摘要:事业单位推行内部控制管理,保证国有资产的安全性,其加强经济合同控制是一个重要环节。本文从医院经济合同管理的重要性、现状和问题、改进措施方面展开讨论,探析通过健全合同管理制度和完善合同管理流程,提升医院经济管理水平。

关键词:医院经济合同;合同管理制度;合同管理流程

一、医院经济合同管理的重要性

随着医疗业务的规模扩大,医院业务量、经济量不断增长,医院对外签订的经济合同越来越多。日常业务涉及部门较多,有基建工程合同、医疗设备采购合同、设备租赁合同、设备维修(维护)合同、药品采购合同、医用耗材采购合同、劳动聘用合同、进修合同、医疗合作合同、医疗纠纷处理合同、医保合同、贷款合同、借款合同、财产保险合同、体检合同、信息化建设合同、物业管理合同等。医院经济合同种类和数量繁多,一所较大规模的三甲医院,每年要签订经济合同的价值,约占现金支出的50%左右。签订经济合同是为了促进达成合作目标,明确合同主体双方的权利和义务,更好地开展医疗业务活动。合同文档作为经济活动的重要依据和法律凭证,它的事前、事中、事后规范化管理,对维护医院的合法权益,促进医院可持续健康发展有着重要意义。

二、医院经济合同管理的现状和问题

在医疗行业中对医院的评价标准是坚持“以病人为中心”,提高管理水平,持续改进医疗质量,保障医疗安全,改善医疗服务,控制医疗费用,为人民群众提供安全、有效、方便、价廉的医疗卫生服务。部分发展中医院为了适应国家医疗改革,提高病人的满意度和职工的生活水平,将主要精力放在狠抓医疗质量和医疗安全,改善经济质量,无瑕顾及医院内涵建设和环节管理。而且,医院经济合同的项目分类多,涉及面广,政策性强,法律风险高,管理起来难度大。在医院经济合同管理中,存在几个方面的问题。

(一)医院对合同管理的重视程度不够

部分医院在重视学科建设、人才建设、医疗改革、成本控制的同时,对经济合同管理的重视度不够。未设置合同管理岗位,未明确合同立项、起草、修订、审核、决策、签署、归集、评价、纠纷处理的机制与流程,管理层尚未充分认识到经济合同管理对医院经营管理的重要性。致使在合同管理方面比较松散,不够严谨。

(二)合同管理制度不建全

医院经济合同种类多的性质决定了经济合同管理制度的设计有难度。部分医院没有完善的合同管理制度,合同签定前的资信调查、征集意见、集体决议、合法合规性的研讨不深入,三重一大执行不到位。经济合同管理制度的缺失直接导致合同签订前对项目主要内容研判、评估不力,合同订立阶段出现合同要素不完整、文字描述不严谨、合同内容疏漏、有违相关法律和规定、合同公章使用无规制,合同执行阶段与预期产生进度差异、金额差异、条件变更和纠纷处理等问题。

(三)合同审核流程和决策流程不规范

合同审核是合同管理的重要环节,每个合同的不同细节都会涉及到多个部门,比如:医疗、护理、财务、人事、总务、信息等。如果没有集体研讨且没有集体会签、审核流程,就会出现盲人摸象的现象,考虑不周到、不全面,出现认识偏差,最终给合同执行带来困难。特殊经济合同和重大经济合同不聘请专业法律顾问,容易存在法津风险。重大合同决策不参照三重一大进行管理,将会存在决策违规风险。组织中如果存在保留意见,将在合同执行中出现意见分歧,影响工作进度和合同预期。

(四)未对合同进行归集管理

医院职能部门、后勤部门和临床科室根据需要组织采购和签订合同,没有归口管理部门会使合同条款不严谨、合同登记不全面、无统一编码、文档管理零散。医院对经济合同管理缺乏专业的统筹指导,导致不能及时发现合同的执行风险以及履约中出现的偏离和问题,一旦出现合同纠纷,医院容易陷入被动。

