档案信息涉及国家安全和利益、社会秩序、个人隐私等内容，其区别于各类公开性资料的一个重要特点就是秘密性强，因此利用档案有一定的控制性。特别是大多数涉及秘密事项，具有秘密等级的重要档案，更需要保密。档案管理工作应该注重安全保密，但保的目的之一是为了用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，是有时间、地点、范围限制的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。档案管理人员应在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。然而在如今的信息现代化时代，如何既能充分发挥各类档案的效能，又确保不发生泄密问题，是值得我们认真思考的一个问题。笔者认为应从以下事情做起：
一、正确处理档案保密与利用的关系
保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。在日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费，而档案管理人员的管理价值也难以很好地体现出来。鉴于这种情况，档案部门改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，充分利用档案为领导决策服务势在必行。
二、做好档案密级的调整工作
三、做好档案开放前的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密的时效和范围是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案之前，应当做好相应的保密工作。
（一）做好档案的审查工作
审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。这项工作可以分三步进行：一是初审，由档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用的范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中未能判定是开放还是控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定档案的开放与否。
（二）做好档案的解密工作
确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。对于保密期限届满的档案，应该及时进行解密审查，确保在向社会各界开放档案前，由原定密机关、单位或其上级机关依法对该档案进行解密，未被解密的档案应继续列入控制使用范围。但在平时工作中，很多单位忽视了密级档案的解密问题，影响了档案的开放利用。
四、做好档案利用中的监督工作
监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效发现并制止、纠正档案利用过程中的各种不恰当行为，做到既能充分利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用中的监督应注重三方面的工作：
（一）制度建设
档案利用工作的规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，应对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使档案利用工作有章杯杯可循，确保在档案利用过程中不泄密及文件的完好无损。档案利用规章制度的条文应严密、简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
（二）队伍建设
档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是要有高度的政治责任心和服务意识，热爱档案和档案事业；二是具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉有关档案的法规；三是要有较高的文化素质，能及时总结和分析工作中存在的问题，掌握工作的规律。
（三）监督措施
在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是脑勤，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
