摘 要：总账系统主要功能有凭证管理、出纳管理、期末业务等。外界数据通过凭证传递到系统内部后，又通过总账系统输出到UFO报表系统中，所以总账系统在整个用友软件中起到桥梁作用，是用友软件的核心模块。作为一个重要的系统，在使用中也会出现许多问题，现本文就以日常操作为顺序，按照总账初始化、日常业务、出纳管理、月末处理进行分析。
关键词：总账系统；常见问题；解析
一、总账初始化遇到的问题
问题1：在第一次使用总账系统时，为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，投入使用前还需要录入基础数据。在录入期初余额时，有些在手工账的科目是正数，但是在录入用友系统却需要变成负数，如“应交税费--应交增值税（进项税额）”账户期初余额方向在贷方，而且余额前还需要添加负号？
解决方法：因为明细科目的方向只能由总账科目决定，而应交税费科目的方向是贷方，录入进项税期初数时只能加负号。
问题2：有些会计科目在删除时候，提示不能删除？
解决方法：已使用的科目只能修改科目名称而无法删除，也不能修改科目代码。科目已使用的情况有：①已制单、记账或录入待核银行账期初；②已录入科目期初余额；③已录入辅助账期初余额；⑧已在支票登记簿中使用；⑤已在转账凭证定义中使用；④已在凭证类别设置中使用；⑦已在常用摘 要定义中使用；⑥已在多栏定义中使用；⑨已有受控系统。
二、日常业务处理时遇到的问题
问题1：填制凭证时，屏幕上出现“日期不能滞后系统日期”或“日期不能超前建账日期”的提示。
解决方法：①系统日期为电脑显示屏右下角显示的计算机时间。“日期不能滞后系统日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期超过了计算机系统日期，表示为今天填制明天的业务，不符合会计核算中历史成本原则，不能对未来的业务进行核算。所以在填制凭证时，解决办法为正确录入业务日期，或者更改计算机系统日期后重新登录总账系统，再填制凭证。②建账日期为建立启用总账模块的日期。“日期不能超前建账日期”警告的意思是，账套还没有建立，就开始填制凭证，这显然不符合逻辑。所以解决办法为需要重新建账，或者正确设定总账启用日期。
问题2：操作员无法修改或删除凭证有两种原因：
①凭证已经进行出纳签字、审核签字和记账的凭证，均不能被修改和删除。如果需要修改或者删除，依次取消记账、出纳签字、审核签字等操作，然后才能进行删除或者修改。
②如果在总账业务控制参数设置中，规定了不允许修改、作废他人填制的凭证，这时凭证又是他人填制的，这就需要改由原填制凭证的当事人登录系统，再执行修改和删除操作；或者由该账套的主管先在总账业务控制参数的设置中，选择“允许修改、作废他人填制的凭证”选项，再由当前操作员修改和删除凭证。
三、出纳业务遇到的问题
问题1：出纳不能签字。
原因：①因找不到需要出纳签字的凭证而无法签字。②出纳没有签字权限，因而不能签字。③没有指定科目，造成不能执行出纳签字操作，指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目。④总账业务控制参数设置中，没有规定“出纳凭证必须由出纳签字”，不需要进行出纳签字。
解决办法：对于原因①，只有收款凭证和付款凭证才需要进行出纳签字，要核实给出查找条件的会计期与要签字凭证的填制日期是否一致。对于原因②，确认操作员是否具有出纳签字的权限。对于原因③，在会计科目设置中，指定现金科目为现金总账科目，指定银行存款科目为银行总账科目。对于原因④，在总账业务控制参数设置中，进行“出纳凭证必须由出纳签字”的
设置。
四、期末业务遇到的问题
问题1：生成转账凭证有误。
原因：一方面是自动转账凭证的设置有误，主要是科目设置或计算公式设置存在问题；另一方面，可能因为存在相关联的凭证未记账，导致取数不完整。
解决方法：第一个问题是查看自动转账定义，确认或修改自动转账设置，确保正确无误；第二个是将相关联的未记账凭证全部记账，然后再执行转账生成的操作。
问题2：月末无法生成销售成本结转凭证。
原因：“库存商品”、“主营业务收入”以及“主营业务成本”的账簿格式设置不正确，未设置成数量金额式。
解决办法：这种情况，只能依靠手工计算销售成本，通过键盘录入记账凭证加以解决，因为从初始设置到日常账务处理，整个数量数据都缺失，已无法再对以前业务数据进行修改。
参考文献：
[2]郑庆良.论网络会计信息系统的核心价值：及时性与相关性[J].财会通讯，2007（7）.
