[摘 要]结合高校档案工作实践，简要论述了高校档案管理网络化的必要性，说明实现档案管理网络化是高校档案工作的必然。
[关键词]高校;档案管理;网络化
科学技术的发展及管理网络化的普及对档案管理的模式、管理技术和方式方法产生了显著的影响，这极大地促进了档案管理的改革和发展。虽然我们对电子时代如何开展档案信息资源的开发利用进行了诸多卓有成效的研究，并获得了相应的研究成果。但不无遗憾的是，迄今为止，我们的研究多是从档案部门的角度出发来予以阐述电子时代档案信息资源利用的问题，其重点均落在了档案部门应如何开展档案资源利用的策略层面上，而对于档案利用的主体，即档案利用者，则关注得不够。为此，本文从讨论电子时代档案信息资源利用的新特点出发，目的是使对该问题的探讨更加多维度、全面化，进而达到合理化和科学性的要求。档案管理网络化已成为社会发展的必然要求。因特网的普及与中国教育科研网的建立以及日渐完善的校园网络为高校档案管理带来了非常好的发展机遇与前景。
一、高校档案工作现状
高校档案工作是高校工作的重要组成部分，档案工作涉及面广、种类繁杂、保密性强、工作量大。在档案的收集整理和建档过程中主要存在以下几方面问题：一是上下级文件传递比较困难。由于机构众多，造成文件量极大，而这些文件的传递主要靠人工，这就造成人力资源浪费和信息传递的不及时，给档案管理工作带来不便。在组卷分类中，如果下级信息不能及时上传，很容易造成工作延误，这些都是具体而迫切需要解决的问题。二是由于文件分散，使档案室工作更加困难。大量的文件中，档案管理工作者需先对其进行整理、分类、组卷等一系列工作，然后输入计算机，统一保存，以便于查询。在名目繁多的文件中，工作人员须投入大量的精力对其进行整理，工作压力可想而知。三是档案管理人员无法随时掌握下级部门的信息，这给管理工作带来诸多不便。有些有较高价值的档案材料无法及时收集和归档，时间久了会造成遗漏与丢失，会给学校带来不必要的损失。如果建立了学校档案网络化管理的平台，教职员工与档案管理员就可以随时互通信息，随时归档。
二、高校档案管理网络化的必然性
现代化的技术装备与掌握现代化技术的人，以及科学管理，构成了档案工作网络化的三个要素。要实现档案管理的网络化，其一，管理思想要现代化。以科学理论为指导，依据档案工作的特点制定科学的管理方法;从档案载体上来看，电子时代之前，利用者利用的主要是传统的纸质档案和音像档案。在电子信息时代，计算机技术和网络技术的发展，并且应用于经济建设及社会生活的方方面面，产生形成了大量的电子文件。由于电子文件存储空间密集，传播速度快，使用方便快捷，近年来，电子文件的利用数量迅速增加。其二，管理机构要高效化。有效的管理来自有效的组织。组织机构是发挥管理功能，完成管理目标的工具。所谓高效化，是指在档案组织机构内人尽其力，财、物各尽其用。人员和财物的流通过程畅通，信息系统健全，传递及时、准确，档案工作才能发挥其更多的社会效应;其三，档案工作要标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的基础，也是实现档案工作现代化的前提，科学管理要求档案事业的建设和档案馆（室）的各项工作达到标准化。档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，要实现科学管理，在各方面都必须标准化，没有标准化就没有科学管理。
三、档案管理网络化的发展趋势
几年前，我校档案的管理方式还是手工作业，文件由各部门归档后，档案工作人员再对其进行整理加工，立卷编写目录等工作。机械的手工劳动与抄写，不仅费时费力，工作效率也很低，查档调卷的速度慢，无法及时迅捷地提供高质量的查阅服务。目前，学校档案室已配备了计算机、扫描仪、复印机、激光打印机、数码相机等现代化的管理设备，实现了档案的现代化管理，大大提高了工作效率与服务质量。
计算机的广泛应用和网络技术飞速发展为档案工作网络化创造了有利条件，建立与开发更多的档案管理工作网站，各级各类档案部门通过信息联网，实现数据的共享，从而提高档案信息的接收和传递效率以及档案的远程传输和服务。电子计算机与现代通讯技术的结合，形成了档案信息传递网络化。现代通讯技术的发展，使终端设备通过通讯线路和中心计算机连接起来，形成巨大的计算机检索网络，许多档案馆（室）的计算机变成网络中的一个结点，每个结点又可以连接许多终端，达到了“资源共享”的目的，这是档案管理的发展方向。社会在飞速地发展，科学技术也在不断地发生着日新月异的变化。高校的发展规模也在不断地壮大，学生人数逐年递增，各职能部门的工作与各项科研的开发应用都形成了大量的载体，丰富多样的档案资料，如文字、图像、声音等。这就需要利用高科技的手段，通过互联网才能更好地实现信息资源的利用与共享，为学校和社会提供便捷丰富的信息化服务。各高校现在都有了自己完善的校园网络，为实现高校档案的网络管理提供了发展的平台。建立了部门的信息接收网站与查询系统，各部门可以通过网络随时归档，档案室人员可以及时地对归档文件进行网上的鉴定、分类与组卷。有关部门也可以随时查阅自己需要的信息，及时与档案管理人员进行沟通。
网络化是档案工作发展的必然趋势，这一变革给档案管理工作带来质的飞跃。由于信息化的管理检索途径众多，查全查准率高，能够产生多种形式的目录与索引，通过通讯线路和终端设备，能远程就地检索档案材料，可以大大节约档案人员和利用者查找档案材料的时间，提高服务工作的质量。档案馆（室）将由保管档案史料的基地，发展成为名副其实的科学研究和利用档案史料的中心、档案信息的中心。
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