(五)没有合同信息化管理系统

目前,大部分医院经济合同都未实现信息化管理,经济合同的签订,以纸质形式来完成,且合同签订数量越来越多,分类越来越细。纸质合同是一种纸质凭证,有其存在的阶段性,随着网络技术的快速发展,大数据时代渗透到每一个工作领域,纸质合同的弊端也逐渐凸现。在纸质合同管理的修订、审核环节都需要人工逐个递交,各个环节耗费的时间成本和人力成本高。纸质合同还存在查阅困难、合同进度控制不能及时跟进、数据统计不精准、没有预警提示功能等问题。

三、医院经济合同管理的改进措施

(一)重视经济合同管理

经济合同是医院对外经济行为的法津依据,是有效辅助完成医疗业务活动的重要保障。医院需要将经济合同管理作为重点管理事项之一,促进经济活动合法合规,强化两个效益。加强经济合同管理也是行政事业单位内部控制管理的要求,内部控制的全面性原则要求内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制。

(二)建立医院经济合同管理制度

医院应根据《中华人民共和合同法》、《中华人民共和国采购法》、《医院财务制度》、《医院会计制度》等法律、规章制度和医院自有制度,结合医院实际业务,制定适合医院业务需要的经济合同管理制度。明确合同管理全过程的职责与分工,合同签订前由项目牵头部门、财务部门、审计部门、纪检监察、相关职能部门、医院法律顾问和合同主管部门共同调查、研讨合同主要内容,评估合同的可行性。合同订立阶段,由项目牵头部门起草合同初稿,各部门参与修订、审核和谈判合同明细条款,再由院领导审核、修订、决策、审批。合同执行阶段,由项目部门、审计部门和其他相关部门跟进执行进度,及时发现、汇报,并修正合同执行中存在的偏离和问题,处理合同纠纷。合同管理制度需要明确合同公章的使用管理,需要有会议纪要、集体联签、审批记录或三重一大的决策文件,方可对拟签定合同盖章生效。

(三)规范合同审核流程与决策机制

医院经济合同管理的业务繁杂,仅靠某一个项目牵头部门或者职能部门对合同进行审核是不科学的、不全面的。医院需要建立审核流程、会签制度、决策机制。由项目牵头部门和相关职能部门参与到经济合同的修订和审核,各尽其责,层层把关,使合同内容全面、完整,可行性更强。在修订和审核的过程要求限定完成时间,提高工作效率。由合同管理部门汇总意见,转合同起草部门修改完善合同条款,再次提交集体审核会签。决策机制是合同签定前的最后一关,也是重点确认环节,关系到经济合同业务内容是否与医院近期发展目标、长期发展战略相匹配。重要经济合同需要纳入三重一大事项进行管理,参会人员需要认真对待合同决议内容,对所发表的意见做好完整记录,审签确认。

(四)合同集中归档

医院要对经济合同进行归口管理,指定专职或兼职部门管理合同文档,按合同类别、签订时间、项目牵头部门进行顺序编码,集中归档,便于日后查阅、复印。根据医院的工作需要和合同性质,签定合同大于等于一式四份,甲乙双方各两份,一份原件存档,另一份原件交财务部门作为收付款凭证,项目牵头部门留一份原件或者复印件,廉洁承诺书交审计或纪检部门存档。

(五)对合同进行信息化管理

对医院经济合同实现信息化管理是医院发展科学化、精细化、提高工作效率的必然趋势。医院信息化合同管理系统的结构框架分为:准备阶段、订立发起阶段、签署阶段、成立阶段、履行阶段、终结及查询阶段。医院可以通过购买软件或者自行研发,将OA办公自动化和经济合同信息化系统合并管理,达到工作流程与信息流程的高度融合,促进经济合同信息的闭环管理。对合同管理人员按人员职责进行分级授权,可以在信息系统进行修订、审核、审批,保留处理痕迹,可查看合同执行进度、付款情况、预警提示等。充分利用合同信息化管理手段,提高工作效率和工作质量,避免合同误差,及时了解合同预警风险,便于合同的分类归档与统计分析。

四、结语

新时代的医院经济合同管理,需要转变传统思维,提倡科学管理方法,学习并探索行业先进管理模式。以期提高经济合同质量、控制医院运营风险、促进医院健康发展、维护国有资产安全。

参考文献:

[1]宋宋玉雍.浅议公立医院经济合同管理[J].卫生经济研究,2017,3:359.

[2]李燕.论医院经济合同管理的发展趋势—从纸质合同向信息化合同发展[J].经济师,2017,9.