摘要：传统的经费管理存在多种弊端，不仅影响了财务管理的效率，也给财务的质量带来不少风险。经费预算管理系统不仅可以节省财务管理人员花在经费报销方面的时间，也可以使经费预算管理更加灵活和透明。本文在分析经费预算管理内涵的基础上，详细阐述了经费预算管理的整个流程，并细致分析了经费预算管理系统与账务系统无缝对接带来的财务管理变革，最后文章分析了实施经费预算管理系统的具体效果。
关键词：预算管理 经费预算管理系统
许多大型集团企业多年来一直采用传统的经费管理方式，公司与其员工的财务经费报销、集团总部与下属公司的财务申请与转账，企业与银行的资金往来，都是以纸质单据和手工签字来完成的。这种财务观念与模式，使得财务管理过程中存在大量繁琐的重复劳动，使得财务管理的效率较低，亟待新的管理变革。
一、经费预算管理系统的实施背景
在传统经费报销流程中，经费报销员工奔波于各级领导所在的办公室，如果一位领导不在，后续的依次签字进度就要受到影响，形成迟缓。不仅如此，在组织结构健全的大型集团企业中，事物繁忙的各级领导不可能在办公室中等待单据的到来，员工也不便在领导办公室中等候，员工为了一条单据的审批往返领导办公室多次，待所有领导审批结束后，又要拿着经费报销单据排队等候会计一一审核票据，在一个简单的日常经费报销流程中消耗了大量的时间成本。在预算执行控制上，各领导只能定期到财务部门查询经费情况，不能实时准确的掌握预算执行情况，对经费的审批控制手段滞后。
综上所述，传统经费报销存在这些弊病：第一，员工经费报销时间长，员工单据填写繁琐，多次找各领导审批，并直接到财务取款，占用大量有效工作时间。第二，单据审批占用领导大量时间，审批领导需要分析收支事项和审批流程是否合规，支出是否在预算内，领导的日常事项经常会被经费报销签字动作干扰。第三，财务工作量巨大，财务部门既要审核原始票据，又要复核经费报销审批签字是否齐全，为每一笔经费报销业务手工录入凭证。除此之外，还要协助各部门查看预算执行情况，手工编制各类报表。第四，现金占用量大、资本成本高，在传统银行支付方式下，企业需在基本账户中保留大量现金满足日常运营开支，大量借款的发生也占用大量资金，影响资本成本。第五，预算控制滞后，审批领导不能实时掌握预算执行情况，审批控制严重滞后，对经费超支控制力度不够。
以上各种问题的存在，表明了实施经费预算管理的必要性。正是在这样的现实背景之下，中航工业集团实施了经费预算管理系统。
二、经费预算管理系统的内涵
中航工业集团公司总部历来重视财务管理提升建设，为解决原有管理模式存在的种种问题，通过研究并结合现状，决定通过开发总部经费预算管理系统不断提高工作质量，为促进集团公司的持续健康发展发挥更大作用。同时，制定了系统的总体目标：总部在原有的基础上，梳理经费管理业务流程，从实际业务和信息化需求出发，建立全面全员、管理集中、分工合作、反映及时的一体化经费预算管理系统。以提高集团总部预算管理水平、方便全员经费报销、提高全员工作效率为目标，以风险管理为方向，以经费内部控制、效益管理为重点，以数据标准化、流程规范化为基础，进一步完善经费管理体制，充分优化人员经费报销流程。
经费预算管理系统的出现将彻底解决传统经费预算管理模式的种种弊端。经费预算管理系统以企业经费管理为核心，围绕费用申请、业务审批、费用控制、凭证生成、网银支付，通过经费预算管理系统的衔接从而实现从预算到核算的闭环管理，实现费用经费报销电子化、业务流程显性化、预算支出透明化，提高预算管理的时效性、准确性，全面提升财务管理信息化应用水平。
（一）预算控制
通过账务数据与预算数据的实时比对实现经费预算管理的预算控制。系统整合预算调整、预算执行控制、预算差异分析、预算考评等预算管理功能，形成一个完整的闭环系统；通过资金预算，帮助企业合理有效控制借款的发生，保证企业资金流的良性循环；通过费用预算，帮助企业减少不必要的浪费，降低企业总体运营成本；预算管理人员也可以通过查询统计功能实时查询到每个单位或每个项目的预算指标完成数，监控实际成本的支出情况，找出偏离预算的误差，及时采取纠正措施，确保实际成本在计划成本之内，同时为下一年预算的制定积累经验。预算的自动控制使管理者的审批更关注于企业内部控制流程和预算的执行，有效优化公司的控制环境。
（二）网上借款及经费报销管理
系统的业务范围包含差旅费借款报销、会议费借款报销、招待费借款报销、资料费借款报销、福利费报销、其他类型借款报销等，基本涵盖了企事业单位所有的日常借款经费报销业务。对于各单位不同的差旅费补贴规则、出差类型等还可以在系统中灵活设置，适应不同单位的经费预算管理规定。
（三）综合查询分析
系统支持多维度全方位综合信息查询，通过系统权限设定，员工可以查看自己的历史业务记录和状态以及其他权限范围内的业务信息。通过和预算模块的链接，领导可以随时查询在不同组织层面的预算数据与实际数据，因而形成的对比分析并直接从所关注的图表数据中层层穿透，到达最底层基础数据的查询。系统提供各种管理报表（如预算执行情况分析表、同期实际费用对比分析表、部门绩效考核表、费用执行情况表等），除此以外，还提供了报表自定义功能，以方便企业进行灵活管理，为各级管理人员提供决策依据。
（四）实时对接核算账套
经费预算管理系统提供了与当前主流财务产品账务系统的接口，通过接口，将经费预算管理中的账务数据直接传递到账务系统中，减轻了财务人员的工作量。经费预算管理系统提供凭证信息、科目信息比对功能，保障信息准确、维护方便。
