摘要:随着我国汽车产业的快速发展,汽车保有量持续增长,报废汽车及废旧零部件的回收、利用已经成为关系到保护环境、节能减排、交通秩序、建设和谐社会的重大现实问题。2011年,全国人大审议通过的“十二五”规划纲明确把“再制造产业化”作为循环经济的重点工程之一,本文将从再制造企业内部控制存在的问题进行研究,并提出相关应对措施。
关键词:再制造企业 COSC 新框架 内部控制
一、再制造的定义及理论综述
再制造主要以机电产品(装备)等废旧工业制成品为原料,在基本不改变产品结构和材质的情况下,运用高科技的清洗工艺、修复技术或利用新材料、新技术,进行专业化、批量化修复和改造,使得该产品在主要技术性能和安全质量等方面能够达到与同类原产品相同的标准要求。
二、再制造企业内部控制管理面临的风险
再制造企业通过从客户手中回收用过的、过时的或者损坏的产品,采用高技术修复、改造,从而形成“资源-产品-废弃物-再生资源”的循环经济发展模式,因由其特殊的生产工艺和物流过程决定,除了生产原材料的正常采购物流外,其主要生产物流过程包括:回收、拆卸、清洗、检测、再制造、装配、整机测试、包装、销售,其与正常生产存在如下差别:
再制造企业内控管理主要风险:
(一)旧件回收风险
顾客的旧产品可能返回到上游的供应商、制造商,也可能是下游的分销商、零售商;旧件回收发生的时间、地点、数量不确定;回收件的状态各不相同;回收件信息收集困难。
(二)旧件检验与处理决策风险
回收品的验收、定价程序不规范,导致回收成本不合理,旧件功能测试分析错误。
(三)分拆与再加工风险
回收产品需分拆成零部件,分拆后的零部件再制造生产中,因处理方法不同,对恢复资源价值的贡献差异显著。
(四)物资管理及成本核算风险
1.旧件回收有些是按吨采购后按件挑选入库,此类物资修复及入库管理存在风险。
2.再制造业务生产过程中同一种零件其功能、外观及材料完全相同但可能有多种状态:实际业务中零件类型分为三种旧件、采购件和自制件。
旧件是在发动机拆卸工艺中回收的前两类零件(完好件,再制造零部件)其成本取决于回收加工成本;采购件是直接从供应商购买的新零件,其成本来源于采购成本。自制件是本单位自行制造的零部件,其成本来源于生产成本。
零件状态的多样性使同一种零件在不同状态下成本不同,从而在再制造过程中使用不同状态的同一种零件会产生不同的生产成本,也导致不同的销售成本,零件状态的多样性使得组成物料单的物料的状态并不是都能事先确定。
3.物资配送齐套性和及时性风险。
再制造企业多数是多品种、小批量生产模式,由于生产工艺比较复杂,灵活性高,库管人员如果对零件不熟悉或缺少工艺知识,经常出现物资配送种类数量缺失问题。
(五)报废处理风险
1.生产零部件报废误判,因人为疏忽将可再制件当成废品的报废现象。
2.旧件招标处理不规范,导致舞弊现象产生。
3.没有经济价值或严重危害环境的回收品或零部件再制造生产或报废过程中对环境造成二次污染。
三、再制造企业内部控制优化策略
(一)完善内控制度体系建设
1.以风险评估为导向
在内部控制制度设计上坚持风险导向原则,将风险评估作为公司内部控制的重要环节,通过内部培训,将风险管理的理念传达给每名员工,通过信息技术将风险控制措施嵌入公司的各业务和管理流程。
2.将内部控制嵌入公司治理结构
为了保证内部控制部门的独立性和权威性,公司单独设立了内部控制部门,并将其直接置于董事会领导下。
3.将内部控制融入公司日常的管理活动
在会计师事务所的协助下对公司的管理流程进行了全面的梳理,通过系统分析与调查,将员工普遍认为“冗余”“低效”的管理流程删除,增加风险评估中的重要管理流程,使内控活动和公司管理活动真正融合,实现管理协同效应。
(二)强化流程标准管理
1.按照方便、快捷、准确、全面的原则设计企业各业务标准化流程。
2.联合公司各业务部门、供应商、客户、经销商加强对流程标准化的改进和完善,统筹协调企业各经营活动,实际依法实施并不断完善。
