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高职院校档案数字化管理

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高职院校档案数字化管理
时间:2023-08-07 09:30:02     小编:

[摘 要]作为数字信息化工程的引领者,高职院校有必要在推进档案信息化建设时,强化档案信息资源的整合力度,加强数字化管理力度,并积极探索档案资源的共享途径,以提升对高职院校信息资源的整体利用水平。高职院校档案信息数字化的建设需要循序渐进,在清楚认识每一个环节的基础上,才能规划和建设好高职院校档案信息数字化之路,为今后更高的发展打下良好的基础。

[关键词]高职院校;档案;数字化;管理

1 高职院校实现档案信息数字化管理现状

1.1 高职院校的档案管理部门缺乏共享与合作意识

目前,很多高职院校的档案管理部门对于档案管理的认知停留在完成本部门的档案管理任务上,缺乏与兄弟院校档案部门展开深入协同与共享合作的意识,影响高职院校之间的信息互交。同时,由于档案管理部门长期在传统的档案管理模式中,对传统的档案管理模式产生较强的依赖性,由此导致其对档案管理模式的变革产生抵触情绪。

目前,很多高职院校的档案数字化管理工作缺乏统一标准规范,各个部门之间缺乏沟通,高职院校针对具体的档案管理事务都需要独立制定档案管理办法和整理细则,造成高职院校档案的同类管理办法的重复制定。

1.3 系统不兼容

办公自动化系统与档案管理系统不兼容,办公室与档案室在管理软件的衔接不到位,对电子文件的归档工作造成很大困扰。

1.4 Office软件升级

Office软件升级后,由于高职院校科室电脑里安装的Office版本不统一会出现归档时由于版本不兼容造成电子文件打不开的问题。

1.5 大多数高职院校还处于电子文件与纸质文件同时保存的状态

这是指同时保存具有相同内容的纸质文件和电子文件,同时将文件在各个部门的办公化自动化网络中传递,这种过程提高了工作效率,但是纸质文档保存的过程需要在文件办理完成以后进行,造成不必要的浪费,更主要的问题是,电子文件的应用受到影响,信息的数字化建设进程得不到很好的发展。

1.6 电子文件的不安全因素,影响了保存期限

电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等特点的同时会带来一些不安全因素,如不能直接读取、信息与载体相分离,数据丢失、感染病毒、对软硬件设备条件依赖等。这些都给电子文件的安全存储和长期保存带来威胁。

2 高职院校实现档案数字化管理的方法策略

2.1 高职院校档案信息数字化管理的基础是要做好归档收集工作

电子文件的归档意识不强和电子文件收集归档制度尚不完善造成了在高职院校档案工作中经常出现一些收集不到或丢失文件的现象。在完成收集工作时必须将以下问题解决:第一,要建立相应的电子文件的收集制度;第二,对于电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作应当充分重视,为了协调好利用与建库成本的关系,应当将不应归档的电子文件剔除在外,将重要文件打上归档标记;第三,对于归档前与归档后的著录工作也应当重视起来。最后,注意加密工作,特别是要防止泄露、篡改和破坏。

2.2 选择符合高职院校特点的档案管理软件是数字化管理的关键

电子文件,是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。大量的电子文件产生以后,首先需要解决的问题是软件平台。目前,档案管理比较混乱,很多软件的功能单一,跟不上高职院校的发展需要。针对档案管理软件种类繁杂的实际,档案工作上水平,高职院校应选择以档案原文扫描为基础的媒体管理软件。

2.3 建立高水平高素质的专职档案队伍,增强档案管理的制度建设

人在档案信息数字化的过程中是重要的,要做好档案数字化建设就必须要提高档案工作人员素质以及培养电子环境下工作意识。要充分了解电子计算机技术,熟练掌握档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法和技术,只有这样才能在技术上对档案数字化网络建设提供足够的支撑。档案工作人员要具有高度的责任感和保密意识,具备较强的政治觉悟和良好的职业道德。高职院校档案部门应当加强对在职人员的培训的工作,及时引进双重知识结构复合型人才。第一,进行档案数字化培训和专业的定期考核。应当根据不同岗位有针对性的进行培训以适应工作需求,在进行系统的数字化管理培训的过程中更新管理人员的技术知识和提高整体专业素质。第二,使人员配置机制更加灵活。采用竞争上岗的方式,对外引进优良人才,使管理人员实现良好的流动。第三,建设专职数字化管理队伍。作为现代化办公之上的一种知识密集型工作,档案管理工作既要高职院校档案管理人员具有很强的分析能力和相应专业知识,还要管理人员具有较高的素质和技能来保证使用者能够提供大量数据档案信息,在这个过程中将传统的档案管理转型为数字化管理,在IT行业和信息时代迅速发展的过程中。高职院校档案的数字化管理将成为档案管理的重中之重;同时,要注重加强高职院校的档案管理制度建设,促进高职院校档案数字化建设进程。

