摘要:煤矿企业职工人数多,相应的资金业务也多。每月大量对公对私的收付款事项都由出纳人员完成,这无疑是对财务人员工作能力的考验。这就需要财务工作者在繁多、重复的工作中,总结经验教训,提出管理建议,经过缜密的验证后,和相关部门沟通协商,实践到会计工作中去,达到对资金业务的快速、有效处理。

关键词:出纳;资金问题;管理建议

一、公司出纳工作的概述

唐山开滦林西矿业有限公司是拥有2600多名职工的百年矿企,公司各个部门运转有严格的规章制度,财务部更是如此。涉及到管理现金、银行的出纳岗位就更为重要了。每天都有很多笔业务发生,出纳的工作繁琐并且重要,每天有很多报销业务及银行付款业务,对收到的每笔款项也要核对无误。现金方面,收付款要清点好、验钞,做好相关登记,做到日清月结,分毫不差。银行方面,保管好各种银行票据,网上收付款要慎之又慎,层层把关,避免多付、少付、漏付;收款要有理有据,对个别没有依据的收款要及时上报、及时调查、及时处理。由于职工较多,我们出纳的工作显得更为琐碎。如何把日常琐碎并且重要的工作化零为整、化繁为简成为我们出纳人员时常思考的问题。

二、现金业务问题

(一)日常琐碎业务的处理洗澡卡的起卡与退卡是每个月随时都可能发生的,无法将其限定在某一时间段,这在月初、月末给出纳结账工作带来不便。如果不给办理,下井的职工又不能上井后及时洗澡,严重影响矿工生活。月票和党费都是规定每月中旬之前报销,周而复始,每来一个部门报销月票、党费,出纳都要特地记下,以免某个部门某个月份多交或少交。其中月票报销还分两个数额,不是每个人都报销一样的钱,过于散乱;是否达到申请月票报销标准也是有出纳来核定,增加了出纳的工作量,这些琐碎、简单的工作极大地分散了财务人员的精力。

(二)突发用钱事项的处理公司现金每天准备上线为3万元。如有特殊情况,各部门事先和财务部领导沟通,财务部提前准备好额外现金。往往在实际业务中,办事员拿着支款单到出纳部门,急需用钱又找不到领导签字,想先拿钱用着,然后领导出差回来再补上签字,这种情况让出纳人员很为难,但又必须按规章制度办事,不予以报销。财务部规定,每天下午四点半,现金业务停止报销,出纳结账。但是很多办事人员超过时间点还是过来,无论是忘记了规定时间还是有要紧事,都给出纳结账造成了困扰,有些不自觉的办事员软磨硬泡,更有甚者谎称财务领导让过来取钱的,有时还会为此发生争执。

三、银行业务问题

(一)预算外业务,内行付款问题公司大部分的银行业务都要经过集团财务层层把关审核批准。每月都提前做出预算指标提交上级,然后按照预算数进行款项的支付。但矿上的业务总会出现临时的额外支出,有时候付款很紧急,有时间限制,这就需要出纳重新做预算,再次提交上级,审核预算,通过后,方可有钱付款。付款的时候还再次需要上级财务审核批准。经过这么一折腾浪费了很多时间,往往其中一个环节的业务人员不在,付款的事就耽搁了下来。一般跟税务部门,政府机关的付款业务都是有时间限制的,如果规定时间对方收不到款项,公司需要办理的事项就耽误了,有时甚至还要承担滞纳金。

(二)月底集中付款问题每到月底,付款单大批上来,主要集中在一两天的时间内,使财务人员月底的工作强度非常大,出纳岗位更甚。严重影响结账进度。银行的付款更要谨慎,公司名称、账号、开户行都不能录入错误,否则后果很麻烦,规定时间内款项不能到账,严重影响工作安排。一旦款项汇错,还要去对外沟通处理。因为总是月底一两天付款,出现了汇款错误,当月很难补救,影响了财务部门对企业资金业务的预算,也耽误了其他部门的业务。客户还会不停打电话询问付款情况,有的付款还要给对方回执单。临近月底的几天,出纳工作人员要继续办理日常业务,还要对账、结账。月底集中付款有时是因为确实账户上没钱,等待集团公司拨款;有时也是企业出于想增加占用资金的时间,增加利息收入或是以备他用,无论出于什么理由,都给财务人员造成了困扰。

