一、工作现状及存在的问题
在具体操作上，我们的主要作法，一是纳入全局工作目标管理。在年初的全局工作会议上，局主要领导在工作报告中总结年度地情信息资料收集整理工作，同时提出工作要求，明确工作方式和任务，实行目标管理。二是确定资料主题和提纲，以局文件下发到各承编单位。具体要求是：围绕人社局工作中心，即“为民生、促发展、保稳定”为主题详略分明，著述性强，打破原有工作总结“穿衣戴帽”的固定格式，严格按志书体例进行搜集。节下条目体，条目分一级目、二级目，目下再分题。大事记资料以时间为序，一事一记编年体。图片资料主要是工作场景照片，各类业务标准表和各类统计表。附录资料是重要文件、文献等单设文件夹统一存储。在提纲编写上以职能类别立节目，将全局整体履职情况归纳为12节86个节目。三是建立工作联动机制，市局和所属承编单位设有专人负责此项工作。局办公室主管史志办工作，派一名副处级干部主抓此项工作，聘请3名处级退休干部既负责续志编审，又参与地情资料搜集、整理、综合汇总与市志办联系沟通。各承编单位负责人为目标责任人，指派一名专（兼）职人员具体负责资料的收集、整理、撰写上报局史志办后再进行把关修改，直到合乎要求为止。
年度资料工作虽已开展了几年，但还明显存在一些问题。一是主题资料不足，好多重点问题仅仅是点题，并没有展开。记述出台文件只标文号，不写标题，其文件主要规定内容没有表述。二是背景资料不足，一项工作或决策实施的具体原因不清，工作过程中发生显著变化的要因没有交待。三是没按资料的编写格式合成，仍以总结报告形式上报。有的似记流水帐，面面俱到，平铺直叙，重点不突出。四是表述口径上多以本部门口径，而不是站在全局角度进行表述，特别是大事记多是部门的大事、要事，很多大事拿到全局的角度就构不成大事了。五是主体资料多有明显的公文写法，不能直奔主题，将党风廉政，思想建设内容列入其内。时段表述上存在截止目前、当前（下）等模糊概念。
二、资料年度化的主要作用
几年来的工作实践，使我们初步尝到了地情信息资料年度化工作的甜头，体验到这项工作的重要意义和作用，不仅可以为若干年后修志工作奠定基础资料，也可为现实工作服务，是信息技术应用的主要基础之一，地域文化不可或缺的重要组成部分，可以真实的记录公职人员的履职过程，是保证未来地方志工作质量的根本性措施。正所谓：“功在当代，利在千秋”。
2013年1月，市民政局承编的《中华人民共和国政区大典哈尔滨部分》我局是成员单位，分给我局《哈尔滨社会保障》相关辞条由史志办顺利完成，经民政局反馈内容和体例完全合乎要求。
由此可见，修志和资料年度化工作对现实工作的指导借鉴作用日益明显，资料年度化工作十分重要，不可忽略。
三、提高资料年度化工作质量的主要途径
地方志资料年度化工作是一项创新性工作，主要作用是为全面贯彻落实国务院颁布的《地方志工作条例》，为下一轮志书的续修提供全面、客观、系统、翔实，有用的资料，并为现实工作服务。笔者试就提高此项工作质量与效率的途径谈点浅见。
一是领导重视纳入目标管理。此项工作虽已进行了五年，市志办出台了相关文件，但具体贯彻落实还需基层修志单位的共同努力。我局即把此项工作列入年度目标考核，做到同部署，同落实，同检查，同出成果。
二是保持修志队伍的完整稳定。资料年度化工作人员大多由修志人员兼任。修志是一门专业，修志人员必须具有一定的文字能力和业务常识，必须把修志和资料年度化工作作为一门学问苦心钻研方可胜任。我局现有44个承编单位，都设有专兼职修志人员，但年轻人居多，个别单位频繁更换人员，这样势必影响工作衔接和质量。
三是设计提纲（条目）科学全面合理。年度资料的搜集首先要设计提纲，提纲的设计要囊括本单位的全部业务工作，同时做到主题突出，详略得当。这就象命题作文，将资料限制在一定的框架之内，否则将下笔千言、离题万里，收不到预期效果。
四是建立专业人员培训、培养机制。市志办应定期对修志人员进行专业培训，每年至少举办一次培训班。或印发工作指导资料和手册，对修志人员进行业务指导。或出台相关规定，要求各修志单位不得随意调换修志人员，确保修志队伍的稳定。
五是质量是资料年度化的生命。注重原始资料，坚持横排竖写的原则，抓住重点资料、理清来龙去脉，把反映事物的全貌、发展变化理清。虽不撰不著，但具有著述性的条目资料一定要搜集到位。既着手当下，又要放眼未来，避免若干年后修志资料的缺憾。