3 结 语

高职院校档案数字化建设是当今信息社会对档案管理工作的必然要求,也是高职院校档案工作发展的必然趋势。但高职院校档案信息数字化的建设需要循序渐进,只有清楚的认识了每一个环节,才能对高职院校档案信息数字化进行有效地规划和建设,为今后更高的发展打下良好的基础。

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高校档案工作“目标管理”的提出,为高校档案工作提出了一个近期工作目标。自推行以来,通过对高校的档案工作量化的测试和标准的评定,使其在档案工作管理体制 、列入学校各项管理、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面受到了全面......
医院档案管理信息化建设
发布时间:2022-11-29
医院档案工作是医院发展的基础,当前医院领域应注重夯实这一项工作,全方面整理涉及科研、教学、医学、临床方面的材料。在这一背景下,应结合现代社会信息化技术快速发展这一特点,迎合时代发展,夯实医院档案管理信息化建设,促进医院更好发展。本文,将先分析档案管理信息化建设必然性,再阐述医院档案管理信息化建设几个有效途径,加大对医院档案管理功能的发挥,帮助医院发展构建一个完善的档案管理工作网络。【关键词】现代医.........
论高校教学质量“档案化”管理探析
发布时间:2022-11-02
" [论文摘要]高校教学质量档案化管理是档案化概念在高等教育领域的扩展与应用,是高校教学质量监控体系发展的必然要求。文章通过分析高校教学质量“档案化”管理的概念与特征、原则与方法,提出了相应的措施和重点建设内容。 [论文关......
高校档案管理信息化建设的思考
发布时间:2015-10-19
摘要:如今,网络信息化技术被广泛应用于社会生活的各个领域,在高校档案管理信息化建设上也是不例外的。高校档案能够真实地记录学校的历史,展现出学校的未来,是高校管理的重要组成部分。这就要求高校在进行档案管理的时候充分发挥......
高校人事档案管理研究
发布时间:2023-01-23
摘要:随着高校人事机构改革的深入推进,对新时期高校组织人事工作提出了新的要求。加强高校人事档案管理,更好地发挥人事档案在高校人事工作中的作用,促进高校发展十分必要。本文阐述了做好高校人事档案管理的重要意义,分析了目前高校人事档案管理中存在的诸多问题,结合新时期高校发展实际,对解决问题的措施进行了思考,以供参考。关键词:高校;人事档案;对策一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义1.为考察和选任人才.........
转型时期高职院校学生档案管理的问题及对策分析
发布时间:2022-07-23
高职院校当中,由于学生档案与学生就业息息相关,能够让用人单位在招录学生时客观全面的了解学生。另外,高职院校在通过对学生档案深入的分析与研究之后,在高职院校进行教育与教学决策时,学生档案可作为重要的参考依据,由于现今有许多高职院校的前身是中专学校,因此在基础设施方面具有不足之处。近年来,国家较为注重发展高职教育,并不断划拨给高职院校专项教育发展扶持资金,但是由于现今高职院校办学规模不断拓展的趋势,直.........
浅谈高校图书档案管理及信息化
发布时间:2023-01-08
[摘 要]随着信息时代的进步,各大高校的图书档案管理也进行了改革,利用信息技术对图书档案进行管理,解决了图书档案管理中存在的问题,提高管理效率。本文就现在高校图书档案管理的现状、存在的问题为中心开展了详细的研究调查,分析......
高校图书馆档案优化管理新思路
发布时间:2023-03-22
摘 要:在近代高校图书馆的建设过程中,图书馆档案是一项重要的组成部分。本文通过对高校图书馆档案的必要性和现状分析,提出优化改进图书馆档案管理工作的新思路,形成具有现代化特色的高校图书馆管理模式,从而更好地为高校师生提供......
高校人事档案管理下渗透茶文化
发布时间:2022-07-23
摘要:茶是中国人特别爱喝的一种饮品,可以修身养性。茶文化是古代流传下来的传统文化,并且它是代表了一种精神。档案对于高校员工的考核是非常重要的,高校员工的年底考核要以档案依据。增加对档案的管理,建立相应的制度,就对于管理人员的选择非常重要。同时也要提高管理人员的素质,渗透入茶文化。关键词:高校;人事档案;茶文化我国在高校人事档案管理中存在漏洞,主要表现为管理人员专业知识不够,并且人员素质不齐,怎样才.........
