随着我国改革开放的进程加快和社会主义市场经济的发展.秘书已从一种职务演变为一种职业。社会对秘书人员的需求越来越大,对秘书人员的要求也越来越高。要做一名称职的秘书,除了必须具备良好的职业道德、专业知识、工作能力之外,还应该具备良好的职业性格。性格是一个人个性中最重要的心理特征,它决定着人们的行为方向和方式。性格可以成就人,也可以毁灭人。不同的职业对人的性格有着不同的要求。秘书工作由于其特定的性质对秘书人员的性格职业化要求更高。所谓秘书人员的性格职业化,也就是指从事秘书工作的人员要根据职业的需要来调整自己的性格,使自己的性格符合职业要求。这种符合秘书职业要求的性格也可以称为秘书的职业性格。那么.秘书良好的职业性格有哪些具体内容呢?我们可以用八个字来概括,即:稳、韧、敏、细、和、达、趣、敛。
一、秘书要德。秘书的稳伙,传统意义多指秘书的政治立场靠得住。因为改革开放之前,我国的秘书主要集中在国家党政机关,当时计划经济状态下的企业即使有秘书岗位,也是在企业机关里设置,秘书主要辅助领导宣传、贯彻党的路线、方针、政策,并从事行政管理方面的工作,所以秘书的政治立场稳不稳是领导选拔秘书的先决条件。作为永远处于上传下达枢纽地位的秘书人员而言,政治立场稳不稳依然是新时期我国党政机关、企业选聘秘书的先决条件,但是心理学意义上的稳也应该引起我们足够的重视。这种稳,一是指秘书在日常工作中能够处变不惊,在突发事件面前能克制自己冲动的情绪,沉着应付,妥善处理矛盾;二是指秘书在长期繁琐、杂乱甚至机械的工作中能够调整自己的心态.抵制灰色情绪的干扰。稳的秘书善于克服个人情绪化。一般而言,从事秘书工作的人员都比较年轻,做到稳,尤其重要。
二、秘书要韧。这里所说的韧,主要是指秘书的心理承受能力要强。一方面,秘书始终工作在领导的身边.成绩、优点固然容易被领导知道和熟悉;失误、缺点也同样容易被领导了解和发现。因而,虚心接受领导的批评,检讨自己的行为是经常要做的功课。另一方面,正因为秘书始终工作在领导的身边,他们的一举手一投足也更容易遭到周围同事的挑剔。因成绩突出受到领导褒奖会被认为是近水楼台先得月,因失误受到领导批评也很难得到同情。此外.秘书因工作关系必须和各色人等打交道,复杂的人际关系也对秘书的心理承受能力提出了较高的要求。
三、秘书要敏。敏,一是指秘书遇到事情反应要快;二是指秘书在日常的办文、办事、办会工作中要头脑灵敏,行动干脆、利落。许多单位把秘书室直接设在领导办公室的外面或隔壁不是偶然的。可以说.秘书是领导接触外界最直接的桥梁,他负责为领导过滤信息、传递信息.来访者首先要经过秘书这一关才能和领导有所接触;而单位内部有许多事也同样是先报到秘书那里,再由秘书上报领导.所以秘书最容易遭遇单位内外的突发事件。这就需要秘书要有很好的应变能力。哪些该报,哪些不该报;哪些立刻报,哪些暂缓报,秘书要在极短的时间内作出反应。再者,秘书的日常工作多、杂、乱,如果不能做到头脑清楚、动作敏捷、今日事今日毕,也势必耽误工作,影响效率。
四、秘书要细。秘书职业性格的细,主要体现在心细、眼细、手细这三方面。心细是指思维续密、考虑周到;眼细是指洞察秋毫、眼里有活;手细是指干活细致、返工率低.在工作中,这三者往往同时发挥作用,缺一不可.秘书是领导的参谋和助手,身负沟通信息、辅助决策、协调关系、综合服务、机要保密等等职能,心不细,眼不细,手不细,就难以保证信息的正确传递,难以提供完备的辅助方案,难以理顺复杂的人际关系,难以保质、保量、按时完成服务工作,难以保证机密不外泄.
五、秘书要和。和,最能体现一个人的性格优势,通常被人们认定为性格好。对于需要处理各种错综复杂关系的秘书而言,和尤为重要。一般而言,人们对和的理解是:温和、和气、谦和。心理学意义上的和应该是指一个人在对待他人、处理问题时所具有的包容性.比海洋大的是天空.比天空大的是人的心灵。所谓宰相肚里能律船指的也是这种包容性。因为会包容,所以能理解,能与人为普,能与人合作.对待任何人、处理任何事在态度上才能做到温和、和气和谦和。秘书是其所在的单位、公司的形象代表,在日常工作、待人接物方面,他们的一言一行所产生的影响实际上比公关人员刻意营造的影响要大得多。一个秘书不和的言行完全可以毁掉十个公关人员惨淡经营的单位、公司形象.这也是今天许多单位、公司强调秘书要有公关意识的原因之所在。此外,在协调上下、左右、内外各种关系中,讲究和的艺术也能使秘书左右逢源、如鱼得水、游刃有余。
六、秘书英达。所谓达,主要是指秘书的性格要铺达、开朗。用俗语说就是想得开,在任何事情上都要拿得起、放得下。这也是秘书保持心理健康、避免自身心理障碍的重要武器之一。达缘于乐观、向上的精神面貌。秘书在日常工作中有许多需要想得开的地方:起草公文以及领导讲话稿要经常加班加点、费尽心机,但从不署上自己的名字,与各色人等打交道,永远要和颜悦色,不管自己的心情有时是多么的恶劣;工作琐碎,杂、乱、多,每天都要认真打理,几乎没有闲的时候;大脑要绷紧弦,考虑要周全,千万不能出差错,对领导和同事善意的或是非善意的批评一律要洗耳恭听,等等.懂得把握达的秘书能够经常调整自己的心态,大事讲原则,小事不计较,寻找最佳工作方法,从而把工作做好.可以说.性格豁达开朗的秘书工作起来劲头足,越干越轻松。
七、秘书共粗.趣,在性格上主要表现为幽默和诙谐.幽狱和诙谐是人类智慧的花朵,是人类高智商的产儿,是人类丰厚心灵的表现。一个幽默和诙谐的人在任何时候都是深受人们欢迎的人。因为幽狱和诙谐能给人们带来欢笑和轻松,它是人们交往中的润滑剂。秘书要进行综合协调工作,处理各种人际关系,在性格上若能开发自己的趣味,不仅能增加自己的人格魅力,而且还能在紧急的时候化干戈为玉帛,化尴尬为徽笑.
八、秘书耍数。我国新时期对秘书工作提出了四个转变的要求,即:从侧重办文办事转变为既办文办事又出谋划策,从收发传递信息转变为综合处理信息.从单凭经验办事转变为科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务.由此,秘书工作的主动性已经大大加强。尽管如此,秘书工作依然是一种绿叶工作。秘书只辅助不决策的工作特性决定了秘书要具备敛的性格.敛,就是谨严、慎重,懂得收,懂得把握分寸,懂得摆正自己的位置,不越位,不越权,不替领导拍板,不替领导做主,不替领导表态。否则,只会导致工作的混乱。