三、经费预算管理系统流程
集团经费预算管理系统将集团财务经费报销制度与规定融入到经费报销审批流程中，通过严密的系统设计使经费报销流程更加规范化、显性化，大大减少了人为核对审批流程的时间，避免了由于人为疏忽导致流程的不规范，并对经费报销流程的各个环节进行了全面优化，各环节处理效率得到全面提升。
（一）员工填单
和传统的填写单据的方式相比，网络条件下的单据填写显得更为简便和高效。对于员工相对固定的信息如部门、账户等都可以通过系统进行默认，同时员工填写的单据类型可以根据企业的需求灵活的进行设计，其扩展性可以轻松的满足不同背景下企业的差异化需求。
（二）领导审批
系统允许用户根据需要灵活的定义工作流，并能够动态地对审批流程进行控制。单据提交后会在系统中通过待办提醒方式向后续环节进行自动通知。领导可以及时响应来完成审批工作。审批领导无需担心单据是否该自己审批，系统通过预设，会自动进行判断。
（三）财务审核
系统通过对单据模板的设定使得财务审核变得简单易行，审核会计仅需要简单地进行核对系统自动计算的结果即可审核通过。
（四）自动生成凭证
系统提供了凭证生成规则的配置界面，通过业务单据与凭证信息的对应关系进行条件编辑，财务人员可以实现对审批完成的业务单据直接生成凭证的操作。由于借款、经费报销的业务越来越多，而日常经费报销的费用都是重复繁杂的费用，势必造成财务凭证制单的工作量过大。经费预算管理系统很好地实现了凭证的自动生成功能，极大地解放了财务人员凭证制单的工作强度。
（五）网银支付
通过经费预算管理系统的网银对账管理，公司的支付业务能力会有极其显著的提高。通过经费预算管理借款及经费报销等业务获取准确的付款信息，通过对这些信息的批量处理可以轻松地生成网络银行所需要的接口文件，并传递到网络银行系统中。网银对账模块的使用，使得公司的付款业务实现了快速及时响应。
经费预算管理系统与账务系统的无缝衔接，实现了两系统间数据交换的畅通无阻，为集团预算管理控制提供了必要的前提条件。目前集团经费预算管理系统已实现事前、事中、事后的全过程预算管理控制，有效防止预算超支现象的发生，并为各级领导分析决策提供实时准确的数据支持，推动集团预算管理水平的全面提升。
四、实施效果
（一）为集团创造利润的经济效益测算
1.资金占用成本的节约
经费预算管理系统和网银系统的集成，使得付款更加高效便捷，大大减少了日常经营现金的持有量。在充分利用信用卡免息期进行借款的情况下，还可以缩短借款资金的占用周期，提高资金的使用效率，降低资金成本，推动集团EVA的提高。
2.经费报销及审批业务时间成本的节约
经费预算管理系统的推行，将大大节约公司的人力资源成本。经费预算管理大大简化了员工的经费报销过程。
3.财务审核、付款时间成本的节约
经费预算管理系统通过大量的系统计算和标准设置，极大地简化了审核工作量。审核时不需要再去核对审批流程、计算补贴等复杂的操作，凭证也可通过系统自动生成，会计人员平均每单可以节约近5分钟的审核时间，大大释放了财务人员的工作时间，使得财务人员可以将更多的精力投入到财务报告及财务分析中，有助于财务管理水平的提高。
经费预算管理系统使得付款操作更加自动化、简单化，同时也保证了付款金额的准确性，避免人为失误导致付款金额的错误，缩短了付款到账的周期。
（二）为集团带来的间接效益
经费预算管理系统在为集团创造直接经济效益的同时，也为集团整体的经营管理带来了间接效益，具体体现在以下几个方面：
1.公司形象
经费预算管理系统极大地拉近了财务人员和员工之间的距离。作为财务面向员工的门户，它在很大程度上提升了财务在企业中的形象。同时，经费预算管理系统作为国内领先的财务系统，会为公司的信息化建设作出了巨大的贡献。
2.员工满意度
经费预算管理系统的实施，方便了员工经费报销，缩短了经费报销周期。这极大地提高了员工的满意度，也提升了财务在员工心目中的地位。
3.财务工作透明化
实施经费预算管理系统后，财务从审核、入账到付款的整个流程均透明地展示在员工面前，财务对单据所做的任何调整和审核修改均可以实时地回馈到员工那里。这种透明的流程和业务处理模式，使得员工不再担心自己是否可以及时收到经费报销款，以及反复琢磨为什么经费报销金额和最后的支付金额存在差异。
4.财务信息质量成本
传统的经费报销模式存在巨大的信息质量成本。由于员工填写的经费报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程中靠手工填写的数据出现错误的几率很高，这使得后期财务需要耗费大量的时间去核实数据并更正。经费预算管理系统通过在系统中预设的方式，员工填写单据只需要进行简单的选择，很多计算会在系统中自动完成。这样使得出错的几率大大降低。
5.计划控制
由于所有的单据审批均通过经费预算管理系统实现。和以前相比，实现资金计划的控制变得格外轻松，在传统模式下，手工的签字受到人为因素的影响，同时又无法及时获得资金计划余额的数据，这使得资金计划控制成为一纸空谈。
6.财务业务管理
通过经费预算管理系统所提取的审批时效、审批单据量，财务部门可以利用这些数据进行分析并应用于财务内部的管理过程。在数据分析的支持下，财务审批效率不断提高，并普遍达到了员工满意的水平。