关于规范高职院校教学档案管理的一些探索与实践
发布时间:2015-09-09
【摘 要】高职院校的教学档案是对学校及社会长远发展评估的有效凭证。对高职院校的教学档案管理的质量和水平是直接衡量学校及社会教学管理水平与教育质量的一个重要标志。因此,规范高职院校的教学档案管理对推动教育教学改革,全面提......
大数据下高职院校学生管理信息化研究
发布时间:2023-05-13
探析高职院校的教育目标,就在于培养社会应用型人才。然而,随着学生管理要求及内容的增多,高职院校的管理人员及教学资源已不能满足学生管理工作的需求,并导致诸多方面的学生管理工作难以开展,其中就包括学生信息管理工作,对高职院校教育事业的发展产生了严重的阻碍。由此,立足于高职院校学生管理工作现状,本文对高职院校学生管理信息化的实现路径进行了分析。1大数据时代高职院校实现学生管理信息化必要性关于大数据时代高.........
澳大利亚国家档案馆数字档案加值服务管窥
发布时间:2023-04-01
摘要:妥善保管档案和积极提供应用加值服务是档案典藏机构的两大基本职责。加速数字档案应用加值服务是信息科技时代的重要课题。澳大利亚国家档案馆在数字档案应用加值、档案目录整合加值以及数字档案教育加值等方面所取得的成绩颇值得参考。数字档案应用加值服务是实现我国档案工作现代化的重要途径和措施。关键词:数字档案应用加值澳大利亚国家档案馆一、数字档案应用加值服务是信息时代的新课题妥善保管档案和积极提供应用加值.........
纸质档案数字化建设策略研究
发布时间:2023-08-07
摘要:同纸质档案相比,电子化的数字化档案具有独特的优势,在互联网通信技术迅速发展的今天,数字档案的发展已经成为一种趋势。近年来,我国很大部分的各级各类档案馆,特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程,极大......
试析高职院校精细化管理
发布时间:2013-12-18
" 论文摘要:基于科学管理思想上的精细化管理作为一种先进的管理理念和方法系统,最早在企业管理中得到广泛运用并取得显著成效。本文通过剖析精细化管理的基本内涵,探讨了在高职院校实行精细化管理的必要性,继而提出了高职院校实现精细......
数据挖掘是数字档案信息管理的首要工作
发布时间:2015-08-13
[摘 要]随着现代化的发展,信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。计算机技术的进步,使档案化管理包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等成......
推动国有企业档案管理数字化建设的策略探析
发布时间:2022-10-24
摘要:信息化、数字化、智能化是当前社会科技发展所呈现出的一种必然趋势,随着其如今被广泛运用于社会其它行业以及各个领域之中,其快捷性、系统性以及科学化的管理模式以及服务特点,逐渐为使用者所高度重视。国有企业档案管理工作的有效性不仅是企业平稳、快速发展的重要基础,也是指导高层决策、员工调升等相关事宜的重要依据和有效凭证,因此,促进数字化建设与档案管理相结合,不仅是顺应时代发展的必然要求,也是国企改革创.........
干部人事档案数字化工作分析
发布时间:2023-03-20
摘要:2018年11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》指出:干部人事档案实行“分级负责、集中管理”。如何解决好集中管理后的干部人事档案的管理与利用问题,成为干部人事档案管理的一个重点。如今,干部人事档案数字化是大势所趋。全面推进干部人事档案数字化建设,有利于减少对纸质档案原件的损坏、提高档案管理效率以及科学统计分析档案总体情况。建立数字化档案,必须严格把好载体关、标准关、安全关,力争建.........
基于数据挖掘的数字档案信息管理研究浅析
发布时间:2022-07-23
随着社会主义现代化的发展,计算机技术的进步,信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。查字典范文网为您编辑了“基于数据挖掘的数字档案信息管理研究浅析” 基于数据挖掘的数字档案信息管理研究浅析 在信息化发展的今......
