继国家颁布《地方志工作条例》（以下简称《条例》）之后，我市以出台《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》（以下简称《办法》）和《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》（以下简称《细则》）为标志，适时启动了地方志资料年度化工作。目前，市政协已完成了六个年度的地方志资料。基本上达到了部门、市地方志办公室、具体工作人员三满意。今借哈尔滨市地方志学会二分会征集以“我与地方志”为题的地方志工作交流会材料的机会谈谈做好地方志资料年度化工作的体会。
认识到位是做好地方志资料年度化工作的动力
地方志资料年度化工作启动伊始，我们就把学习《条例》、《办法》、《细则》放在首位，从而较好的解决了认识问题，增强了做好工作的内动力。
一是认清了实施地方志资料年度化工作是落实《条例》的实际行动。《条例》是我国修志史上的里程碑，第一次以法规形式，明确了地方志书的社会基础文化建设的地位，同时也明确了依法连续编纂地方志书是各级地方政府的法律责任，市政府依据这一要求及时制定了工作措施和行政要求，实施地方志资料年度化工作，就是在扎扎实实的落实《条例》。
二是认清了实施地方志资料年度化工作是保证未来地方志工作质量的根本措施。《条例》明确“地方志是传承和发扬中华民族优秀文化传统，全面客观、系统地记述行政区域自然、政治、经济、文化、社会历史、积累资料性文献”。而未来这一资料性文献的基础是年度资料，现在把资料搜集工作前移，当年或隔年搜集整理眼前发生的事情，有效的防止了资料跑粗、遗失，提高了资料的利用率，必定提高未来志书的编纂质量。
三是认清了实施地方志资料年度化，是政府向有关单位布置的一项长期任务。要求部门把当年履行工作职能的情况和结果，物化为文字、图表等不同资料形式加以整理和保存。可见年度化资料是部门年度工作的必要记录，是正常的日常工作，部门必须按要求、无条件的承担起来。
四是认清了实施地方志资料年度化工作，是新时期地情信息共享的需要。信息是新时期、新时代新的生产力要素。生产、生活领域和社会事业领域，包括城市的管理者都需要大量的信息为各自的工作服务，我们实施地方志资料年度化，实质就是地情资料年度化，而地情资料年度化正是形成全面、权威的社会公共信息的具体措施，形成的社会共享信息，对城市经济社会全面发展提供有效的信息支持，从这个意义说，从事地方志资料年度化工作，也是为一个地区地情信息资源，开发地方文化软实力建设作贡献，也是在为地方经济社会发展出力。
明确具体要求是做好地方志资料年度化工作的前提
认清了做好地方志资料年度化工作的重要性，只能说做好工作有了思想基础，而真正把工作做好光靠热情是不够的，必须吃透《办法》和《细则》的规定，明确工作的具体要求。
一是明确年度化资料的基本构成。第一，准确完整的确定年度化资料的专题。专题是年度化资料的主要形式，而专题中主体为单一专题，按此要求根据《政协章程》规定的政协职能，确定了6个方面19个专题。第二，确定资料附件的构成。首先是确定附件中收入的重要文献，根据政协履职情况，把每年度政协全会的常委会工作报告；年度经常委专题协商会议协商的部分重要调研报告；年度优秀提案中有代表性的部分提案，政协文史资料书目，确定为年度重要文献。其次把握好附件中大事记的要求，按着大事记的记载原则把政协职能涉及的事关全市范围的大事、要事和主席、副主席履职活动记录下来纳入大事记。再次是把政协履职过程中，主席、副主席有代表性的重要活动照片纳入附件中。
二是力求地方志资料达到全面、系统、准确。全面，就是做到把政协年度履行职能的工作不遣不漏全面记述下来。系统，就是做到资料体现职能和职责履行的过程和结果，确保事物变化的脉络不间断。准确，就是做到有因有果，资料符合客观事实，资料之间不相互矛盾。
三是严格把握年度资料与志稿的区别，做到每个专题都紧扣职能的履行，每个专题的内容都完整。在保证资料翔实的前提下，做客观的分析，对工作措施和作法的得失做必要的议论。对整个工作过程和细节记述的更详细，从而加大资料的含量。
四是严格把握工作阶段的时限要求，既：上报提纲要在年初的三月份之前；上报资料要保证在11月末前。
摸索工作程序是做好地方志资料年度化工作的关键
有了较高的思想认识，又明确了年度化资料的具体要求，还要从部门的实际出发，摸索切实可行的工作程序，确保工作有条不紊的推进。
一是依据政协自身的职能范围，制定地方志资料提纲，力求提纲所记述的内容就是政协履职的全面情况和主要内容的基本框架，并将提纲报送市地方志办公室审批。
二是按市地方志办公室原则同意的资料提纲全面查阅资料，查阅力求做到全、细，并随时记录查阅资料索引。
三是按资料查阅索引作专题资料的卡片，卡片的内容力求全面、具体、全过程清晰、结果真实。
四是依据卡片，纂写专题长编，及附件的长编。
五是专题资料长编形成后打印，输出清样，交单位主管领导审查签字，履行资料内部审核把关程序。
六是上报电子板全部资料，并填报表，再根据政协的实际需要保存全部文字资料。
领导重视、部门支持是做好地方志资料年度化工作的保证
政协领导对地方志资料年度化工作高度重视，市地方志办公室及时检查指导，保证了资料年度化工作顺利进行。
一是政协领导非常重视资料年度化工作，较好的实现了地方志工作由编纂志稿向资料年度化的转变。首先按要求明确了政协办公厅是政协年度化资料的负责部门，并明确主管文字的副主任主管。其次是明确原来政协史志办为政协办公厅史志办，办公室、办公条件不变。原来的两名同志为具体工作人员，负责资料年度化工作。第三是原来的史志经费转为资料年度化经费，专职人员的原来待遇不变，实现了政协办公厅史志办的“一纳入五到位”。第四，实施了资料年度化的目标管理，年初订标，年末兑标，纳入市政协的整体目标管理中。
二是市政协各专门委员会、各相关部门一如既往，积极热情的支持资料年度化工作，配合史志办完成各个环节的工作。
