规则。同时物资总库管理人员应定期(每月一次)对所设分库内所有物资进行盘查、清单,核对出库量,在总库账目上予以记录,月末形成统一报表报财务部门。
4.2 供应方式
地铁物资供应的空间范围较大,结合其它城市地铁的模式和经验,在物资供给方式上可以采取配送制度。
当需求部门有物资需求时,对较重的或批量供给的物资,可根据需求部门的要求和实际情况,由物资管理部门予以配送。在此之前要解决好 交通 运输工具(货车或利用地铁电客车)等资源配备 问题 ,制订好相应的配送、接货流程和运输途径等,明确责任分工,以及时、有效地保证现场的物资需求。
参考 文献
1 顾政华,李旭宏,朱彦东等.地铁运营设备管理维护保养模式的综合评价.城市轨道交通研究,2004
(4):39
2 唐纳德·沃特斯.管理 科学 实务教程.北京:华夏出版社,2000