四、管理建议

每个新员工入职,直接从工资中扣掉洗澡卡的押金。这部分钱单独存放在某一科目下,等职工因退休、被辞退等原因退卡的时候,押金再从这个科目下提取出来,随着该职工最后一个月的工资一并发放给他。这样就极大的减少了财务人员对洗澡卡起卡、退卡的工作量,减少了凭证的使用量,也无需职工因为退卡逐级找领导签字,节省了大量的人力物力。也就是职工只有在补办洗澡卡的时候才会到财务部门办理相关手续。月票报销作为企业对上下班跑家职工的补助,建议适当放宽条件。有条件的矿企,可以考虑每月对每个职工给予一项跑家补助,固定每人每月五十元或是一百元。较大的矿企,资金不充裕的,直接根据户口本统计每个单位跑家人数,规定每个职工固定报销五十元,按照时间规定去财务部报销,不用再要求职工提供月票充值的凭据,出纳人员也不需要再检验月票充值单是否与卡号一致。如有新增跑家人员,部门直接增加报销人数就可以了。在给予职工福利方面,尽量放宽条件、简化手续,让职工便捷的享受到企业待遇。对于党费的处理,主要还是通过党建部门来归集,不要安排20多个单位每月分别跑到财务部门来缴纳党费。各单位党组织要充分发挥作用,按时积极收党费;党建部门可以将20多个部门分成几大模块,如井下、辅助、洗煤、物管等单位,这样在固定日期来缴纳党费的部门就大大缩减成几个了。作为出纳人员最厌烦的就是没有领导签字,还急需用钱的单子。部分办事人员,还颐指气使的命令财务人员,赶紧支款,因为矿长在出差,暂时不能签字,等回来把签字补上。如果此时出纳人员不给他们支款,反倒是出纳人员的过错,耽误了公司业务。在没有矿长签字的情况下,可以让矿长、财务部门领导、用钱部门负责人三方沟通,如何及时妥善的处理这个事情。出纳人员必须有主管领导的明确指示,方能处理一些特殊应急事项。作为财务人员,有严格的规章制度,涉及到资金方面的业务更要谨慎。本着遵守会计准则的情况下,妥善的应对一些棘手事项。公司的各个部门还是要尽量对自己的资金使用情况有个估计,根据需要办理备用金手续,避免因为审批问题耽误业务进度。财务人员应适时地多跟领导、办事人员普及必要的财务规章制度,便于日常开展工作。将那些违反财务规定、违背财务准则的想法和做法扼杀在摇篮里,不要总是无知的挑衅财务的基本要求,总是单纯的认为只要是领导同意的事情,就可以在财务部门走手续办理。内行付款业务开设紧急通道。如果集团公司下属单位遇到棘手的付款业务,类似对税款的估计,预算多了没事,预算少了时有发生,这就需要调整预算。能否将重新提交预算和审核通过再付款两个程序合二为一,简化审批流程,尽量避免让企业受到行政处罚。因为有的行政处罚不仅是缴纳滞纳金的问题,如果延期缴款,直接影响企业的纳税信用等级,如果公司的纳税信用评级分数低,就无法享受税务方面的各种优惠政策。公司如临时有突发状况,等着购买所需生产用设备,对方要求规定时间收到预付款才发货,那么唐山开滦林西矿业有限公司就得尽快付款,否则影响井下生产。诸如此类付款事项,我们有时候会调整好几次预算,手续繁琐,有时错过了办理业务的最佳时机。对资金的预算尽量准确,确保集团拨付的资金及时合理地应用。适当放弃部分占用资金的利息收入。职工的保险、公司的税款、对公司的行政罚款等不可拖延的付款,尽量提前付款,保留富裕时间,以备不时之需。难免有时财务人员输入对方信息错误,或是提供付款信息的单位也可能出现失误,这就需要我们有回旋的时间,有时间做出改正。不要再规定期限的最后一天付款,尤其是对公业务,如出现差错,所带来的一系列问题根本无法补救并且影响深远。对方需要回单的企业,尽量早些提供,因为对方单位也要结账,都是合作单位,尽量相互提供方便,财务工作上更要相互协调处理。财务部门可以和经营部门沟通,将合同付款业务按轻重缓急分批次进行处理。从后半个月开始,隔几天处理一部分付款。将大批量的业务打散,减少财务部成本、出纳的办公压力。

五、结语

出纳是个与钱打交道的工作岗位,工作技术含量不大,需要注意的事项不少。稍有粗心就会犯错,涉及到钱的错都不是小事。这就需要我们对资金业务进行必要的归纳整合,在遵守会计准则的前提下,准确迅速地完成工作。

参考文献:

[1]吴青.煤矿企业会计管理存在的问题与对策[J].企业经贸,2012(11).

[2]李诗君.论述煤矿会计管理工作存在的问题及解决措施[J].经营管理者,2015(07).

[3]刘建强.浅析国有煤炭企业财务管理现状及改进对策[J].会计之友,2011(35).

作者:李文婧单位:唐山开滦林西矿业有限公司