摘要：高等院校各个二级学院的教学秘书的工作关系到学院教学的各个环节，对教学工作起到重要的辅助作用。论文作者从事多年教学秘书工作的基础上，重点分析了教学秘书在教学管理中的作用，并指出随着高等教育的深化改革，教学秘书如何培养创新工作思维，提高工作效率，适应高等教育的发展，为学校教学工作服务。
关键词：教学秘书；教学管理；创新思维；教学服务
Abstract： Teaching secretary in secondary schools of every colleges or universities is related to all aspects of teaching， and is an important role in higher education. The author focuses on analyzing the importance of teaching secretary in the teaching management according to her experience as teaching secretary several years， and presents many thoughts on how to cultivate the innovative thinking of teaching secretary and improve work efficiency with the development of higher education， in order to adapt to the development of higher education and to better service teaching in secondary school.
Key words： Teaching secretary； teaching management； innovative thinking； teaching service
1 引言
随着高校招生规模的扩大，教学改革的不断深入，学校逐渐将教学工作分解到各个二级学院，学院直接面临各个专业培养方案、教学大纲、教学计划、教学内容等方面的制定和完善，直接推进教学方法、教学模式、测评体系等的教学改革，这对学院教学工作带来两个方面的考验，一是教学院长在学院主要党政领导的指导下如何立定学院的教学思路和教学定位，把握学院教学改革和发展的方向；二是教学秘书如何领会教学院长的意图，并用科学有效地方法将之传达到学院每位教师，同时及时反馈教师的直接意见，逐渐修订教学计划和教学内容，从而形成整个学院上、下一体的教学共同体。因此，教学秘书工作看似微不足道，但实际对学院教学工作起到至关重要的作用。特别是当前我校采用教学目标化管理制度，各个学院需要签订教学目标，特别是教学管理与运行、教学改革、质量工程等方面都提出具体的任务。这些任务要得以顺利完成，需要学院领导、分管院长、教学部负责人、教学秘书、全体教师、教学督导等上下一心，攻坚克难，实现年度教学目标。教学秘书在整个过程中，需要正确把握领导的意图，及时与相关教师、相关职能部门、校院督导等沟通，他们的重要作用如同机器中的润滑剂，使得整个教学工作顺利进行。然而，伴随着高等教育的教学改革，特别是信息学科的飞速发展，教学管理向信息化、现代化发展的新趋势，也给学校的教学管理工作带来了新的机遇和挑战。教学管理不仅包含先进的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高素质的管理队伍，这就对教学秘书工作提出更高的要求[3]。特别是近年来，计算机相关课程改革的推陈出新，教学中面临的问题也日新月异，教师对教学的情绪和学校对教学要求的冲突时有发生，教学秘书如何加强自身的学习提高，及时参与专业培训，培养自己的创新思维工作模式，从而提高处理问题的能力，是当前需要思考的问题。本文是作者多年从事教学秘书工作积淀的经验，供大家参考。
2 教学秘书工作的创新思维
新世纪要求人才培养工作具有创新，教学管理是高校人才培养工作中的重要组成部分。教学秘书的工作创新将有效促进学院整个教学工作的创新，教学秘书工作的创新思维将给基层老师们一股新的动力，对教学分管领导有很好的促进作用。进入二十一世纪来，共享资源成为网络发展的必然产物，各个领域的新方法、新技术层出不穷，且相互交叉、相互促进。如何将其他领域新的工作方法和技术引进教学管理是教学秘书需要思考的问题，如果能够恰当使用，将事半功倍，如现在很多教学秘书使用QQ群发布消息，大大节约时间。因此， 教学秘书应不断扩大知识面，掌握新的技术和方法，使自己的知识水平跟上时代的步伐，同时，教学秘书要有开拓创新意识，不断拓宽视野，积极配合教学改革，一起参与讨论培养方案、教学计划、教学内容和教学方法的制定和修订工作，熟悉整个教学全过程，不断优化和调整教学秘书的工作方式，创造性地开展工作，并结合本单位的实际情况，在各自的岗位上创新实践，朝着管理规范化、现代化目标努力。本文从教学秘书定位、创新工作方式、提高服务意思、加强沟通能力等几个方面来诠释如何培养教学秘书的创新思维。 2.1 认清角色与定位
