[摘 要]年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。年鉴资料的收集要求全面完整，年鉴资料的整理要求细致入微，年鉴的编写要按照规定的格式一丝不苟。
[关键词]资料收集；资料整理；年鉴编撰；注意事项
一、年鉴及其主要内容
1.年鉴的定义
年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料，是按年度连续出版的工具书。
2.年鉴的特点
年鉴具有资料权威详实、反映内容及时、记事连续准确、按年度出版、功能齐全、查阅使用方便的特点。
3.年鉴的作用
年鉴的主要作用是向人们提供一年内全面、真实、系统的事实资料，便于了解一定区域政治、经济、文化社会等方面发展现状和其发展趋势。它所收集的材料主要来源于当年的政府公报、重要报刊的报道和统计部门的数据。因此，年鉴有较大的总结、统计意义和比较系统的连续参考作用。
4.年鉴的内容
作为基层单位，年鉴的主要内容一般包括概述、大事记、部门工作、组织机构沿革、附录等部分。
二、资料的收集
编写年鉴的前提是要有充足的资料。能够收集到完整、详实、细致的第一手资料是年鉴编撰人员的重要工作之一。
1.争取领导重视，成立编纂委员会
要积极争取各级领导的高度重视，成立年鉴编纂委员会，由单位主要领导任主编，将所有涉及的部门及科室全部纳入成员单位，并要求各成员单位指派一名工作人员专门负责提供年鉴资料。这样就做到了收集资料有抓手，保证了可以收集到详细的资料。
2.制订收集计划，明确收集目标
年鉴资料的收集强调时间性和全面性，要根据编写的内容和单位工作实际，确定收集的内容和目标，制订详细的收集计划，明确到部门和科室。只有明确了目标，才能提高资料收集的效率，在规定的时间内获得相对完整的第一手资料，避免遗漏，为编写工作提供基础保障。
3.全面收集信息，充分补充资料
仅仅收集各单位和部门提供的资料是远远无法满足年鉴编写需要的。还需要资料收集者从不同角度了解行业发展的新动向、新事物、新情况、新变化，征徇资料提供者的不同意见，尽可能从不同的角度更多的收集资料。
4.虚心求教，不耻下问
年鉴编纂者不可能熟悉单位所有的业务工作，在收集资料时，不仅要耐心细致，而且要虚心请教，对不明白的地方要向资料提供者多学、多问。只有这样才能保证在后期的整理和编写过程中对资料有充分的认识。
三、资料的整理
收集到的资料一般比较零乱，多是以大事记、简报、新闻报刊、工作总结、典型材料等为主要内容。这就需要编纂人员去其糟粕取其精华，优中选精，为我适用。
1.按时间分类
编纂年鉴是要遵循一定的时间规律的，这就要求在资料整理过程中，将各种资料按发生的时间先后顺利进行排序，也可用表格的形式进行整理，有利于编写时的统一查找。
2.按内容分类
一项工作可能涉及多个部门，需要协作与配合，导致收集上来的资料因报送部门不同而出现重复现象。这就需要年鉴编纂人员按内容进行分类，从主导部门的材料入手，加入其他配合部门的资料，以保障某项工作资料的完整性。
四、年鉴的编纂
1.确定年鉴的框架结构
年鉴一般分为篇目、栏目、条目，按章、节编写。编写年鉴时要做到主题鲜明，层次清晰，重点突出。
2.明确编纂年鉴的文体
年鉴的文体一般为记叙文体或说明文体。应选用平实简洁的文字重点记录事件或人物、时间、地点、方法或经过、结果或问题，避免装饰和修辞。
3.确定年鉴的主要内容
一般包括封面及封底、编纂委员会、前言、目录、概述、大事记、自然概况、主要工作、专文特载、组织机构沿革、附录、照片等。根据不同的部门或单位可以进行不同的选择。同时要明确主次，分清详略。
五、编纂年鉴的注意事项
1.语言要简洁、准确、流畅
年鉴描述的是一年中主要工作的客观事实，应尽量避免使用疑问句、感叹句和祈使句，减少长句和复句，不用“认为”“因种种原因”等含糊其词和“可能”“推测”等无法确定的词语。
2.数据准确，应来源于统计部门
年鉴中的各项数据应来源于统计部门，如果使用业务部门的数据（例如卫生部门的医疗统计数据，要注明统计口径和范围）要标注来源。同时要注意遵守保密规定。注重年鉴中数据的连续性，一般应在保留以前年度的统计口径和范围的基础上，进行数据扩充，确保数据具有可比性。
3.避免内容的重复交叉
年鉴编写过程中要注意各部分之间的内容重复，涉及多个科室的内容要由主要负责科室提供资料；也要注意同一部分的不同层次重复，要选择重点层次进行详写，其余内容简要概述。
年鉴，讲述了现在的事实，定格为历史的记录，在岁月更迭中静静的守候，所有参与年鉴编写的工作人员要以饱满的热情、积极的工作为史负责。