论医学院校档案管理的重要性
发布时间:2013-12-14
【摘要】档案的管理是一种社会现象,它以一定的物质形式存在,其中值得留念的一部分需要我们永久保存下去,为子孙后代造福。随着我国高等 教育 事业的 发展 和教育教学改革的深化,医学院校档案管理的重要性及独特性也逐渐显现出来。本......
信息化技术对高校档案管理的影响
发布时间:2023-01-11
[摘 要]随着我国科学技术的迅猛发展以及信息化计算机时代的到来,在高校档案管理中实施信息技术已经成为了大势所趋。近年来,各大高校不断扩张,学校人数与日俱增,给高校的档案管理工作带来了严峻的挑战。信息化技术的出现有效缓解了......
电力企业档案数字化工作初探
发布时间:2015-08-12
摘 要 随着办公自动化系统、档案管理软件等在档案管理中的广泛应用,电力企业的档案工作已经发生了显著的变化,越来越多的传统档案介质开始以数字形式存在并提供服务。对于电力企业来说,档案数字化主要包括数字资源的生成和管理,笔者......
医院档案管理信息化的探讨
发布时间:2023-06-15
摘要:随着网络技术的飞速发展,人们对于各行各业的信息的需求也趋向于专业化的发展。医院作为人们生活中不可缺少的存在,更要求高度的专业化。而医院的档案管理部门作为医院中所有信息的集中地,在医院的各项工作中占有重要的地位。......
大数据时代背景下医院档案管理
发布时间:2023-08-07
大数据改变了世界,美国政府已经将大数据上升为国家战略,可见大数据的重要性。大数据时代是信息化时代的进一步发展,在大数据时代,企业和政府能够利用大数据等相关的技术实现自身的发展,但是大数据时代到来同样也存在着一定的挑战。......
整合高校档案资源实行“大档案”管理分析
发布时间:2015-08-18
[摘 要]近些年来,随着现代化进程的加快和信息时代的来临,我国社会的发展日益呈现出一种资源整合和信息高速化的现象。作为培养高素质人才的我国高校在过去几十年来在学科方面取得了长足的发展,为国家和社会培养了大批建设型人才,推......
高校档案管理信息化建设策略研究
发布时间:2015-08-18
[摘 要]高校档案管理信息化建设是高校管理的重要内容,也是高校“数字化校园”建设的重要组成部分。本文首先对高校档案信息化建设的现状进行了分析,接着提出了高校档案信息化建设的几个策略,以期对提升高校档案信息化建设水平提供自......
高校人事档案管理信息化建设初探
发布时间:2022-12-30
高校人事档案是记录每个人成长和发展过程中所参与的教科研活动以及各种社会活动的文件。作为高校人事工作不可或缺的组成部分,它是高校开展各种人事工作的基础,是高校进行人力资源建设的重要凭据。但是随着信息化的进程以及高校改革的......
职业学校人事档案管理思考
发布时间:2019-10-02
我国目前大多数中等职业学校还没有实现信息化,没有将计算机引入到工作当中,仍然使用的是比较传统的管理方法。例如,在对人事档案及人事档案信息管理方面都没有较高的体现。对中等职业学校管理工作的完成造成较大的影响。对于中等职业技术学校人事档案进行信息化、科学化管理非常有必要,通过信息化的管理才能实现与社会共同发展。【关键词】中等职业学校;人事档案;档案管理一、人事档案管理的重要性人事档案的管理需要从档案管.........
高校档案管理的策略研究
发布时间:2019-02-14
摘要:人工智能技术的发展给高校档案管理的创新和变革提供了契机,高校档案馆要转变思想,注重对档案全流程、多维度、非结构化数据的收集,构建档案大数据平台,并依靠人工智能算法对大数据进行分析挖掘,以解决档案管理中的各种创新难题,如智能推荐和咨询服务、自动回答和编研汇总、主动服务和个性化服务等,提高档案管理水平。但另一方面,人工智能技术对用户隐私和档案安全等可能造成一定的侵害,需要引起高校档案工作者的重视.........
高校照片档案管理新举措
发布时间:2023-03-06
[摘 要]随着数码相机的广泛应用,数码照片逐渐取代了传统的照片,档案工作者要解放思想、更新观念、改变措施,做好照片档案的管理工作。 [关键词]高校照片档案;档案管理;文字信息;照片选取 高校的照片档案是指学校在教学活动、......

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