随着高等教育的发展，高校进行深入的教学改革，转变教学管理模式，主要采用分级教学管理模式。目前， 我校实行校、院（系）二级管理模式，学校教学管理主要体现在宏观的计划、规划和方向的制定发布；院（系）级教学单位则既是办学的主体， 又是办学的基础。教学秘书是院（系）教学管理的中心纽带，准确把握教学秘书的角色定位，提高教学秘书的素质水平，是实现院（系）教学管理规范化的重要保证[3]。学院教学秘书必须做好三个角色和三个定位。
第一教学秘书是学院的教学基层管理者，属于管理岗位人员，主要管理内容包括教学计划、教学运行、学生学籍、教学档案、毕业设计、考试安排、教学文件及教学改革等各个方面的实质性工作。学院的教学秘书作为基层教学管理者，其工作定位于协助院分管院长管理教学方面的日常事务， 确保教学所有环节的正常运转，因此事务繁杂，需要耐心细致。
第二教学秘书是教学的服务者，属于教辅岗位人员，教学秘书可以不直接参与课堂教学，但是其重要任务是确保学院教师能顺利完成教学各个环节。作为教辅人员，教学秘书要定位于充分利用学院或学校现有教学资源，合理安排师生的教学活动并为他们提供便利的条件，协调事务性矛盾，充分调动广大师生的积极性和主动性，为提高管理质量，维护教学运行创造条件。
第三教学秘书是学院分管领导的参谋者，属于管理助手，教学秘书需要全面把握教学过程，对日常事务能够正确处理，同时作为教学管理助手，其工作定位是起草相关教学文件、撰写教学总结、发布教学通知，同时领会分管领导意图，及时传达领导思路，协助分管领导处理突发性教学事务。
教学秘书的这三个角色和定位决定了他们必须熟悉教学过程、教学内容、政策和规定，有一定的独立工作能力，具备一定调查研究和综合分析的能力，具备一定的超前意识和预警意识，对每一阶段的教学管理工作要心中有数、考虑周全、服务到位，坚持从实际出发， 实事求是，听从安排，服从大局，做到事前参谋，事后服从，努力做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，摆正自己的角色位置，在与人协作共事处理问题时要从多角度考虑，和谐地处理好和上级职能部门、院系领导、教师和学生的关系。这些都需要教学秘书拥有创新思维观念，创新管理方法，牢固树立“为教师服务，为学生服务，为教学服务”的工作理念，确保整个学院教学工作的顺利推进。
2.2 创新工作方式
当前，各个学院教学秘书主要在分管领导的指导下开展工作，随着教学改革的深入，各个学院新增很多突发性工作，如实验班的教学任务、外来单位的调研、毕业设计的二次答辩、卓越工程师班学生分流、取消英语四级对毕业学生学籍资格的审查、专升本学生学分认定等，这需要教学秘书从正常的日常事务中抽身出来处理突发性事务。这迫使教学秘书改革管理方式，提高工作效率。从三个方面来创新工作方式，提高工作效率。
第一积极学习先进教学管理的理论，学院要及时安排教学秘书利用假期参加一些专门的教学管理会议或论坛，以使他们不断开阔视野， 更新思维观念， 提高业务能力， 进而推动教学改革和管理创新工作。教学秘书通过这些活动， 可以学习借鉴先进的教学管理经验， 以提高自己的教学管理水平。提高教学秘书的管理理论水平。
第二，教学秘书要积极学习新的办公软件或技术。随着办公自动化的进一步推荐，信息化的教学管理模式将代替手工时代，教学秘书的工作方式和服务手段也要发生根本性转变，要适应新形势，掌握新技术，提高办公效率，出来熟悉Windows操作系统、Office文字和数据处理软件、学校教学管理系统等外，还应该掌握最新信息通信工具，如参入各种QQ群、微信群，建立学院的教学QQ群、微信群等，提高信息传递的效率，注重工作的时效性。另外，设计开发学院自己的教学管理平台，如让助管学生开发毕业设计选题系统、教师调课管理系统等平台，让日常事务更加便捷，使教学管理实现制度化、规范化、科学化和现代化。从而让自己从重复性的工作中解脱出来，更好地为学校师生服务。
第三，善于总结，保存资料，为来年工作做好铺垫。教学管理工作往往具有重复性，很多事务是常规工作，如果教学秘书善于总结，善于保存资料，将有助于后继工作的开展。如对教学任务的安排、教学计划的提交、中期的教学工作例会、期末的教学总结等，每年的这些工作既有不同，也有相似。
2.3 以人为本，增强服务意识
教学秘书是教学工作的服务者，需要提高服务意识，全方位服务教学这项中心工作。应该说教学秘书工作的宗旨是做好服务， 本着以人为本的理念，一切为了教师及其教学， 一切为了学生及其学习。为此教学秘书应该从三个方面增强服务意识。