(三)建立完善的ERP系统,推动信息技术与内部控制相结合
1.完善物资管理机构,全面推进ERP系统平台建设,构建适应再制造逆向物流的信息系统,提高系统的应用可靠能力。
(1)企业在组织架构方面设置相应的物资内部控制管理机构,在功能方面,要实现集物资回购、物资拆检、物资仓储、物资配送、物资销售、物资报废等功能于一体,从而保证企业内部物资管理的规范化和制度化;在ERP系统管理模块设置方面,以全新的组织机构为基础,根据各业务领域分设管理模块、以此来实现企业内部物资管理的集成化。
(2)ERP实施之前,将企业各部门负责的物资及业务统一梳理,将其中涉及物资名称和零件号冲突问题进行综合整理,重新确定零部件新的编码原则,将物资名称,零件标识、工艺顺序一一进行匹配,为后期标准化管理和物资配送控制提供健全的数据基础。
(3)在ERP系统的设计中,设置相同型号的物资录入冲突提示,为确保系统物资与型号的唯一性,在编码以外设立状态码或条件码(Condition Code)。状态码是全局变量,作为整个ERP系统的基本参数,由用户根据自身实际情况进行定义,所有的零件编码均可以引用定义过的状态码。在定义零部件的物料主文件、产品结构和工艺路线时设定默认的状态码;在发料、生产过程中可以随时更换状态码;成本可按状态码进行移动加权平均。 2.引进先进的数据过滤、挖掘分析技术,建设数据仓库,按照业务需求应用数据分析技术,实现成本的精细化管理。
(1)针对再制造产品回收状态的不确定性,建立旧件回收档案,从原生产厂家的TDS系统中查询到旧件的零部件信息及三包维修记录;
(2)再制造旧件采购成本计价时参照各旧件材料的重量、材质并结合采购新件价格,共同确定再制造件的物料成本;
(3)编制电子工艺卡片,电子质量检测跟踪卡,实现现场实时查询功能,在生产各环节记录各零部件的质量信息,在售后环节跟踪客户与旧件的维修记录,建立再制造零部件的信息分析系统;
(4)ERP系统可根据旧件的产品型号及回收档案中的故障情况,按BOM自动分解出可拆解旧件的清单;建立旧件的再制造率核算分析系统;
(5)通过制定合理的工序的生产时间与报废率,有效控制再制造生产环节的报废现象,准确核算出再制造件的加工成本;
(6)零部件实行统一条码管理,扫描后自动统计出各工序报交修复旧件的数量,一旦报废率高于系统设定值,自动报警,发出二次挑选的任务单,避免了因人为疏忽将旧件当成废品的报废现象。
3.强化部门之间的信息传递机制,构建智能化信息共享中心,以ERP系统为载体,将企业各业务、各部门的信息进行有效的整合,提高企业各种信息传播与沟通速度和质量,降低生产管理成本,提升企业财务决策支撑能力。
4.加强信息安全管理,建立风险防范体系。
按照数据传递原则进行归口负责管理,明确安全责任人,积极构建网络防御体系,应用数字签名等安全技术,积极建立备用系统和应急预案,定期做好数据备份和管理,防范网络灾害。
(四)推进使命文化建设,加强人员管理
1.定期组织进行培训,学习各工作环节流程规范、产品知识、再制造工艺及前后工序的业务介绍,提高全体员工的专业技能,加强每名员工对前后工序业务的认识和熟悉。
2.积极推进企业文化建设,加强员工的使命感和光荣感,以文化的软实力,促进企业生产力的成果;通过制度文化,引领员工思想;通过行为文化,凝聚员工的心智,并将各类文化活动贯穿于日常工作生活中,定期组织开展企业文化教育和活动,为员工搭建成长的舞台,确保倡导的企业文化能够得到上下一致认同的同时,得以不断积累与发展。
3.完善各成本中心的绩效考核制度,健全目标激励机制,制订各个岗位的职责说明、操作流程、考核标准;深化创新创效活动,激发员工的工作主动性。
(五)加强监督与信息反馈
企业内部控制部门定时对企业各风险进行评估,及时向董事会或管理层报告,真正将内部控制系统与企业经营管理过程相结合。
中国的再制造才刚刚起步,目前困难与机遇并存,再制造企业只有不断提升企业的内部控制水平,提高风险防范能力,坚持“绿色创新”的宗旨,必将迎来其美好的明天。