［摘要］基于公司建设管理信息化ERP系统，通过系统加强了公司采购及库存管理，助力公司企业管理提升。通过借助管理信息化ERP系统对采购的过程进行了精细化管理，从采购的源头物资需求计划，到采购过程管理再到库存管理都能可以实时准确的记录，并做到及时跟踪，大大提高了生产效率，降低采购人力资源成本，最重要的是降低企业库存资金的占用金额。
［关键词］管理；ERP系统；采购；库存
0引言
采购及库存管理是企业管理的重要环节，对于大中型企业来说无论是大宗原料、材料的采购，还是物资的管理，要靠传统的手工记账已经无法满足现代企业管理的需要。所以某公司从2009年开始借助管理信息化ERP系统对采购的过程进行了精细化管理，提升企业核心竞争力。
1良好的基础平台是提升ERP系统管理重要保障
为实现采购和库存在系统中的精细和可靠管理，在建立系统之前做好基础管理工作，必须建立存货分类和代码标准，这样才能对物料统一标准进行管理，其次是对申报的物资计划统一汇总平衡，库管员了解全集团的库存情况，通过平衡后可以快速的调拨所对应物资，在库存不满足需求数量的时候，才进行物资采购。
1．1建立存货分类与代码标准
在建设ERP之初首先要制定的就是《物资分类与代码标准》，对系统存货统一管理，实现一物一码，该公司原来有22万条存货，通过系统整理为4万条存货，将一些重复和冗余的存货进行整理规范。如：将石灰石、碳酸钙、大理石三种存货统一为石灰石。根据企业的实际情况制定出符合企业自己的物资分类与代码标准，这是全部采购工作的基础。
1．2物资需求汇总平衡
在物资采购计划申报后，相关的管理人员对物资需求汇总平衡，根据本次平衡的存货＋供货组织匹配货源清单，如果匹配到货源属性为内部的纪录，则生成净需求，提交组织为匹配到货源清单纪录上的供货库存组织，库管员熟知各库存组织的物资存储情况，可以对库存满足需求的物资进行物资调拨使用；如果匹配到货源属性为外部的纪录，则生成请购单，需求库存组织为需求申请单上的需求库存组织。比如，水泥公司库存有300吨钢材，化工分公司并不知道集团其他库存能满足需求，但依然填报购买计划，采购部门也不清楚其他库存可以满足需求，重复购买，既造成了采购工作量增加，又占用了资金。通过物资需求汇总平衡，这样可大大降低多余，避免物资资金占用。
2通过ERP系统实现对采购和库存的管理
良好的基础管理平台建立之后，才是真正通过ERP系统对采购和库存进行管理，提升管理效率。
2．1实现货位管理。
通过在ERP系统中实施货位管理，实现对库存物资的精准定位，只要在系统内输入任何一项物资的存货编码，就能立即看到本单位和系统内该存货的名称、数量和存放地点，具体精确到库房和区、排、层、格、号，这样既提高了出、入库的准确性，降低仓储管理人员的劳动强度，又有利于物资整理，提高劳动效率。原来同一种物资放置在不同的位置上，造成库管人员寻找困难，公司通过货位管理后，实现入库自动匹配存放位置，出库时库管员通过系统可以快速定位存放地点，进行出库。
2．2实现对库存盘点及调整，做到账实相符。
在ERP系统中对库存盘点及调整。对财务数据、供应链数据和实物数据进行全面盘点，保证三者数据的准确统一。根据盘点情况月底做差额调整，方便使用部门查询实时库存量并支持数据共享。在ERP系统中实时出库，由原来的纸质出库单改为ERP系统中实时出库单，物资领用人员只需在系统内填写所需物资编码，经相关领导在系统内审批后，直接传至库房，物资出库后，单据及时上传财务进行核算，既减少了纸质版签字带来的不便，又避免了因积压纸质出库单出现账实不相符等情况，为财务适时结账和当日出报表创造了有利条件。
2．3实现库存定额预警与库龄分析
通过核定常用物资的库存限额，在ERP系统中对安全库存数据设置，当实际库存小于设定的安全库存时，系统自动报警，提示库管员申报计划，上报采购人员采购，既降低库存资金占用额，又确保生产系统正常运行。通过库龄分析，可以随时了解某项物资的存放年限，根据生产的实际需求对积压的库存物资进行处理，从而为采购和处理积压物资提供依据。
2．4调拨管理
通过ERP系统，公司所有人员可以查询集团公司旗下所以企业的库存情况，如有物资需求，可以通过系统查询并调拨，调拨过程直接在系统中走相应的审批流程，这样就简化了调拨人员在不同公司之间找相应管理人员完成签字手续才能调拨，大大降低了采购成本，提高了工作效率。
2．5建立物资寄售体系
在ERP系统中设置寄售物资核算体系，在该体系下实现订单、入库、出库等相关单据的录入，准确记录各种寄售物资名称、数量、价格。适时将出、入库单据上传财务部门进行核算。寄售物资体系的启用，把寄售物资视同自有物资进行核算，强化了对寄售物资的管理。
3ERP系统对企业采购和库存管理的重要性
通过在ERP系统中对库存货位管理、账务管理、调拨管理、库存预警及库龄分析管理和寄售物资管理，加强了对采购和库存的管理，保障了生产现场物资的供应，降低了人力和资金成本，提高了工作效率。
3．1实现对采购和库存的精细化管理
通过ERP系统的管理，可以对采购的物资计划申报，申报内容、采购供应商和金额、库存管理、领用管理和调拨管理等每个细节都做到精细化管理，管理人员对系统的账务清晰可见，同时方便财务核算，ERP系统可以实现日、月和年账务结账，保障了账务与实物的统一管理。
3．2降低人力成本
在传统的手工管理模式下，需要很多管理人员，每天对库房物资管理、库房盘点和物资出入库等操作，且物资堆放位置随意性较大，人员寻找起来困难。通过ERP系统，人员可以很快定位到具体货位的存放位置，实现对物资的管理，这样就大大的精简了人员，降低了人力管理成本。
3．3库存占有资金成本降低
通过对货位管理和库龄分析管理，管理人员可以对冗余的物资合并整理，具体货物定位在具体位置，管理有章可循，库龄时间较长的物资进行及时处理，做到保障生产最低需求的最佳库存要求，大大降底了库存占用资金，加快了资金的周转和流动。
3．4生产效率提高
通过对库存预警，可以对库存物资进行及时补货，保障生产系统的供求物资。对于紧急物资的需求可以及时从其他已有该物资的库房中调拨，加快了物资的供应，降低了采购不及时对生产带来的影响。
主要参考文献
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