第一面对全院教师，教学秘书牢固树立“为教学服务”的工作理念，既要考虑教学在每个教师身上体现出来的共性，也要考虑个别老师的个性化需求，如在课程设计安排、毕业设计学生的选择、上课时间的特殊选择等问题上尽量满足老师的个性化需求；在日常事务中，理解高校教师具有教学科研两个任务的特点，尽量反复提醒教师，避免因为各种头绪太多而忘记教学的某些环节，如节假日放假调整的教学任务、新学期开学教室安排等。让教师在充满爱意和关怀的环境下教学，从而高质量完成教学。
第二面对学院全体学生，树立“以人为本，全面服务”的理念，教学秘书要尊重学生，针对他们遇到的问题，如学分认定、课程选择、毕业设计等，要耐心讲解，对于学习上遇到困难的学生要主动关系，如多关心参加第二次答辩的学生，疏导他们的情绪，总之本着“一切为了学生，为了学生的一切”工作方针，让学生感受到学院的温暖。
第三、面对学校职能部门，如教务处等主管部门，教学秘书是学院的窗口，既要及时把握学校对教学要求的动向，又要及时反馈学院意见。教学秘书要及时提醒教师提交教务处等职能部门需要的材料，主动配合教务处完成教学各个环节的质量监控，给学校职能部门留下好的印象，有利于完成各项教学目标考核任务。 2.4 掌握现代沟通技能，提升协调能力
教学秘书是联系教学职能部门、学院分管领导、学院教师、教学督导、学院学生的纽带，经常需要与学校教学职能部门、学院领导、学院教师、教学督导专家和本学院学生联系，需要具备很好的沟通协调能力。各种各样的人员需要不同的沟通方式，教学秘书需要具备一定的沟通技巧和方法，才能解决教学中遇到的各种难题。
第一，与上级职能部门沟通需要注意自己的角色，要充分考虑学院的利益，不要做出决策性的答复，既要回答上级职能部门的问题，又要留足余地为本学院领导充分思考和答复，说话要做到到位不越位，参与不干预。
第二，在与自己的领导沟通时，应注意事先整理好要谈的话题，并选择好沟通的时机；沟通过程中，要能够准确理解和领会上级的意图，并能针对问题提出解决方案；当与上级意见不同时，要尊重上级做出的决定，并积极执行；完成工作或解决问题后，要及时作汇报。
第三，在与老师们进行沟通时，重在执行分管领导的意图，但不要加入到说三道四的流言蜚语；发生分歧时时，焦点要针对问题，而不是个人；当发现是分管领导考虑不周全时，千万不要试图顽固到底，而是要先缓和气氛，稳住老师情绪，给分管领导留足空间来解决问题，然后及时征求分管领导意见并尽快给老师沟通回复。
第四，在与学生沟通时，要学会换位思考。人都有一种被尊重的需要，作为学生，他们更有这种需要。教学秘书不能轻易采用命令与学生沟通，工作中需要有意识地尽量淡化师生差别，采用“建议”或“安排”的口吻来安排工作一定会比命令更有效；采用“晓之以理，动之以情”的方式来指出学生的过失或不足一定会比斥责更管用。如果担心自己的威信会不会因为自己这种和缓的交流方式而变得荡然无存，其实这种担心完全是多余的；恰恰相反，你的学生只会越来越尊敬您。对于学生也要摒弃过去模式化的僵硬管理，树立以人为本的管理方式[4]。
教学秘书作为学院领导的助手和参谋，参与教学中的各个环节， 经常与学校相关教学部门协调沟通，需要具备较好的沟通协调能力，教学管理协调是多层次、全方位的， 对上要为领导服务，对下要为教师、学生服务， 横向与其他职能部门进行协调沟通， 上传下达， 沟通左右， 联系内外， 调动师生积极性， 用集体的力量创造性地完成教学工作[5-6]。
3 结束语
高等教育关系到人才培养，高等教育中教学工作往往是高等院校的中心工作，不同的高等院校将教学工作下放到各个二级学院（系），二级学院成为教学主题，在学校职能部门的指导下，完成人才培养工作的各个教学环节[7-8]。教学秘书在教学工作中肩负承上启下的纽带作用，如何组建一支高水平的教学管理队伍，是确保教学质量的重要课题。其中，教学秘书的能力在很多程度上决定了整个学院的教学工作开展情况，影响人才培养质量。进入二十一世纪，人才培养模式不断优化，教学秘书只有需要不断学习，创新工作方式，提升工作能力，才能适应高等教育的发展，为教学工作做好服务工作。
参考文献：
[2] 张文萍. 浅谈新时期高校教学秘书工作的创新意识[J]. 牡丹江师范学院学报（哲社版）， 2009，149（1）：105-106.
[3] 公培红，王德民. 论高校教学秘书的角色定位与素质提升[J]. 文教资料，2008（4）：170-1711.
[4] 褚宝柱. 浅谈教学秘书如何做好学院教学管理工作[J]. 高校建设， 2013（8）：50-51.
[5] 徐东. 教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J]. 山西财经大学学报（高等教育版）， 2005（3）：59.
[6] 赵金艳. 浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求[J].职业教育研究，2005（9）：118-119.
